De omzet van een businessunit in een paar jaar tijd bijna verdrievoudigen. Met die ambitie in het achterhoofd neemt Marel samen met implementatiepartner McCoy de IT-infrastructuur regio voor regio op de schop. De eerste stappen zijn inmiddels met succes gezet, met een migratie van de salesprocessen rondom de sparepartsverkoop naar SAP S/4HANA.
Marel ontwerpt, produceert, installeert en onderhoudt oplossingen voor de verwerking van voedingsmiddelen. Die oplossingen variëren van stand-alonemachines tot complete productielijnen. Het leeuwendeel van de productie bestaat uit machines voor vleesverwerking.
Het bedrijf heeft de afgelopen decennia mede door een sterke acquisitiestrategie een enorme groei doorgemaakt. Die groei kende ook een keerzijde: door het grote aantal bedrijfsovernames ontstond een versnipperd IT-landschap. Wel met een SAP ECC-installatie als stabiele basis. “Die is wat ouder, maar wel heel betrouwbaar”, schetst Raimond Voermans, CIO van Marel. “Bovendien is deze omgeving altijd netjes met ons meegeschaald.”
Vasthouden aan SAP ECC was echter geen optie, legt Voermans uit. “Een van onze belangrijkste doelen is dat onze business voor reserveonderdelen wereldwijd 50% van de omzet gaat uitmaken. Dat betekent dat deze tak van Marel binnen een aantal jaar bijna moet verdriedubbelen. Dat vraagt om een platform dat dit groeitempo kan bijbenen. Daarnaast vereiste het oude systeemlandschap veel administratieve handelingen, zoals het handmatig overtikken van orderinformatie. Daarom is er een efficiëntere en minder foutgevoelige manier van werken nodig.”
Stapsgewijze aanpak
SAP S/4HANA was voor Marel een logische opvolger van SAP ECC. Het bedrijf koos daarbij voor de allernieuwste versie, draaiend in een private cloudomgeving, met public cloud als stip op de horizon. De keuze voor deze cloudvariant is volgens Voermans een bewuste. “We willen profiteren van de schaalbaarheid en stabiliteit van de cloud. Tegelijkertijd hebben we de ruimte om SAP S/4HANA zo in te richten dat het past bij onze bijzondere business. We zitten niet in een markt van grote volumeverkoop, waardoor een functionaliteit als automatic replenishment niet out-of-the-box voor ons werkt. Uiteindelijk willen we capabilities gaan plaatsen in de public cloud, zodra de tijd daar rijp voor is.”
Voor de implementatie volgde Marel een stapsgewijze aanpak, waarbij eerst alle verkoopprocessen rondom de sparepartsverkoop in Spanje en Portugal naar het nieuwe platform werden overgezet. “In deze markt is eenvoud, consistentie en klantvriendelijkheid belangrijk. Klanten moeten via een online portaal bijvoorbeeld de levertijd kunnen zien. Uiteindelijk moeten alle front-end verkoopentiteiten aansluiten op de S/4HANA-omgeving, maar voor nu vormt spare parts een goede testcase.”
Voor de implementatie van SAP S/4HANA trok Marel de backendomgeving van de businessunit los van het bedrijf. Dat betekende ook dat de business op een veel meer gestandaardiseerde manier moest gaan werken. “Tegelijkertijd wilden we wel flexibiliteit, omdat we binnen een bestaande businessunit schaalbaarheid en groei wilden realiseren. Dat vraagt ook een zekere flexibiliteit van mensen die gewend zijn op een bepaalde manier te werken”, schetst Voermans.
Waardevolle partner
Die noodzakelijke veranderingen aan de businesszijde vereiste dan ook veel change management. McCoy was niet alleen nauw betrokken bij het technologische traject, maar ook bij alle veranderingen aan de businesszijde. “We werken al heel lang samen met Marel”, constateert Jan Laros, sales director bij McCoy. “Dat was hier echt een voordeel. We kenden de architectuur en de mensen, maar ook de keuzeoverwegingen en discussies die speelden. En dat zowel binnen de IT als de business. Daardoor konden we de implementatie echt schouder aan schouder uitvoeren.”
Dat onderlinge vertrouwen was volgens Laros cruciaal voor succes. “We moesten veel gezamenlijke beslissingen nemen die diep ingrepen op belangrijke bedrijfsprocessen. Dan is het heel fijn dat je tegengas kunt geven wanneer het nodig is. Marel is een bedrijf dat een hoog tempo voert, en zo wordt het project ook gedaan. Die mindset past bij ons beide als partners. Mouwen opstropen, besluiten nemen en gaan.”
“Consultancybureaus leggen soms een bepaalde werkwijze op. Een die niet altijd past bij het volwassenheidsniveau van de business. Bij McCoy is daar geen sprake van”, valt Voermans hem bij. “Ze zijn altijd erg flexibel, weten wat er bij ons speelt en denken met ons mee.”
Inmiddels draait SAP S/4HANA naar tevredenheid binnen de Spaanse en Portugese businessunits. Mede dankzij de goede voorbereiding en het managen van de verwachtingen. “De administratieve processen zijn nu al veel efficiënter. Toch zijn de echte voordelen nog wat lastig kwantificeerbaar. Die volgen zodra de back-endprocessen zoals manufacturing ook over zijn op het nieuwe systeem. Maar je ziet wel dat de oorzaken van de inefficiënties nu zijn weggenomen.
Lessons learned
De komende maanden zet Marel in op een verdere uitrol van SAP S/4HANA in de overige regio’s. “Uiteindelijk willen we steeds meer businessfuncties in dat platform onderbrengen. Zo werken we naar een gestandaardiseerde omgeving, waarbij alle regio’s en businessunits op dezelfde manier werken. Ook de grote productiesites. Op die manier kunnen we nieuwe omgevingen bij acquisities ook makkelijker aankoppelen.”
De eerste go-lives zijn daarbij van onschatbare waarde geweest. Het leverde niet alleen veel ervaring, maar ook een business-ready template voor de inrichting van de omgeving op. “We weten nu nog veel beter wat we willen, en op welke manier”, vertelt Voermans. “In de komende transities willen we daarom veel meer met kant-en-klare modules werken. Dat helpt in de discussie. Dus niet eerst nog overleggen hoe de oplossing er precies uit moet zien en wat het allemaal wel en niet moet kunnen. Door gebruikers simpelweg te presenteren wat ze krijgen, maak je het change management en het adoptietraject veel gemakkelijker.”
