Konica Minolta zet met zijn Scan, structure & FIND-pakket verder in op procesoptimalisatie binnen het onderwijs. De oplossing, die ook modulair ingezet kan worden, helpt scholen om de dagelijkse administratie te vergemakkelijken door de manuele verwerkingsprocessen van papieren documenten drastisch te verminderen, wat zorgt voor tijd- en productiviteitswinst.
Via de scan-functie van de Konica Minolta bizhub-printers digitaliseren scholen documenten tot 240 pagina’s per minuut. De capture-functie voorziet de gescande afbeelding van digitale tekst via optical character recognition-software en converteert het document naar het gewenste en doorzoekbare formaat, om het nadien op te slaan in de juiste doelmap.
Met de derde bouwsteen in het pakket, ‘FIND’, zijn scholen in staat om via het platform dokoni FIND de gescande documenten snel terug te vinden. De webgebaseerde Search-oplossing registreert door middel van een universele index binnenkomende documenten waarmee alle daaraan gekoppelde gegevensarchieven zoals MS SharePoint, MS Exchange en Fileserver doorzocht kunnen worden.
Digitalisering
“Ook het onderwijs moet mee met zijn tijd en digitalisering biedt scholen kansen voor de automatisatie en opslag van de ontelbare documenten”, zegt Xavier Biermez, Managing Director bij Konica Minolta Belgium & The Netherlands. “Door al jaren constructief samen te werken met onderwijsinstellingen beschikt Konica Minolta over op de sector afgestemde oplossingen en diensten. Zo optimaliseren ze hun processen en lossen ze de pijnpunten binnen de administratie op.”
Konica Minolta’s oplossing speelt in op de behoeften van schooladministraties, ICT-coördinatoren en leerkrachten. Met Scan, structure & FIND kunnen onderwijsinstellingen nu volop inzetten op procesoptimalisatie.
Minder geld
Xavier Biermez: “Scholen kampen met een steeds hogere werkdruk, minder personeel en kleinere budgetten, waardoor ze genoodzaakt zijn slimmer te werken. De oplossing helpt hen daarbij en zorgt ervoor dat alle data, documenten, documentprocessen en ICT veilig worden. Zo is er geen inmenging van derden, zijn er geen documenten die her en der verspreid liggen en is er een duidelijke toegangscontrole. Bovendien is de digitale verwerking kostenbesparend en efficiënt door de schaalbaarheid van de cloud. Alle documenten en processen zijn traceerbaar, waardoor er geen braindrain is wanneer er collega’s vertrekken. Die gewonnen tijd kunnen scholen besteden aan het daadwerkelijk lesgeven.”
Met de technische infrastructuur en bijhorende software-oplossing, zorgt Konica Minolta ervoor dat scholen zich meer kunnen toeleggen op onderwijs. “Door de ontzorging die we bieden op het vlak van GDPR, dataveiligheid en opslag hebben de IT-medewerkers meer slagkracht om strategisch bezig te zijn met de overige IT-infrastructuur in het onderwijs.”
