Softwarebedrijf Bird Larsen tovert glimlach op gezicht Orthopoint Group dankzij geautomatiseerd stockbeheer

Soft­wa­re­ont­wik­ke­laar Bird Larsen ontwierp een bedrijfs­ap­pli­catie op maat voor Ortho­point Group, een koepel van momenteel vier ortho­don­tie­prak­tijken en negen ortho­don­tisten. De mana­ge­ment­tool beheert de product­voor­raad, auto­ma­ti­seert bestel­lingen en factu­ratie en bundelt inzichten. De auto­ma­ti­satie van het stock­be­heer zorgt naast een finan­ciële besparing, ook voor nieuwe inzichten via statis­tieken, wat leidt tot een sterkere onder­han­de­lings­po­sitie met leveranciers. 

Ortho­point is een koepel­or­ga­ni­satie van vier Oost-Vlaamse ortho­don­tie­prak­tijken waarin negen ortho­don­tisten werkzaam zijn. Net zoals veel andere tand­heel­kun­dige prak­tijken, worstelde ook Ortho­point Group met het stock­be­heer en de factu­ratie. De manuele werkwijze leidde vaak tot heel wat fouten. Het stock­over­zicht klopte vaak niet, foute producten of hoeveel­heden werden besteld, sommige producten werden dan weer niet of te laat besteld. Dat alles bracht onnodige meer­kosten met zich mee en zorgde vooral dat geplande behan­de­lingen in het gedrang konden komen. Daarnaast moeten ortho­don­tisten op prak­tijk­ni­veau heel wat facturen verwerken van de verschil­lende leve­ran­ciers, iets waar veel tijd naartoe ging. Daarom besloot Ortho­point Group in eerste instantie om over te gaan naar een pakket­soft­ware voor stock­be­heer en factu­ratie, meteen een hele stap vooruit.

Maar om een volgende stap te kunnen zetten in het verder auto­ma­ti­seren en opti­ma­li­seren van het stock­be­heer deed de orga­ni­satie een beroep op de ontwik­ke­laars van Bird Larsen. “Nadat we beseften dat pakket­soft­ware niet volstond voor onze unieke manier van werken en niet kon beant­woorden aan tal van extra behoeften die we onder­tussen hadden, klopten we aan bij Bird Larsen voor een oplossing op maat”, legt opera­ti­ons­ma­nager en coör­di­nator bij Ortho­point Group Davy Ooghe uit. “Zij hebben heel knap onze ‘Requi­re­ments’ vertaald naar een tech­ni­sche oplossing met een mooie en gebruiks­vrien­de­lijke visual. Tijdens de imple­men­tatie was er veel weder­zijds overleg om constant vraag en behoefte op elkaar af te stemmen en werden waar nodig gaandeweg aanpas­singen gedaan.”

Op maat van de sector

De bedrijfs­ap­pli­catie op maat is sinds begin september opera­ti­o­neel, wat betekent dat arbeids­in­ten­sief stock mana­ge­ment voor de ortho­don­ti­sche prak­tijken nu volledig verleden tijd is. Met de mobiele appli­catie kunnen artikelen, via een QR-code, vlot uit voorraad genomen worden. De ortho­don­tisten kunnen te allen tijde een overzicht van de stock raad­plegen via de webap­pli­catie. Wanneer een product onder een bepaalde mini­mum­waarde gaat voert het systeem auto­ma­tisch een bestel­ling uit. Daarbij wordt zelfs rekening gehouden met de minimum bestel­waarde per leve­ran­cier om trans­port­kosten te kunnen vermijden. Daardoor blijft het assor­ti­ment steeds up-to-date en worden dubbele of foutieve bestel­lingen en dus onnodige kosten vermeden. 

Elke leve­ran­cier heeft bovendien toegang tot zijn product­gamma, waardoor die gemak­ke­lijk zijn product­gamma en ‑gegevens up-to-date kan houden, een win-winsi­tu­atie voor alle partijen.

Verder wordt met die nieuwe appli­catie heel wat effi­ci­ëntie gewonnen op het vlak van factu­ratie, niet alleen voor Ortho­point Group maar ook voor de lokale prak­tijken, die voor alle bestel­lingen samen maan­de­lijks nog slechts één factuur ontvangen – een enorme admi­ni­stra­tieve vereen­vou­di­ging. Het achter­lig­gende systeem is in principe toepas­baar op elke tand­heel­kun­dige praktijk, en bij uitbrei­ding elke orga­ni­satie die aan stock­be­heer doet.

Onderhandelingspositie

Door een vereen­vou­digd en geau­to­ma­ti­seerd stock­be­heer kunnen de ortho­don­ti­sche prak­tijken van Ortho­point Group op jaarbasis duizenden euro’s besparen in stock mana­ge­ment. Daarnaast zorgen de verdere auto­ma­ti­sa­ties ervoor dat mede­wer­kers en ortho­don­tisten zich minder met admi­ni­stra­tieve taken moeten bezig­houden. Die terug­ge­wonnen uren hebben nu al naar schatting een equi­va­lent van zo’n ander­halve FTE op maand­basis op groeps­ni­veau. Doordat de negen aange­sloten ortho­don­tisten zich verenigen onder Ortho­point Group en een beroep doen op dezelfde gecen­tra­li­seerde bestel­ge­ge­vens die worden weer­ge­geven in de bedrijfs­ap­pli­catie, staan ze bovendien in een veel sterkere onder­han­de­lings­po­sitie ten opzichte van leveranciers.

Schoolvoorbeeld van innovatie

“In een sector waarin nog veel manueel gewerkt wordt, is deze innovatie een school­voor­beeld van een orga­ni­satie die zich op de kaart zet met een inno­va­tieve interne tool”, meent zaak­voerder bij Bird Larsen Ruben Cornil. “Niet alleen zorgt deze auto­ma­ti­satie voor finan­ciële voordelen en een betere onder­han­de­lings­po­sitie naar leve­ran­ciers toe, de aange­sloten ortho­don­tisten en hun personeel worden ook admi­ni­stra­tief ontlast. Zo kunnen ze zich volledig focussen op hun kerntaak: zorgen voor een mooie glimlach op het gezicht van elke patiënt.”

Die inno­va­tieve werkwijze is andere ortho­dontie- en tand­arts­prak­tijken niet ontgaan, dat merken we nu al. “We gaan ervan uit dat deze software nog voor heel wat mond-aan-mond­re­clame zal zorgen waardoor ook andere prak­tijken zich zullen willen aansluiten bij Ortho­point Group”, meent Davy Ooghe. “Voor een indi­vi­duele praktijk vergt het immers een grote inspan­ning en inves­te­ring om een soort­ge­lijk soft­wa­re­plat­form op maat te laten ontwik­kelen. De voordelen qua stock­be­heer en vereen­vou­digde admi­ni­stratie zijn enorm, en als Ortho­point Group staan we nog sterker naarmate meer prak­tijken zich bij ons aansluiten. En daar worden de aange­sloten prak­tijken ook alleen maar beter van.”

“Met deze recentste innovatie wil Ortho­point Group zijn visie dan ook verder kracht bijzetten”, besluit Davy Ooghe. “We bieden een kader aan waarin de ortho­don­tist bijstand krijgt voor alle cruciale rand­ac­ti­vi­teiten die verbonden zijn aan de praktijk maar niet de core­bu­si­ness zelf betreffen. Op die manier wordt het voor prak­tijken binnen de Group gemak­ke­lijker om te groeien.”