Versuni legt platform voor mensgerichte organisatie met SAP SuccessFactors

Hoe haal je het maximale uit je mede­wer­kers en stel je de employee expe­rience centraal in een orga­ni­satie die die nog niet zo lang geleden een zelf­standig bedrijf werd? Versuni zocht samen met partner McCoy het antwoord in een sterke vereen­vou­di­ging van de HR-infra­struc­tuur en ‑werk­wijzen. SAP Succes­sFac­tors fungeert daarbij als nieuwe thuisbasis.

Versuni, voorheen bekend als Philips Domestic Appli­ances, werd in 2021 een zelf­standig bedrijf. Het bedrijf is een merken­huis en thuis­basis van de merken Philips, Saeco, Gaggia, Preethi, Philips Walita, L’OR Barista en Senseo. Aan de basis van hun waarden staat klant­te­vre­den­heid, met kwali­teits­pro­ducten die verant­woord en duurzaam gepro­du­ceerd zijn. Daarbij speelt hun purpose een belang­rijke rol: het veran­deren van ieder huis in een thuis.

Sinds het eerste moment dat Versuni op eigen benen stond, speelde de stem van de mede­wer­kers een cruciale rol. “Zo hebben we via een enquête de hele orga­ni­satie gevraagd waar het bedrijf voor zou moeten staan”, vertelt Jana Belyušová, Chief People Officer Versuni. “De uitkomst daarvan vormde de basis voor onze strategie, onze purpose en uitein­de­lijk onze bedrijfs­cul­tuur. We willen dat iedere mede­werker de beste ‘Versuni-versie’ van zichzelf wordt. Tege­lij­ker­tijd streven we naar een orga­ni­satie die gebaseerd is op teamwork, en niet op indi­vi­duele helden.”

Harten bereiken

Die mindset ontstaat volgens Belyušová niet vanzelf. “We moeten ons continu afvragen hoe we de harten bereiken van onze klanten, maar ook die van onze mede­wer­kers. Dat vraagt om een slag­vaar­dige HR-afdeling die de juiste beslis­singen neemt en tege­lij­ker­tijd betrokken kan blijven bij ieder individu.”

Daarvoor ontbrak het echter aan een goed inzicht. “We kwamen uit een ‘best of breed’-situatie waarbij ieder bedrijfs­on­der­deel zelf de voor hen best passende oplos­singen koos. Daardoor ontstond een appli­ca­tie­land­schap met zo’n 450 verschil­lende oplos­singen.” Volgens Belyušová een onwerk­bare situatie. “Dat ging ten koste van onze snelheid en wend­baar­heid. Bovendien kon je nooit appels met appels vergelijken.”

Het versnip­perde landschap gaf aanlei­ding voor het bedrijfs­brede green­field-trans­for­ma­tie­tra­ject ‘Exuviate’. Daarbij beweegt Versuni richting een zoveel mogelijk gestan­daar­di­seerde en gecon­so­li­deerde omgeving. Ook de HR-afdeling, want de complexi­teit eiste ook daar zijn tol. “Alle HR-data was verspreid over 187 dash­boards en analyses”, schetst Belyušová. “Het is dan heel lastig om de juiste infor­matie te vinden.”

52 landen in 10 maanden

Uitein­de­lijk koos Versuni voor een rigou­reuze aanpak. Het oude HR-platform werd in alle 52 landen vervangen door SAP Succes­Fac­tors. Niet minder dan 50 losse appli­ca­ties moesten het veld ruimen. Na een traject van slechts 10 maanden ging SAP Succes­sFac­tors op 1 april 2023 in alle 52 landen tege­lij­ker­tijd live. 

“Een project als dit is nooit alleen maar een IT-project. Het is ook een ingrij­pend veran­der­ma­na­ge­ment­tra­ject. Je krijgt maar één kans om zo’n groot­scha­lige veran­de­ring goed door te voeren”, vertelt Amber Smeulders, Business Unit Lead HR Xperience-expert bij McCoy. “Daarom hebben we voor een big bang gekozen. Het was alles of niets.”

