Als corona ons iets duidelijk gemaakt heeft, dan wel dat onze manier van werken aan herziening toe was. Fysieke verplaatsingen voor meetings die online konden, in steen gekapte kantooruren met verkeersopstroppingen tot gevolg … Allemaal voor verbetering vatbaar. Tegelijkertijd toont de crisis dat mensen als sociale dieren bij elkaar willen zijn. De oplossing? Hybride werken, in een evenwicht van remote en kantoorwerk. Maar de organisatie daarvan is niet min.
Persoonlijk op kantoor aanwezig zijn. Standaard urentallen draaien. Koortsig de baan op gaan. Van die verkrampte en weinig flexibele visie op werk moesten we af, heeft corona ons getoond. Niet dat we massaal en exclusief moeten telewerken, maar toch: het systeem van vaste locatie en uren is – letterlijk – niet langer werkbaar. In plaats daarvan moeten werkgevers naar een focus op resultaten: welke objectieven zijn bereikt en welke projecten afgerond? En niet: hoeveel uren heeft de werknemer gepresteerd en hoeveel dagen was hij aanwezig op het werk? Met andere woorden: zolang het werk maar (goed) gedaan is, maakt het niet uit waar het gebeurt. De essentie van hybride werken, dat onvermijdelijk het nieuwe normaal wordt.
Ergonomie en arbeidscontracten
Die omslag realiseren klinkt echter eenvoudiger dan het is. In de eerste plaats omdat de werkgever dan niet meer louter aan een “employee experience”, maar een volledige “life experience” moet bouwen. Want wat met het mentale en fysieke welzijn van de werknemer die op verplaatsing werkt? Is diens werkruimte ergonomisch ingericht, en zo niet, wie zorgt voor de aanpassing? Moeten de arbeidscontracten worden aangepast? Kunnen pauzemomenten vastgelegd en contactmomenten met de werkgever verplicht worden? En als output effectief de leidraad wordt, hoe stuurt u dan als werkgever idealiter uw mensen aan om hen optimaal te laten renderen? Al die vragen moeten een helder antwoord krijgen om van hybride werken een succes te maken.
Hybride werken houdt daarnaast in dat u de werknemer ook op op de werkplaats verwacht – al was het maar om het onderlinge sociale weefsel sterk en de band met het bedrijf gezond te houden. Dat zorgt voor een bijkomende uitdaging: hoé organiseert u concreet dat hybride werken? Waar en wanneer worden uw mensen op kantoor verwacht? Wat als iemand fulltime aanwezig wil zijn omdat hij of zij niet aardt in de thuisomgeving als werkplek? Hoe kunt u remote werkende mensen teams laten vormen met collega’s op kantoor? Ook die organisatie vraagt een duidelijke strategie, die noodzakelijkerwijs in nauwe samenwerking met HR zal moeten worden uitgewerkt.
Vooruitgang en verandering zijn niet hetzelfde
Last but not least zijn de nodige technologische en digitale tools nodig om het maximum uit hybride werken te halen. Uw werknemer moet namelijk efficiënt kunnen werken, of die zich nu thuis, in een co-working space of hotellobby bevindt. Ook hier duikt een uitdaging op. Een dubbele zelf. Ten eerste is door de digitale versnelling en transitie naar de cloud niet alles even doordacht gebeurd. En wie zo snel vooruitgaat, moét op gezette tijden op de pauzeknop duwen om te kijken wat de juiste IT-richting is en het beste traject erheen. Er is, kortom, een IT-strategie nodig voor 2021 en verder. Waarbij u uw mensen zo nauw mogelijk betrekt en om feedback vraagt.
Ten tweede moet u uw mensen vertrouwd maken met die nieuwe technologie en tools rond telewerk (cloud-toepassingen, video-conferentiesoftware …), zodat ze door en door overtuigd raken van de meerwaarde ervan bij telewerken en u de output geven die u verwacht. Maak daarom van technology adoption een speerpunt van uw medewerkersbeleid.
Hybride werken is here to stay. Maar het is niet iets dat u zomaar in de workflow integreert. Het vraagt een doordachte aanpak, ondersteund door heldere communicatie naar uw medewerkers toe. Want hybride werken houdt verandering in, en dat schrikt vaak af. “Everyone loves progress, nobody likes change”: houd dat bij de (plannen rond) omschakeling in het achterhoofd.
