Welk warehouse heeft welke producten op voorraad? Kunnen deze producten op transport? Welke producten moeten nog geproduceerd worden? Welke orders zijn verwerkt? Wanneer wordt de order bij de klant geleverd? Met SAP S/4HANA Cloud, public edition kan Riho al deze vragen direct beantwoorden.
Riho produceert en levert eigentijdse ligbaden, whirlpools, douches en overige badkamermeubelen. Hiervoor heeft het bedrijf vestigingen in Nederland, België, Duitsland, Polen, Hongarije en Tsjechië. Het internationale hoofdkantoor staat in Tilburg.
De verschillende systemen van de internationale vestigingen waren echter niet met elkaar geïntegreerd. Door dit versnipperde applicatielandschap had de organisatie geen inzicht in de totale supplychain en in de dagelijkse processen zoals productie, voorraad, verkoop en logistiek. Standaardisatie van de systemen was hard nodig om al deze processen beter inzichtelijk te krijgen en te stroomlijnen.
Gerichte doelstellingen
“Locaties maakten gebruik van drie verschillende systemen, met ieder hun eigen data en eigen processen”, vertelt Guy Claesen, Group CEO van RIHO International. “Hierdoor wissel je continu data uit, en heb je op meerdere plekken identieke data staan die lokaal worden beheerd. Dat verhoogt het risico op fouten. We hadden daarnaast te weinig inzicht in bijvoorbeeld de productieplanning van andere locaties. Zo wisten we pas op het moment van transport dat er een bad vanuit Tsjechië werd geleverd. Klanten kun je op deze manier niet inlichten over de productie- en levertermijn, terwijl dat wel een klanteis is.”
De badkamerspecialist wilde toe naar een uniforme manier van werken en naar een ‘single source of truth’. “We hadden behoefte aan één enkel systeem voor alle organisaties binnen de Riho Group”, aldus Claesen. “Daarmee kunnen we ‘one way of working’ en een eenduidig datamanagement voor alle vestigingen realiseren.”
Logische keuzes
Het bedrijf vond de oplossing in de implementatie van cloud-ERP, waarvoor SAP middelgrote bedrijven GROW with SAP biedt. Hiermee krijgen ze tools in handen voor een snelle implementatie en probleemloze updates. Claesen: “SAP S/4HANA Cloud, public edition helpt ons een compleet beeld te krijgen van de voorraad, capaciteit en levertijden, wat zorgt voor een efficiëntere bedrijfsvoering voor Riho en een betere ervaring voor onze klanten over de hele wereld.”
De Oost-Europese locaties werkten al met SAP ECC, waardoor het personeel daar enigszins bekend was met de software van SAP en de leercurve lager zou zijn. Claesen: “Wij hebben bovendien voor een cloudoplossing gekozen omdat we een middelgroot bedrijf zijn. Kies je voor on-premise ERP, dan heb je al snel een grote IT-afdeling nodig. Wij hebben één ICT-beheerder in huis. We zagen een lokale installatie met servers om die reden niet zitten.”
In Tsjechië werkte Riho eerder al naar tevredenheid samen met SAP-partner NTT DATA Business Solutions. “Die samenwerking zetten we graag voort”, aldus Claesen. “Een aanpassing van het ERP-systeem vraagt om meer dan alleen de installatie van een stukje software. Dan ben je eigenlijk al bezig de hele organisatie te reorganiseren. Als een bedrijf bereid is zich aan te passen aan het systeem, en niet andersom, dan verloopt de implementatie vaak een stuk soepeler.”
Realtime inzicht
In mei 2022 gingen alle zes vestigingen tegelijk over naar het nieuwe SAP S/4HANA-systeem. Volgens de CEO ging dat over het algemeen vrij vlot en werden de voordelen snel zichtbaar. “Het ging om alle bedrijfsprocessen, van de order- en productieprocessen tot sales, logistiek en finance. Nu hebben we zicht op en controle over alle data en de stand van zaken.” De wens om te komen tot één geïntegreerd systeem voor een uniforme werkwijze en single source of truth is hiermee gerealiseerd. Iedereen werkt met dezelfde dataset.
De badkamerspecialist heeft nu beter grip op de productie, voorraad en levertijden, waardoor zij hun klanten nog beter kunnen bedienen. Claesen: “We zagen gelijk dat processen sneller en efficiënter verlopen. Binnen 10 seconden de actuele productieplanning van iedere locatie inzien? Geen probleem. Daarmee besparen we kostbare tijd en verminderen we de foutenlast. Fouten die we ook niet meer eerst hoeven op te lossen.”
“Alle processen zijn beter te managen en op te volgen”, besluit Claesen. “Komen we alsnog problemen tegen of verwachten we ergens problemen in de supplychain? Dan kunnen we nu proactief ingrijpen. Nog voordat de klant daar last van ondervindt.”
