Hoe Mensura tijd wint door HR-processen te digitaliseren

Voor Mensura was de digi­ta­li­se­ring van HR in eerste instantie vooral een prak­ti­sche noodzaak. Zo stonden er nog ongeveer 350 papieren perso­neels­dos­siers op kantoor. Zodra het HR-team van thuis uit werkte, werd duidelijk hoe moeilijk het was om snel bij die infor­matie te komen.

Met SAP Succes­sFac­tors digi­ta­li­seert Mensura sindsdien stap voor stap zijn HR-processen. Perso­neels­ge­ge­vens zijn centraal beschik­baar en steeds meer admi­ni­stratie verloopt digitaal. Samen met imple­men­ta­tie­partner HuRis digi­ta­li­seerde de orga­ni­satie ook haar docu­ment­be­heer. Een proces rond contracten en bijlagen dat vroeger een half uur tot een uur werk vroeg, is daardoor in enkele minuten afgehandeld.

Waarom Mensura zijn HR-processen wilde digitaliseren

Mensura onder­steunt werk­ge­vers en mede­wer­kers rond preventie en welzijn op het werk. Die mens­ge­richte aanpak wil de orga­ni­satie ook intern door­trekken. Met mede­wer­kers die vanuit verschil­lende regio’s werken en dagelijks bij klanten over de vloer komen, is het des te belang­rijker dat admi­ni­stra­tieve processen eenvoudig, vlot en overal toegan­ke­lijk zijn.

Voor het HR-team betekende de vroegere werkwijze heel wat manueel werk. Docu­menten werden in Word opgesteld en naar verschil­lende onder­te­ke­naars gestuurd. De onder­te­kende exem­plaren moesten daarna opnieuw door HR worden verwerkt en opge­slagen, terwijl de opvolging deels in Excel gebeurde.

“Ik vind het belang­rijk dat we onze collega’s zoveel mogelijk manueel werk uit handen nemen, zodat ze hun focus kunnen leggen op waar het echt toe doet: onze werk­ne­mers”, zegt Sharris v.Loh-Lambrechts, HRIS Speci­a­list bij Mensura. “Wij zijn gespe­ci­a­li­seerd in wellbeing. Dan willen we er ook zijn voor het welzijn van onze eigen werk­ne­mers, in plaats van tijd te besteden aan docu­menten inscannen en ander manueel werk.”

Waarom Mensura koos voor SAP SuccessFactors

Mensura koos voor SAP Succes­sFac­tors als basis voor zijn digitale HR-omgeving. Employee Central zorgt voor het centrale beheer van perso­neels- en orga­ni­sa­tie­ge­ge­vens, Employee Central Payroll onder­steunt de loon­ver­wer­king en Succes­sFac­tors Time regi­streert aan- en afwe­zig­heden. Dat is belang­rijk in een orga­ni­satie als Mensura, met mede­wer­kers die op verschil­lende locaties werken.

Gebruiks­gemak speelde een belang­rijke rol in de keuze. “We hebben ook naar andere oplos­singen gekeken”, zegt Sharris. “Voor ons was het belang­rijk dat we processen zelf konden bouwen en aanpassen. Als ik iets aan een template wil veran­deren, wil ik daarvoor niet telkens op een partner moeten wachten.”

Die toegan­ke­lijk­heid moest ook voor de mede­wer­kers zelf gelden. Mensura heeft mede­wer­kers met verschil­lende achter­gronden en leef­tijden en wil geen extra drempels opwerpen. Dat blijkt ook in de praktijk: mede­wer­kers werken vlot met het systeem en het onder­te­kenen verloopt zo eenvoudig dat de bege­lei­dende instruc­ties die Mensura aanvan­ke­lijk mees­tuurde, nauwe­lijks nog nodig zijn.

Een andere over­we­ging was de visie van SAP op de verdere ontwik­ke­ling van het platform. Mensura appre­ci­eert dat AI-func­ti­o­na­li­teit binnen SAP Succes­sFac­tors gelei­de­lijk wordt uitgerold en dat het platform voldoende open is om partners zoals HuRis eigen uitbrei­dingen te laten bouwen. Dat kwam concreet tot uiting in Document Manager, de oplossing die Mensura de nodige flexi­bi­li­teit en ruimte voor eigen beheer bood.

Voor de keuze defi­ni­tief viel, screenden IT en het secu­ri­ty­team van Mensura de oplossing grondig. Omdat Mensura met gevoelige perso­neels- en gezond­heids­ge­ge­vens werkt, moet elke nieuwe toepas­sing voldoen aan strenge eisen op het vlak van veilig­heid en betrouwbaarheid.

