Softwareontwikkelaar Bird Larsen ontwierp een bedrijfsapplicatie op maat voor Orthopoint Group, een koepel van momenteel vier orthodontiepraktijken en negen orthodontisten. De managementtool beheert de productvoorraad, automatiseert bestellingen en facturatie en bundelt inzichten. De automatisatie van het stockbeheer zorgt naast een financiële besparing, ook voor nieuwe inzichten via statistieken, wat leidt tot een sterkere onderhandelingspositie met leveranciers.
Orthopoint is een koepelorganisatie van vier Oost-Vlaamse orthodontiepraktijken waarin negen orthodontisten werkzaam zijn. Net zoals veel andere tandheelkundige praktijken, worstelde ook Orthopoint Group met het stockbeheer en de facturatie. De manuele werkwijze leidde vaak tot heel wat fouten. Het stockoverzicht klopte vaak niet, foute producten of hoeveelheden werden besteld, sommige producten werden dan weer niet of te laat besteld. Dat alles bracht onnodige meerkosten met zich mee en zorgde vooral dat geplande behandelingen in het gedrang konden komen. Daarnaast moeten orthodontisten op praktijkniveau heel wat facturen verwerken van de verschillende leveranciers, iets waar veel tijd naartoe ging. Daarom besloot Orthopoint Group in eerste instantie om over te gaan naar een pakketsoftware voor stockbeheer en facturatie, meteen een hele stap vooruit.
Maar om een volgende stap te kunnen zetten in het verder automatiseren en optimaliseren van het stockbeheer deed de organisatie een beroep op de ontwikkelaars van Bird Larsen. “Nadat we beseften dat pakketsoftware niet volstond voor onze unieke manier van werken en niet kon beantwoorden aan tal van extra behoeften die we ondertussen hadden, klopten we aan bij Bird Larsen voor een oplossing op maat”, legt operationsmanager en coördinator bij Orthopoint Group Davy Ooghe uit. “Zij hebben heel knap onze ‘Requirements’ vertaald naar een technische oplossing met een mooie en gebruiksvriendelijke visual. Tijdens de implementatie was er veel wederzijds overleg om constant vraag en behoefte op elkaar af te stemmen en werden waar nodig gaandeweg aanpassingen gedaan.”
Op maat van de sector
De bedrijfsapplicatie op maat is sinds begin september operationeel, wat betekent dat arbeidsintensief stock management voor de orthodontische praktijken nu volledig verleden tijd is. Met de mobiele applicatie kunnen artikelen, via een QR-code, vlot uit voorraad genomen worden. De orthodontisten kunnen te allen tijde een overzicht van de stock raadplegen via de webapplicatie. Wanneer een product onder een bepaalde minimumwaarde gaat voert het systeem automatisch een bestelling uit. Daarbij wordt zelfs rekening gehouden met de minimum bestelwaarde per leverancier om transportkosten te kunnen vermijden. Daardoor blijft het assortiment steeds up-to-date en worden dubbele of foutieve bestellingen en dus onnodige kosten vermeden.
Elke leverancier heeft bovendien toegang tot zijn productgamma, waardoor die gemakkelijk zijn productgamma en -gegevens up-to-date kan houden, een win-winsituatie voor alle partijen.
Verder wordt met die nieuwe applicatie heel wat efficiëntie gewonnen op het vlak van facturatie, niet alleen voor Orthopoint Group maar ook voor de lokale praktijken, die voor alle bestellingen samen maandelijks nog slechts één factuur ontvangen – een enorme administratieve vereenvoudiging. Het achterliggende systeem is in principe toepasbaar op elke tandheelkundige praktijk, en bij uitbreiding elke organisatie die aan stockbeheer doet.
Onderhandelingspositie
Door een vereenvoudigd en geautomatiseerd stockbeheer kunnen de orthodontische praktijken van Orthopoint Group op jaarbasis duizenden euro’s besparen in stock management. Daarnaast zorgen de verdere automatisaties ervoor dat medewerkers en orthodontisten zich minder met administratieve taken moeten bezighouden. Die teruggewonnen uren hebben nu al naar schatting een equivalent van zo’n anderhalve FTE op maandbasis op groepsniveau. Doordat de negen aangesloten orthodontisten zich verenigen onder Orthopoint Group en een beroep doen op dezelfde gecentraliseerde bestelgegevens die worden weergegeven in de bedrijfsapplicatie, staan ze bovendien in een veel sterkere onderhandelingspositie ten opzichte van leveranciers.
Schoolvoorbeeld van innovatie
“In een sector waarin nog veel manueel gewerkt wordt, is deze innovatie een schoolvoorbeeld van een organisatie die zich op de kaart zet met een innovatieve interne tool”, meent zaakvoerder bij Bird Larsen Ruben Cornil. “Niet alleen zorgt deze automatisatie voor financiële voordelen en een betere onderhandelingspositie naar leveranciers toe, de aangesloten orthodontisten en hun personeel worden ook administratief ontlast. Zo kunnen ze zich volledig focussen op hun kerntaak: zorgen voor een mooie glimlach op het gezicht van elke patiënt.”
Die innovatieve werkwijze is andere orthodontie- en tandartspraktijken niet ontgaan, dat merken we nu al. “We gaan ervan uit dat deze software nog voor heel wat mond-aan-mondreclame zal zorgen waardoor ook andere praktijken zich zullen willen aansluiten bij Orthopoint Group”, meent Davy Ooghe. “Voor een individuele praktijk vergt het immers een grote inspanning en investering om een soortgelijk softwareplatform op maat te laten ontwikkelen. De voordelen qua stockbeheer en vereenvoudigde administratie zijn enorm, en als Orthopoint Group staan we nog sterker naarmate meer praktijken zich bij ons aansluiten. En daar worden de aangesloten praktijken ook alleen maar beter van.”
“Met deze recentste innovatie wil Orthopoint Group zijn visie dan ook verder kracht bijzetten”, besluit Davy Ooghe. “We bieden een kader aan waarin de orthodontist bijstand krijgt voor alle cruciale randactiviteiten die verbonden zijn aan de praktijk maar niet de corebusiness zelf betreffen. Op die manier wordt het voor praktijken binnen de Group gemakkelijker om te groeien.”