Stick to standard

Het vast­houden aan best practices was volgens Smeulders een belang­rijke strategie tijdens het imple­men­ta­tie­tra­ject. “Uitein­de­lijk zijn we alleen voor een speci­fieke analy­tics­functie van de standaard afgeweken. We wilden niet alleen inzicht hebben in de waarde van de indi­vi­duele talenten, maar die waarde ook analy­seren vanuit een posi­tie/rol-standpunt. Welke posities/​rollen genereren de meeste waarde en hoe kunnen we dat combi­neren met talent­data? We hebben nauw samen­ge­werkt met SAP om de gewenste func­ti­o­na­li­teit mogelijk te maken.”

Volgens Belyušová speelde McCoy een onmisbare rol in het traject. “Zeker Amber was enorm waardevol in het proces. Ze was zowel IT- als HR-spar­ring­partner. Ze zag erop toe dat zaken geregeld werden, ook in lastige omstan­dig­heden. Zonder haar was dit project nooit zo succesvol.”

Minder informatieschermen

De voordelen van de conso­li­datie op SAP Succes­sFac­tors zijn inmiddels merkbaar. “Zo is onze workforce planning veel effi­ci­ënter”, zegt Belyušová. “We zien voor ieder land veel sneller en duide­lijker hoe de teams zijn samen­ge­steld en waar behoeften liggen. Daarnaast is het aantal infor­ma­tie­schermen fors terug­ge­bracht. Dat helpt met het vinden van de juiste infor­matie.”

Ook voor mede­wer­kers brengt het platform eenvoud en trans­pa­rantie. Belyušová: “Tijdens de imple­men­tatie heb ik me steeds verplaatst in de rol als gebruiker en telkens de vraag gesteld: hoe helpt dit mij? Daardoor is het platform echt ‘employee-centric’ ingericht. Mede daardoor is voor mede­wer­kers het regelen van HR-zaken en het raad­plegen van HR-gere­la­teerde infor­matie veel eenvou­diger en toegan­ke­lijker geworden.”

Must-win battles

Cruciaal in de adop­tie­stra­tegie van het platform zijn de ‘must-win battles’. Dat zijn een soort uitda­gingen en verbe­ter­pro­cessen die mede­wer­kers middels samen­wer­kingen moeten aangaan en die uitein­de­lijk het bedrijf moeten laten groeien. “Ieder team heeft voor zijn must-win battle een eigen pagina binnen Succes­sFac­tors, waarop gebrui­kers zich kunnen inschrijven, en successen kunnen delen. Een maand na livegang had 85 procent van de mede­wer­kers zich hierop inge­schreven, enige tijd later zelfs 95 procent”, legt Belyušová uit.

Daarnaast onder­steunt SAP Succes­sFac­tors de diver­si­teits­doel­stel­lingen. Belyušová: “We hebben een duidelijk beeld van de verhou­dingen op het gebied van bijvoor­beeld gender en etni­ci­teit. Daar sturen we op aan waar mogelijk, uiteraard binnen de kaders van de wet. Niet alleen tijdens het wervings­proces, maar ook tijdens processen als evaluatie en sala­ris­be­pa­ling, contro­leren we op verborgen voor­oor­delen. Zo zorgen we voor een eerlijk speelveld voor alle mede­wer­kers, ongeacht hun gender of etniciteit.”

De komende tijd zal Versuni op het platform steeds meer func­ti­o­na­li­teiten op een bete­ke­nis­volle manier inzetten. “We hebben met SAP Succes­sFac­tors een heel mooi huis gebouwd. Een waarmee we een basis hebben voor de toekomst. Een huis waarmee we de taal van HR en van de orga­ni­satie als geheel kunnen veran­deren. Het is nu belang­rijk dat we van dat huis een thuis maken.”