Merak, gespecialiseerd in archiefbeheer en -bewaring voor zowel fysiek als digitaal archief, krijgt het volledige archiefbeheer van de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de voedselketen en Leefmilieu (FOD VVVL) toegewezen. Merak zal niet alleen instaan voor het verhuizen en bewaren van de archieven, maar ook voor het scannen en het terugbezorgen van de te raadplegen archiefstukken. Het contract met de FOD VVVL loopt vanaf oktober 2017, en dat voor een periode van vier jaar.
“We staan klaar om de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de voedselketen en Leefmilieu snel en kwalitatief te helpen met hun archief”, zegt Nicolas Uyttenhove, woordvoerder van Merak. “In de loop der jaren heeft deze overheidsdienst een groot archief opgebouwd, in het totaal zo’n 22 km. Nu is hun volledige archief verspreid over verschillende vestigingen, maar in oktober zijn we gestart met het overbrengen van het volledige archief naar, en verdeeld over, onze verschillende opslagcentra.”
Openbare aanbesteding
Nicolas Uyttenhove: “Voor zo’n groot archief zijn een goede analyse en een goede voorbereiding cruciaal. Niet alleen is het noodzakelijk om de noden en de vragen van de klant te kennen, ook alle essentiële elementen moeten goed in kaart gebracht worden. Hoe moet het archief bewaard worden en wie heeft er toegang? Bovendien is het essentieel om te weten hoe de consultaties van het archief gebeuren. Moeten de stukken bijvoorbeeld fysiek teruggebracht worden of hebben ze liever een door Merak gescande versie van hun document? We hebben al hun vragen in de openbare aanbesteding één voor één beantwoord, met daarbij een correcte prijs voor de verschillende elementen van de dienstverlening.”
Snellere en vlottere dienstverlening
De verhuizing van het archief kadert in een optimalisatieproject van de federale overheid dat deel uitmaakt van het regeerakkoord. Marijke De Meerleer, projectleider Digital Office bij FOD VVVL: “Dit project draagt bij aan de efficiëntie en de wendbaarheid van onze organisatie. We besparen op kostbare ruimte, en door de samenwerking met Merak winnen onze medewerkers heel wat tijd bij het raadplegen van het archief. Hierdoor verloopt ook de dienstverlening aan burgers en bedrijven sneller en vlotter. Het opvragen van gescande documenten geeft onze medewerkers op gelijk welk moment en vanop gelijk welke locatie toegang tot belangrijke informatie. Niet alleen op kantoor, maar ook wanneer ze thuis of vanuit een satellietkantoor werken.”
