Unit4, leverancier van cloud bedrijfssoftware voor dienstverlenende organisaties, en Hogeschool VIVES gaan samenwerken. VIVES rolt vanaf 1 januari 2023 het hele jaar de installatie uit van ERPx, de Enterprise Resource Planningsoftware van Unit4, die perfect geschikt is voor de snel evoluerende behoeften van VIVES , dat nood had aan een standaardoplossing zonder veel maatwerk.
VIVES, de grootste hogeschool van West-Vlaanderen, gaat het nieuwe ERP-softwarepakket gebruiken voor drie belangrijke aspecten van haar dagelijkse werking: de financiële werking, het aankoopbeleid en HR.
‘Zo komen we tegemoet aan de vereisten van belangrijke stakeholders binnen onze organisatie: bestuursorgaan, management, auditcomité, docenten, ondersteunende diensten en onderzoekers. Als hogeschool zijn we een deels gedecentraliseerde organisatie, die gecentraliseerd ondersteund wil worden. Aangezien dit een Software-as-a-service oplossing is, zullen we veel van onze toepassingen na implementatie opvangen in een gestandaardiseerde oplossing. Dankzij de flexibele architectuur van de ERP oplossing van Unit4 is er weinig behoefte aan maatwerk.’zegt Mario De Brabander, coördinator van de financiële dienst van VIVES.
Joris Ghysen, Sales Manager van Unit4, voegt eraan toe: “We konden VIVES perfect van dienst zijn omdat we ons enkel richten op de dienstverlenende markt, waarvan hoger onderwijs een belangrijke vertical is. In Nederland hebben we al veel ervaring opgebouwd met financiële systemen van Hogescholen en Universiteiten, die verantwoording moeten afleggen aan fondsverstrekkers en aan hen dienen te rapporteren over inzet van hun middelen in onderzoeksprojecten. De Vlaamse Hogescholen en Universiteiten hebben gelijkaardige noden en wensen daarenboven vooral een eenvoudig te gebruiken oplossing met een zo beperkt mogelijke cost of ownership. Het feit dat de oplossing in grote mate zelfstandig functioneel onderhouden kan worden, hetgeen een expliciete wens was van VIVES, impliceert ook een significant lagere cost of change.”
Gebruiksvriendelijk
Het softwarepakket wordt aangeboden in een cloudomgeving, hetgeen anders werkt dan softwarepakketten van vroeger. ‘Vroeger had een lokaal geïnstalleerd pakket een licentie en een gebruiksrecht, en werd het technische beheer (onderhoud van onderliggende infrastructuur) uitgevoerd door de klant zelf. Bij SaaS oplossingen is dit anders: Het technische beheer blijft bij Unit4, zodat klanten zich kunnen focussen op waardetoevoegende activiteiten voor hun klanten. In het geval van VIVES zowel voor studenten als docenten, stelt Ghysen.
In eerste instantie zal een VVIES-team van kerngebruikers, met name de directie en de financiële dienst, het pakket geleidelijk aan in gebruik nemen, waarbij wordt gemikt op 1 januari 2024 als finale installatiedatum. ‘Binnen VIVES liepen we al een tijd tegen de grenzen van het huidige pakket aan. We zijn dus erg verheugd dat Unit4 ons het pakket kon leveren waarnaar we op zoek waren. Dat zal in het voordeel spelen van al onze stakeholders,’ besluit Mario De Brabander.
