Voor een succesvolle uitbreiding naar het buitenland is een orkest aan experts nodig, die samen tot een mooie harmonie moeten komen. Uiteraard speelt de CEO een belangrijke rol, maar ook op het gebied van bijvoorbeeld IT, marketing en financiën zijn er specialisten bij het maken van deze stap nodig. Het financieel management moet zich onder andere verdiepen in het financiële landschap in het land waar ze naartoe willen uitbreiden. Zijn er bijvoorbeeld andere regels rondom btw? Wat zijn de financieringsvoorwaarden? Maar ook: zijn er bepaalde subsidies in dat land of in Nederland die de expansie (deels) kunnen bekostigen?
Een gebrek aan financiële kennis over de grens kan ten koste gaan van de groeiambities. Zo geeft 53 procent van de (mede)beslissers in België in ons onderzoek aan dat zijn of haar organisatie onvoldoende op de hoogte is van de financiële wetgeving in andere landen. Daarin kan het financieel management echt een verschil maken. Zij moeten misschien even in de materie duiken, maar zijn de aangewezen personen om dit op zich te nemen en vervolgens de vertaalslag naar de rest van de organisatie te maken. Hiermee vervullen zij een belangrijke rol in de expansie. Hieronder enkele zaken waar jij als financieel manager zeker op moeten letten als je research doet naar de financiële situatie bij uitbreiding naar het buitenland:
Subsidies en financieringen
De Vlaamse overheid heeft verschillende subsidies voor bedrijven die zaken gaan doen in het buitenland. Ze hebben een handige subsidiedatabank opgesteld waar je alle mogelijkheden opgelijst vindt. Zo is er bijvoorbeeld de KMO-groeisubsidie, die het mogelijk maakt om een deel van de kosten die je als onderneming maakt om strategisch advies in te winnen of begeleiding te krijgen voor je (internationale) groeitraject te recupereren. Voor je buitenlandse expansie kan je ook bij FPIM International terecht. Deze door de overheid gesteunde organisatie, cofinanciert de uitbreiding van buitenlandse projecten of overnames.
Het kan dus raadzaam zijn om je te verdiepen in de subsidie- en financieringsmogelijkheden om zo nog wat extra financiële middelen vrij te maken om de expansie te kunnen bekostigen. Vergeet ook vooral niet om te checken of het land waarnaar je wilt uitbreiden subsidies of bepaalde programma’s aanbiedt om de komst van nieuwe bedrijven te stimuleren.
Beheren van budget
Het grootste deel van de kosten zal uiteraard door de organisatie zelf opgebracht moeten worden. Het is belangrijk dat het financieel management een duidelijk budget voor de stap over de grens opstelt, maar vooral goed oplet of deze niet overschreden wordt. De eerste neiging kan zijn om veel geld uit te geven om de naamsbekendheid te verhogen met bijvoorbeeld advertenties of dure plaatsen op een beurs. Maar vergeet niet dat je ook budget over moet houden voor de dagelijkse kostenposten. Daarnaast is het handig financiële ruimte in te bouwen om een lokale werknemer aan te nemen of een financieel expert in te huren voor een lokaal financieel beleid wanneer dat op een bepaald punt nodig blijkt.
Btw-regels
Als je goederen of diensten verkoopt in andere landen van de Europese Unie is de algemene regel dat je klant btw dient te betalen in zijn eigen land. Je vermeldt best op je factuur ‘btw verlegd’ zodat dit meteen duidelijk is voor de btw-administratie. Belangrijk is wel dat je klant een geldige btw-registratie heeft en je zijn btw-registratienummer op je factuur vermeldt. Als je fysieke goederen levert, moet je kunnen bewijzen dat deze België hebben verlaten. Dat kan bijvoorbeeld met facturen van verzendbedrijven of trackingsmails.
Je zou verwachten dat het complexer is als je actief bent buiten de Europese Unie, maar aangezien goederen in dit geval de douane passeren, heb je meteen het nodige bewijs. Op goederen en diensten die je levert buiten de Europese Unie moet je geen btw aanrekenen, noch btw op betalen.
Betaalmethoden
In ieder land hebben consumenten een eigen voorkeur voor betaalmethoden. Waar in België Bancontact met stip bovenaan staat, gebruiken ze in de Verenigde Staten bijna alleen maar creditcards, in Nederland verkiest men dan weer iDEAL en onze Franse zuiderburen betalen het liefst met cartes bancaires.. Bij uitbreiding naar het buitenland is het dus belangrijk dat de financiële processen zo ingericht worden dat iedere consument toegang heeft tot zijn geliefde betaalmethode. Momenteel geeft een op de drie (mede)beslissers aan dat het verschil in betaalmethoden voor consumenten de stap naar het buitenland spannend maakt voor zijn of haar organisatie.
Gelukkig is dit vrij eenvoudig te realiseren dankzij een samenwerking met een payment service provider zoals Mollie. Zij kunnen ervoor zorgen dat in ieder land verschillende betaalmethoden worden getoond. Zelfs de volgorde kan per land worden ingesteld. Toch wordt deze stap nog te vaak vergeten bij expansie naar het buitenland. De achtergelaten online winkelmandjes doen vervolgens niet altijd een belletje rinkelen dat belangrijke betaalmethoden in de webshop ontbreken.
Financieel voorbereid de grens over
Op financieel gebied moet er dus van alles uitgezocht en geregeld worden om ervoor te zorgen dat er succesvol zaken gedaan kan worden in het buitenland. Het financieel management is daar onmisbaar in. Het is jouw taak als financieel manager om de organisatie te wijzen op zaken waar je in eerste instantie niet zo snel aan zou denken, zoals het aanvragen van bepaalde subsidies en uitzoeken of je producten aan dezelfde btw-regels voldoen als in België. Zo weet je zeker dat jouw organisatie in elk geval op financieel gebied voorbereid de grens over kan gaan.
Meer weten over hoe jij het beste de stap naar het buitenland kunt maken? Download de cross-border manual en leer van experts van Q-Park, Marie-Stella-Maris en Studio Noos die de stap al hebben gezet.
