Hoe haal je het maximale uit je medewerkers en stel je de employee experience centraal in een organisatie die die nog niet zo lang geleden een zelfstandig bedrijf werd? Versuni zocht samen met partner McCoy het antwoord in een sterke vereenvoudiging van de HR-infrastructuur en -werkwijzen. SAP SuccessFactors fungeert daarbij als nieuwe thuisbasis.
Versuni, voorheen bekend als Philips Domestic Appliances, werd in 2021 een zelfstandig bedrijf. Het bedrijf is een merkenhuis en thuisbasis van de merken Philips, Saeco, Gaggia, Preethi, Philips Walita, L’OR Barista en Senseo. Aan de basis van hun waarden staat klanttevredenheid, met kwaliteitsproducten die verantwoord en duurzaam geproduceerd zijn. Daarbij speelt hun purpose een belangrijke rol: het veranderen van ieder huis in een thuis.
Sinds het eerste moment dat Versuni op eigen benen stond, speelde de stem van de medewerkers een cruciale rol. “Zo hebben we via een enquête de hele organisatie gevraagd waar het bedrijf voor zou moeten staan”, vertelt Jana Belyušová, Chief People Officer Versuni. “De uitkomst daarvan vormde de basis voor onze strategie, onze purpose en uiteindelijk onze bedrijfscultuur. We willen dat iedere medewerker de beste ‘Versuni-versie’ van zichzelf wordt. Tegelijkertijd streven we naar een organisatie die gebaseerd is op teamwork, en niet op individuele helden.”
Harten bereiken
Die mindset ontstaat volgens Belyušová niet vanzelf. “We moeten ons continu afvragen hoe we de harten bereiken van onze klanten, maar ook die van onze medewerkers. Dat vraagt om een slagvaardige HR-afdeling die de juiste beslissingen neemt en tegelijkertijd betrokken kan blijven bij ieder individu.”
Daarvoor ontbrak het echter aan een goed inzicht. “We kwamen uit een ‘best of breed’-situatie waarbij ieder bedrijfsonderdeel zelf de voor hen best passende oplossingen koos. Daardoor ontstond een applicatielandschap met zo’n 450 verschillende oplossingen.” Volgens Belyušová een onwerkbare situatie. “Dat ging ten koste van onze snelheid en wendbaarheid. Bovendien kon je nooit appels met appels vergelijken.”
Het versnipperde landschap gaf aanleiding voor het bedrijfsbrede greenfield-transformatietraject ‘Exuviate’. Daarbij beweegt Versuni richting een zoveel mogelijk gestandaardiseerde en geconsolideerde omgeving. Ook de HR-afdeling, want de complexiteit eiste ook daar zijn tol. “Alle HR-data was verspreid over 187 dashboards en analyses”, schetst Belyušová. “Het is dan heel lastig om de juiste informatie te vinden.”
52 landen in 10 maanden
Uiteindelijk koos Versuni voor een rigoureuze aanpak. Het oude HR-platform werd in alle 52 landen vervangen door SAP SuccesFactors. Niet minder dan 50 losse applicaties moesten het veld ruimen. Na een traject van slechts 10 maanden ging SAP SuccessFactors op 1 april 2023 in alle 52 landen tegelijkertijd live.
“Een project als dit is nooit alleen maar een IT-project. Het is ook een ingrijpend verandermanagementtraject. Je krijgt maar één kans om zo’n grootschalige verandering goed door te voeren”, vertelt Amber Smeulders, Business Unit Lead HR Xperience-expert bij McCoy. “Daarom hebben we voor een big bang gekozen. Het was alles of niets.”
Stick to standard
Het vasthouden aan best practices was volgens Smeulders een belangrijke strategie tijdens het implementatietraject. “Uiteindelijk zijn we alleen voor een specifieke analyticsfunctie van de standaard afgeweken. We wilden niet alleen inzicht hebben in de waarde van de individuele talenten, maar die waarde ook analyseren vanuit een positie/rol-standpunt. Welke posities/rollen genereren de meeste waarde en hoe kunnen we dat combineren met talentdata? We hebben nauw samengewerkt met SAP om de gewenste functionaliteit mogelijk te maken.”
Volgens Belyušová speelde McCoy een onmisbare rol in het traject. “Zeker Amber was enorm waardevol in het proces. Ze was zowel IT- als HR-sparringpartner. Ze zag erop toe dat zaken geregeld werden, ook in lastige omstandigheden. Zonder haar was dit project nooit zo succesvol.”
Minder informatieschermen
De voordelen van de consolidatie op SAP SuccessFactors zijn inmiddels merkbaar. “Zo is onze workforce planning veel efficiënter”, zegt Belyušová. “We zien voor ieder land veel sneller en duidelijker hoe de teams zijn samengesteld en waar behoeften liggen. Daarnaast is het aantal informatieschermen fors teruggebracht. Dat helpt met het vinden van de juiste informatie.”
Ook voor medewerkers brengt het platform eenvoud en transparantie. Belyušová: “Tijdens de implementatie heb ik me steeds verplaatst in de rol als gebruiker en telkens de vraag gesteld: hoe helpt dit mij? Daardoor is het platform echt ‘employee-centric’ ingericht. Mede daardoor is voor medewerkers het regelen van HR-zaken en het raadplegen van HR-gerelateerde informatie veel eenvoudiger en toegankelijker geworden.”
Must-win battles
Cruciaal in de adoptiestrategie van het platform zijn de ‘must-win battles’. Dat zijn een soort uitdagingen en verbeterprocessen die medewerkers middels samenwerkingen moeten aangaan en die uiteindelijk het bedrijf moeten laten groeien. “Ieder team heeft voor zijn must-win battle een eigen pagina binnen SuccessFactors, waarop gebruikers zich kunnen inschrijven, en successen kunnen delen. Een maand na livegang had 85 procent van de medewerkers zich hierop ingeschreven, enige tijd later zelfs 95 procent”, legt Belyušová uit.
Daarnaast ondersteunt SAP SuccessFactors de diversiteitsdoelstellingen. Belyušová: “We hebben een duidelijk beeld van de verhoudingen op het gebied van bijvoorbeeld gender en etniciteit. Daar sturen we op aan waar mogelijk, uiteraard binnen de kaders van de wet. Niet alleen tijdens het wervingsproces, maar ook tijdens processen als evaluatie en salarisbepaling, controleren we op verborgen vooroordelen. Zo zorgen we voor een eerlijk speelveld voor alle medewerkers, ongeacht hun gender of etniciteit.”
De komende tijd zal Versuni op het platform steeds meer functionaliteiten op een betekenisvolle manier inzetten. “We hebben met SAP SuccessFactors een heel mooi huis gebouwd. Een waarmee we een basis hebben voor de toekomst. Een huis waarmee we de taal van HR en van de organisatie als geheel kunnen veranderen. Het is nu belangrijk dat we van dat huis een thuis maken.”
