De finance-afdeling van de provincie Utrecht ontdekt sinds kort de kracht van robotisering. Dat doet het met de ondersteuning van BMC, onderdeel van de Yacht groep, en RoboRana, specialist in intelligent process automation. RoboRana ontwikkelde een robot die automatisch de openstaande verplichtingen in de administratie afboekt op basis van business rules.
De robot helpt zo niet alleen bij budgetbewaking, de collega’s worden ook verlost van een bijzonder saai en tijdrovend karwei. Het afboeken gebeurt bovendien sneller en foutloos, wat de efficiëntie bevordert. De provincie wil de inzet van de robot nu verder uitbreiden en kijkt ook naar andere processen in andere afdelingen om te robotiseren.
De provincie Utrecht beslaat zo’n 1.560 vierkante kilometer, telt 26 gemeenten en biedt een thuis aan ongeveer 1,36 miljoen inwoners. Om de groei van de provincie, met oog voor een duurzame en gezonde leefomgeving voor alle burgers, te bestendigen en het beleid te faciliteren, kijkt het bestuur steeds meer naar digitalisering en nieuwe technologieën. De finance-afdeling is de eerste dienst van de provincie die de vruchten plukt van een dergelijke innovatie.
“Sinds vorig jaar werken we voor de finance-afdeling aan een verbeterprogramma om processen te optimaliseren”, vertelt Ross van Ravenswaay, programmamanager Bedrijfsvoering bij de provincie Utrecht. “We keken naar de mogelijkheden van nieuwe technologieën zoals artificiële intelligentie en kwamen zo terecht bij het potentieel van robotisering. Met de ondersteuning van BMC en RoboRana definieerden we verschillende processen die met behulp van robotic process automation (RPA) geautomatiseerd konden worden. Het afboeken van verplichtingen kwam als prioriteit uit de bus.”
Duizenden verplichtingen
De provincie werkt als overheid met een verplichtingensysteem. De verplichtingen die zijn afgerond wanneer leveranciers zoals bouwbedrijven, artiesten of onderhoudsploegen hun prestaties of project hebben (op)geleverd, moeten door de besteller worden afgesloten door de laatste factuur aan te duiden als eindfactuur. Dit proces is zeer belangrijk in het kader van budgetbewaking en financiële prognoses. Echter, veel medewerkers vergeten dit te doen. Hierdoor blijven veel verplichtingen onnodig openstaan, waardoor de lijst aandikt en het werk na maanden niet meer te overzien is.
RoboRana, gespecialiseerd in intelligent process automation, bouwde daarom samen met BMC een RPA-robot die dit proces automatiseert. “De robot haalt op reguliere basis de lijst met openstaande verplichtingen uit het SAP-systeem”, vertelt Roel Hoeks, mede-oprichter en managing partner van RoboRana Nederland. “Vervolgens filtert hij de verplichtingen uit deze lijst die voldoen aan bepaalde business rules, bijvoorbeeld wanneer het openstaande bedrag laag genoeg is of wanneer het project reeds een aantal maanden verstreken is. Ten slotte sluit de robot deze verplichtingen af in de administratie en mailt hij de lijst van afgesloten verplichtingen naar een ‘fysieke’ collega ter controle. In de ontwikkel- en testomgeving is de robot geslaagd met vlag en wimpel. De volgende stap voor de provincie is om hem in samenwerking met de IT-afdeling in productie te nemen.”
Aangenamer werken en betere prognoses
De meerwaarde van de robot, die onder de collega’s Rob werd gedoopt, is veelzijdig. De medewerkers worden verlost van een repetitief karwei en robotisering maakt hun werk aangenamer. “Dat was voor ons prioritair. Bovendien krijgen de medewerkers meer ruimte om bij te dragen aan de beleidsvoering. Minder repetitieve handelingen en minder data invoeren betekent dat ze meer tijd hebben om analyses te maken, gerichte adviezen aan de business te geven en zo het voorspellend vermogen van de organisatie te vergroten. De efficiëntiewinst en toegenomen nauwkeurigheid voor de administratie maken het plaatje verder compleet. We kunnen tot dusver dan ook terugkijken op een geslaagde samenwerking met BMC en RoboRana. Alles verliep volgens plan en hun expertise was van goudwaarde. Kortom, de deskundigheid van hun experts spreekt voor zich”, vertelt Ross van Ravenswaay.
De provincie wil de capaciteiten van de robot nu uitbreiden en kijkt verder naar andere processen op andere afdelingen die in aanmerking komen voor robotisering. “De bedoeling van dit pilootproject was ook om onze mensen te inspireren rond de mogelijkheden van RPA en daar zijn we in geslaagd”, gaat Ross verder. “Ze omarmen de technologie en suggesties voor nieuwe projecten liggen reeds op tafel. Zo kan bijvoorbeeld het verdelen van het inkomend mailverkeer op de juridische dienst geautomatiseerd worden, net als bestellingen en aanvragen van laptops en e-mailadressen in het indiensttredingsproces van nieuwe collega’s. Er is nog heel wat mogelijk.”
