Ook bij gebruik van Office 365 zijn backups van cruciaal belang

Veel KMO-onder­ne­mers zijn – terecht – in de veron­der­stel­ling dat de overstap naar Office 365 hen van veel onderhouds‑, security- en andere IT-problemen verlost. Toch zien zij daarbij vaak een belang­rijk punt over het hoofd. Het feit dat hun office-omgeving naar de cloud verhuist, betekent namelijk niet dat zij helemaal niets meer aan beheer hoeven te doen. Met name het maken van Office 365 backups blijft van essen­tieel belang. Regelen zij geen goede backup-voor­zie­ning, dan is de kans groot dat zij op cruciale momenten geen toegang hebben tot hun appli­ca­ties en data.

Als we de inspan­ningen van het beheren van klassieke Office-omge­vingen verge­lijken met Office 365, dan is direct duidelijk waarom veel KMO-bedrijven de afgelopen jaren zijn over­ge­stapt. Geen main­tenance meer die door eigen IT-mede­wer­kers moet worden gedaan, geen updates die vergeten kunnen worden of die op onver­wachte momenten tot problemen leiden. Bovendien is het voor veel KMO-onder­ne­mers erg belang­rijk dat zij met de overstap naar Office 365 in één keer van hun security-uitda­gingen verlost zijn. Microsoft neemt immers het beheer van de volledige back-end van hun primaire software-omgeving van hen over – inclusief bevei­li­ging. Ook ideaal voor veel KMO-bedrijven: de kantoor­om­ge­ving is altijd en overal beschikbaar.

Over het hoofd zien

Helaas ziet men vaak een belang­rijk punt over het hoofd: wat als Microsoft zelf met een technisch probleem te maken heeft? Kunnen we dan eigenlijk nog wel bij onze cloud-appli­ca­ties? En nog belang­rijker: onze bedrijfsgegevens?

Natuur­lijk weet Microsoft als geen ander zijn data­cen­ter­in­fra­struc­tuur opera­ti­o­neel te houden. Toch gaat het soms mis. Zo hebben we al storingen gezien bij Azure Active Directory (AAD). Dat is een cruciale service, want het regelt de toegang van gebrui­kers tot cloud services als Exchange en Share­Point. Is AAD ‘uit de lucht’, dan kan geen enkele gebruiker nog toegang krijgen tot zijn Office 365-omgeving. Daarnaast hebben we ook storingen gezien rond DNS-services, ten aanzien van multi-factor authen­ti­ca­tion en hebben we issues met verlopen certi­fi­caten langs zien komen.

Vervelend probleem

In de regel worden dit soort problemen in relatief korte tijd weer opgelost en wordt de toegang tot alle services hersteld. Geen enkele business-orga­ni­satie zit echter te wachten op dit soort storingen die voor korte of langere tijd de toegang tot docu­menten of gegevens onmo­ge­lijk maakt. Is Office 365 niet beschik­baar en zijn er geen addi­ti­o­nele maat­re­gelen als een backup genomen, dan ontstaat er direct een business-probleem die omzet kost en tot onnodige kosten leidt.

Eindgebruikers maken ook fouten

Niet alleen Microsoft maakt fouten. Ook mede­wer­kers van de eigen onder­ne­ming kunnen verkeerde hande­lingen verrichten en docu­menten en bijvoor­beeld emails weggooien die beter bewaard worden. Soms begrijpt men een procedure niet goed, in andere gevallen ziet men wellicht het belang van het bewaren van bepaalde info onvol­doende. Deze verdwenen mails of per abuis verwij­derde docu­menten moeten weer terug­ge­haald kunnen worden. 

Ook Office 365 vraagt om backups

Helaas gaan veel KMO’s er vanuit dat Microsoft hen ook hierbij helpt. In de over­een­komst die onder­ne­mers met Microsoft sluiten, staan inderdaad een aantal afspraken. Zo belooft de leve­ran­cier aan dat men mails op meerdere fysieke servers (4) in minimaal 2 verschil­lende data­cen­ters bewaard. Ook voor Share­Point en OneDrive gelden dit soort afspraken. Emails die door een gebruiker worden wegge­gooid, worden in werke­lijk­heid slechts verplaatst naar een andere map en worden daar bewaard. Maar aan die bewaar­pe­riode zitten wel grenzen. Wie een email nodig heeft die bijvoor­beeld 1,5 jaar terug is verwij­derd, zal die niet meer terug kunnen halen. Sterker nog, de grens op deze periode is 14 dagen en kan eventueel via een bewuste aanpas­sing door admi­ni­stra­tors worden verlengd tot 30 dagen. Daarna is de mail defi­ni­tief verdwenen. 