Hoe Document Manager HR-processen automatiseert

Voor het digi­ta­li­seren van de perso­neels­dos­siers en docu­ment­pro­cessen werkt Mensura met Document Manager, een door HuRis ontwik­kelde extensie die geïn­te­greerd is met SAP Succes­sFac­tors. De oplossing onder­steunt het genereren, verzenden, onder­te­kenen en opslaan van HR-docu­menten. Templates gebruiken daarbij gegevens uit Succes­sFac­tors, zodat bestaande perso­neels­in­for­matie auto­ma­tisch in een document terechtkomt.

Waar HR vroeger gegevens moest overnemen en verschil­lende stappen apart moest opvolgen, komt infor­matie nu via merge fields recht­streeks uit SAP Succes­sFac­tors. Ook de volgorde van sommige processen is aangepast. Bij een func­tie­wij­zi­ging wachtte HR vroeger tot de bijlage volledig onder­te­kend was voordat de nieuwe infor­matie in Succes­sFac­tors werd ingevoerd. Nu wordt de wijziging eerst gere­gi­streerd, waarna het systeem auto­ma­tisch het document opstelt en het onder­te­ke­nings­proces start.

“Daardoor hebben we minder typfouten en is de opvolging veel eenvou­diger”, zegt Sharris. “Vroeger moesten we in Excel contro­leren of een bijlage al onder­te­kend was. Nu zien we dat in Document Manager en krijgen we een melding zodra het document onder­te­kend is.”

HuRis bege­leidde Mensura bij de imple­men­tatie en werkte samen met het HR-team de processen uit in Document Manager. Sharris v.Loh-Lambrechts kreeg een opleiding om zelf templates en processen te bouwen. Via workshops met het HR-adminteam werd de aanpak daarna verder afgestemd op de dage­lijkse werking. Zo kan Mensura nieuwe behoeften groten­deels zelf vertalen naar aange­paste processen.

Wat SAP SuccessFactors Mensura oplevert

De tijds­winst is duidelijk. Voor een bijlage die door verschil­lende personen moest worden gecon­tro­leerd en onder­te­kend, kon het volledige proces vroeger een half uur tot een uur in beslag nemen. Met de digitale workflow duurt de admi­ni­stra­tieve verwer­king in sommige gevallen ongeveer twee minuten. In het eerste halfjaar na de inge­bruik­name liet Mensura al 370 docu­menten digitaal onder­te­kenen. Tegelijk verdween een groot deel van de manuele opvolging en werden fouten bij het opnieuw invoeren van gegevens beperkt.

De volgende stap is mede­wer­kers toegang geven tot hun eigen digitale perso­neels­dos­sier, wat voorheen niet mogelijk was. Mensura wil Document Manager ook breder inzetten, onder meer bij Fleet voor contracten rond bedrijfs­wa­gens en bij externe mede­wer­kers. SAP Succes­sFac­tors krijgt daarnaast steeds meer de rol van centraal HR-master­da­ta­sys­teem, met koppe­lingen naar onder meer planning en rapportering.

Lessons learned uit de HR-digitalisering bij Mensura

De histo­ri­sche docu­menten vormden de grootste uitdaging tijdens de imple­men­tatie. De 350 papieren perso­neels­dos­siers moesten manueel worden gescand, soms met honderden docu­menten per dossier. Bij bestaande digitale docu­menten liep Mensura bovendien tegen een praktisch probleem aan: er was geen conse­quente naming conven­tion gebruikt. Daardoor konden docu­menten niet auto­ma­tisch aan de juiste categorie worden toege­wezen en vergde de migratie extra manueel werk.

Dat levert een duide­lijke les op voor orga­ni­sa­ties die een verge­lijk­baar project voor­be­reiden. “Denk vooraf goed na over je naming conven­tion en over de structuur van je perso­neels­dos­sier”, adviseert Sharris. “Bepaal ook welke infor­matie je mede­wer­kers later zelf wilt laten zien en welke infor­matie afge­schermd moet blijven.”

Mensura gebruikte de digi­ta­li­se­ring meteen om bestaande werk­wijzen opnieuw te bekijken, van over­bo­dige bijlagen tot mappen die konden verdwijnen. Tegelijk kijkt de orga­ni­satie verder. Nieuwe oplos­singen voor learning & devel­op­ment en recruit­ment staan op de agenda, net als AI op iets langere termijn. “We willen eerst vertrouwen creëren bij onze werk­ne­mers”, zegt Sharris. “We hebben de afgelopen jaren al heel veel gedi­gi­ta­li­seerd. De volgende stappen komen wel, maar stap voor stap.”

Met die digitale basis wil Mensura de komende jaren verder bouwen aan eenvou­di­gere HR-processen en tech­no­logie die mede­wer­kers onder­steunt. De focus blijft daarbij dezelfde: minder admi­ni­stratie en meer tijd voor wat echt belang­rijk is: de mensen binnen de organisatie.