Tijd om een einde te maken aan het veelvuldige gebruik van Excel

Er zijn nog genoeg orga­ni­sa­ties die denken dat spread­sheets de perfecte tool zijn om de finan­ciële operatie in bij te houden. Een reeks Excel­be­standen vormt dan de boek­hou­ding en vanuit daar worden de finan­ciële maand- en/​of jaar­af­slui­tingen gemaakt. Dat is niet alleen tijd­ro­vend, maar ook ontzet­tend fout­ge­voelig. Een nulletje te veel of te weinig kan namelijk een enorm verschil maken bij een jaar­af­slui­ting. Excel is dus écht niet meer toerei­kend om je finan­ciële admi­ni­stratie bij te houden, daarvoor moet gespe­ci­a­li­seerde software worden ingezet. 

Geen gebruik van gespecialiseerde software

Uit het rapport van Dresner blijkt dat slechts zestig procent van de onder­vraagde bedrijven gespe­ci­a­li­seerde software voor Financial Conso­li­da­tion, Close Mana­ge­ment and Reporting (FCCR) gebruikt. Een derde van de respon­denten is ook niet van plan om hier gebruik van te gaan maken. Nu denk je misschien dat dit vooral om kleinere bedrijven gaat, die nog gemak­ke­lijker kunnen werken zonder dit soort systemen, omdat hun boek­hou­ding niet ontzet­tend inge­wik­keld is. Maar ook grote bedrijven kiezen er nog lang niet altijd voor om gespe­ci­a­li­seerde software in te zetten. Zo gebruikt 25 procent van de grote bedrijven (met 1.000 tot 10.000 mede­wer­kers) en 29 procent van de zeer grote bedrijven (met 10.000 mede­wer­kers en meer) deze software niet.
​
​Deze bedrijven zetten bijvoor­beeld hun ERP-systeem of een intern systeem in voor de boek­hou­ding. Maar in sommige gevallen grijpen ze dus terug op de eenvou­dige spread­sheet. Excel vormde immers tien­tallen jaren de motor achter de finan­ciële wereld en honderden miljoenen mensen gebruiken het nog dagelijks, omdat het zo vertrouwd en eenvoudig is. Maar Excel mist de basis­be­scher­ming die FCCR-software wel heeft. Finan­cieel verant­woor­de­lijken moeten zich ervan bewust zijn dat als je Excel gebruikt voor een van de belang­rijkste aspecten van fiscale betrouw­baar­heid, je een risico neemt. En het nemen van risico’s zou door elke verant­woor­de­lijke moeten worden veraf­schuwd. En toch weet ik uit eigen ervaring dat veel bedrijven dat blijven doen.

Datagestuurd werken

Tijd om daar voor eens en altijd van af te stappen. Het is misschien een gewoonte geworden om te zeggen dat elk bedrijf nu data­ge­stuurd moet zijn, maar het is wel waar. Data is onmisbaar om gefun­deerde beslis­singen te maken over de strategie en om de koers voor bedrijven uit te zetten. Met het gebruik van data kunnen bedrijven namelijk inzicht krijgen in zakelijke trends, sterke en zwakke punten in hun eigen acti­vi­teiten herkennen, uitda­gingen en kansen iden­ti­fi­ceren en stra­te­gieën voor succes vast­stellen. Waarbij ze zo nodig gaandeweg kunnen corri­geren. En dat is alleen mogelijk door het gebruik van bijvoor­beeld Financial Planning & Analysis (FP&A) of Business Intel­li­gence en Enter­prise Perfor­mance Mana­ge­ment software.  

Zet dat eens af tegen de bedrijven die op Excel blijven vertrouwen. Zij kunnen niet gemak­ke­lijk afwij­kingen opsporen, plau­si­bi­li­teit contro­leren of veilig­heids­maat­re­gelen auto­ma­ti­seren. Laat ik het verschil tussen Excel en de juiste software nog eens bena­drukken met een metafoor. Zie de mensen die verant­woor­de­lijk zijn voor de finan­ciële afslui­ting als keepers in de Champions League. Het zijn gespe­ci­a­li­seerde die hun doel blokkeren en verde­digen. Als we hen niet de tools geven om hun werk te doen, is het alsof we hun centrale verde­di­gers uitscha­kelen of hun keepers­hand­schoenen afpakken. 

Het gebruik van Excel is dus écht niet meer voldoende in deze data­ge­dreven wereld. Alleen met de juiste software zijn bedrijven in staat om data te combi­neren, analy­seren en voor­spel­lingen voor de toekomst te maken. Daarmee wordt de finan­ciële afdeling een onmisbare schakel in het maken van stra­te­gi­sche plannen.