Onoverzichtelijke situatie

In Share­Point gelden weer andere termijn. Hierdoor ontstaat voor veel KMO-onder­ne­mers toch weer een onover­zich­te­lijke situatie, met tal van regels en afspraken die lastig goed te begrijpen en te imple­men­teren zijn. Terwijl men nu juist naar Office 365 was over­ge­stapt om hun IT-probleem op te lossen door het beheer over te dragen aan Microsoft.

Regel Office 365 backups

Het is daarom van cruciaal belang dat KMO-onder­ne­mers zich bewust zijn van het feit dat zij hun Office 365 Backups goed regelen. Hier zijn inmiddels meerdere oplos­singen voor ontwik­keld, waaronder bekende oplos­singen als Altaro Office 365 Backup. Het is belang­rijk goed de belang­rijkste eisen die we aan dit soort voor­zie­ningen moeten stellen goed op een rij te hebben.

Aller­eerst is het van belang dat de backup-oplossing voor Office 365 een cloud service is. Het is sowieso belang­rijk om het selec­tie­proces te starten met een impact­ana­lyse. Alleen dan krijgen we een goed beeld van de gevolgen van een storing of het niet beschik­baar zijn van speci­fieke docu­menten en andere infor­matie voor de business. In feite volgt uit zo’n analyse een lijst met eisen die aan de Office 365 backup-oplossing gesteld dienen te worden. Vergeet hierbij bovendien niet om goede inschat­ting te maken van de tijd die maximaal mag verstrijken voordat een document of bestand weer beschik­baar is. Dit noemt men ook wel de Recovery Time Objec­tives of RTO’s die nauw dienen aan te sluiten op de Recovery Point Objec­tives (RPO).

De backup-oplossing moet tevens kunnen samen­werken met een eventuele Exchange- of Share­Point-server die on-premise is geplaatst – juist voor dit soort nood­si­tu­a­ties. Mocht Office 365 voor langere tijd onbe­reik­baar zijn, dan kan de backup-data vanuit de cloud in deze reservere-systemen worden geladen en kan de orga­ni­satie weer naar behoren functioneren. 

Een belang­rijk punt hierbij is identity. Veel grotere KMO-bedrijven maken ook als zij Office 365 toepassen gebruik van een on-premise geplaatste Active Directory die vervol­gens via AAD Connect met Office 365 is gekoppeld. Deze iden­ti­teits­ser­vice kan buiten werking raken als de inter­net­ver­bin­ding onver­wacht storingen vertoont. Of de gebrui­kers dan nog kunnen inloggen hangt in dit soort situaties met name af van de vraag welke authen­ti­ca­tie­me­thode is gekozen.

Makkelijk te gebruiken user interface

Terug naar Office 365 Backup. Toegang tot backups is veelal nodig op momenten die snel handelen vereisen. De interface van de cloud based backup service dient daarom zeer intuïtief te zijn. Ook het zoeken naar indi­vi­duele bestanden of emails moet handig en snel kunnen gebeuren. De user interface is dus een belang­rijk criterium bij het selec­teren van een goede backup-oplossing voor Office 365.

Goed aansluiten op de business

Backups worden vaak gezien als een technisch onderwerp, maar dat klopt niet. Het gaat juist om business conti­nuity. De zaken kunnen alleen onge­stoord voort gaan als technisch alles is geregeld om de busi­nesspro­cessen van de orga­ni­satie onge­stoord te laten verlopen, ook als er zich in de IT-infra­struc­tuur van de KMO storingen voordoen. Office 365 is voor veel KMO-onder­ne­mers een cruciale bedrijfs­om­ge­ving, die echter alleen 24/​7 onge­stoord kan func­ti­o­neren als men ervoor gekozen heeft om een uitste­kende backup-voor­zie­ning toe te passen. Voor veel KMO-onder­ne­mers geldt dan ook dat men pas onge­stoord zaken kan doen als Office 365 gecom­bi­neerd wordt met een hoog­waar­dige backup-voorziening.