Bedrijven die e‑mailarchivering gebruiken, lopen een stap voor in het beschermen en ophalen van waardevolle documenten bij externe en interne bedreigingen. Aangezien e‑mail de belangrijkste communicatiemethode in de zakenwereld is, is het zinvol om e‑mailarchivering in te voeren om de zakelijke normen te handhaven.
E‑mailarchivering werkt door e‑mailinhoud en bijlagen op een specifieke locatie op te slaan, meestal in de cloud. De cloud is de voorkeurslocatie, omdat de gearchiveerde gegevens dan beschermd zijn tegen natuurrampen, hardware-storingen en interne bedreigingen.
Maar waarom heeft uw bedrijf een oplossing voor e‑mailarchivering nodig? We leggen dat in dit artikel uit en vertellen je hoe e‑mailarchivering je veilig houdt.
Voordelen van cloudgebaseerde e‑mailarchivering
Om u te helpen het hele plaatje te schetsen, gaan we dieper in op de voordelen waarom u bedrijfskritische gegevens uit e‑mailberichten moet archiveren. Tegenwoordig zijn er veel manieren om gegevens te verliezen. Het verliezen van gegevens brengt u en uw bedrijf in gevaar.
E‑mailarchivering hoopt u veiliger te maken door e‑mailgegevens veilig te houden en er een back-up van te maken. Dat gezegd hebbende, laten we eens kijken hoe e‑mailarchivering u veilig houdt.
Naleving van regelgeving
Bepaalde sectoren hebben strengere regels voor gegevensbescherming en bewaring dan andere. De sectoren financiën, overheid, energie en gezondheidszorg hebben bijvoorbeeld regels en wetten die het beveiligen van gegevens uitleggen en gemakkelijke toegang bieden wanneer dat nodig is.
Bedrijven die in deze sectoren actief zijn, gebruiken e‑mail regelmatig. Een manier om aan de regelgeving te voldoen, is door e‑mails te archiveren. Met een e‑mailarchiveringsoplossing kunt u een back-up maken van e‑mailcommunicatie op een veilige locatie waar regelgevers gemakkelijk toegang toe hebben.
Beschouw e‑mailarchivering als historische berichtgegevens. Er zijn tal van redenen waarom u gegevens over e‑mailcommunicatie moet bijhouden. Naleving van de regelgeving is toevallig een cruciale reden.
Juridische ondersteuning
Bedrijven hebben uiteraard ervaring met juridische stappen. Zelfs als de bedrijfsstructuur u beschermt tegen juridische schade, zal uw bedrijf ongetwijfeld te maken krijgen met mogelijke juridische stappen. Dus waarom zou je alles weggooien als je e‑mails kunt archiveren en gemakkelijk toegang kunt hebben tot berichten voor bescherming en juridische ondersteuning?
Met e‑mailarchivering kunt u iedere e‑mailcommunicatie terughalen en als bewijs presenteren wanneer u legaal wordt vervolgd. Sterker nog, de geringe kosten van het creëren van toegang tot bedrijfskritische instant messages wegen niet op tegen de kosten van een compliance-audit.
Aangezien de inhoud van een e‑mail niet kan worden gewijzigd nadat deze is gearchiveerd, zijn back-ups van e‑mail essentiële hulpmiddelen voor juridische ondersteuning waarmee u een klein fortuin aan juridische kosten kunt besparen.
Bedrijfscontinuïteit
E‑mail is een essentieel hulpmiddel voor bedrijven om te communiceren. 80% van de kleine bedrijven vertrouwt op e‑mail voor het werven van klanten. Kunt u zich echter voorstellen wat er zou gebeuren als een mailserver uitvalt? Helaas is het niet uitgesloten dat de servers van Outlook, Gmail, Yahoo of andere e‑maildiensten tijdelijk offline gaan.
Wanneer dat gebeurt, verliezen bedrijven de toegang te krijgen tot e‑mailcommunicatie. Dat is uiteindelijk schadelijk voor de bedrijfscontinuïteit. Een bedrijf kan niet functioneren als het niet kan communiceren met zijn klanten en leveranciers.
Gelukkig maakt e‑mailarchivering het voor medewerkers mogelijk om altijd bij hun e‑mail te kunnen. Dat lost het communicatieprobleem niet op, maar geeft medewerkers wel de mogelijkheid om andere taken uit te voeren. Een werknemer heeft bijvoorbeeld toegang nodig tot een belangrijke spreadsheet. Hoewel ze de spreadsheet niet kunnen openen vanuit de e‑mailclient, kunnen ze wel naar het archief gaan en de spreadsheet ophalen.
E‑mailarchivering houdt uw bedrijf veilig door gebruikers toegang te geven tot al hun e‑mails.
Continue beveiliging
Deze gids is bedoeld om uit te leggen hoe e‑mailarchivering u veilig houdt. Natuurlijk kunnen we eindeloos praten over hoe bedrijven baat hebben bij het bewaren van gearchiveerde berichten. Toch is er een bepaalde beveiligingsfunctie die we willen benadrukken.
E‑mailarchiveringsoplossingen zijn namelijk mede verantwoordelijk voor het veilig houden van uw gegevens. Gegevens zijn een van de meest kritieke aspecten van zakendoen; sommigen speculeren zelfs dat informatie belangrijker is dan geld.
En het is precies vanwege die redenen waarom u e‑mailcommunicatie moet beschermen. Dat u uw oude e‑mails niet kunt zien, betekent niet dat ze niet veilig zijn. Oude e‑mails blijven in uw inbox totdat u besluit ze te verwijderen. Daarna zijn de bewaartermijnen afhankelijk van meerdere factoren. Het hangt af van de e‑mailprovider, het bewaarbeleid, enz.
Elke e‑mailprovider heeft verschillende bewaartermijnen voor verwijderde e‑mails. Outlook heeft bijvoorbeeld een bewaartermijn van 30 dagen. Maar wat als u per ongeluk een e‑mail verwijdert of, erger nog, een wachtwoordaanval krijgt en de hacker massaal verwijdert?
Als u niet weet dat uw e‑mails worden verwijderd, stelt u uzelf en uw bedrijf aansprakelijk. Misschien verwijdert de kwaadwillende bijvoorbeeld cruciale bedrijfsgegevens en kunt u het zich niet veroorloven die gegevens te verliezen.
U maakt in wezen een back-up van e‑mails in een archief voor veilige opslag met e‑mailarchivering. Als gevolg hiervan zijn uw e‑mailgegevens altijd beschermd tegen per ongeluk verwijderen, omdat u een verloren e‑mail altijd kunt terughalen. Bovendien houden de herstelmogelijkheden van e‑mailarchiveringssoftware uw inboxen en uw bedrijf als geheel veilig.
Conclusie
Sommige voordelen van e‑mailarchivering hebben niet noodzakelijkerwijs betrekking op beveiliging of veiligheid. Maar waar we naar moeten kijken, is hoe bedrijven als geheel functioneren. Als een deel van uw bedrijf niet werkt, brengt dit het hele bedrijf in gevaar.
