Veel KMO-ondernemers zijn – terecht – in de veronderstelling dat de overstap naar Office 365 hen van veel onderhouds-, security- en andere IT-problemen verlost. Toch zien zij daarbij vaak een belangrijk punt over het hoofd. Het feit dat hun office-omgeving naar de cloud verhuist, betekent namelijk niet dat zij helemaal niets meer aan beheer hoeven te doen. Met name het maken van Office 365 backups blijft van essentieel belang. Regelen zij geen goede backup-voorziening, dan is de kans groot dat zij op cruciale momenten geen toegang hebben tot hun applicaties en data.
Als we de inspanningen van het beheren van klassieke Office-omgevingen vergelijken met Office 365, dan is direct duidelijk waarom veel KMO-bedrijven de afgelopen jaren zijn overgestapt. Geen maintenance meer die door eigen IT-medewerkers moet worden gedaan, geen updates die vergeten kunnen worden of die op onverwachte momenten tot problemen leiden. Bovendien is het voor veel KMO-ondernemers erg belangrijk dat zij met de overstap naar Office 365 in één keer van hun security-uitdagingen verlost zijn. Microsoft neemt immers het beheer van de volledige back-end van hun primaire software-omgeving van hen over – inclusief beveiliging. Ook ideaal voor veel KMO-bedrijven: de kantooromgeving is altijd en overal beschikbaar.
Over het hoofd zien
Helaas ziet men vaak een belangrijk punt over het hoofd: wat als Microsoft zelf met een technisch probleem te maken heeft? Kunnen we dan eigenlijk nog wel bij onze cloud-applicaties? En nog belangrijker: onze bedrijfsgegevens?
Natuurlijk weet Microsoft als geen ander zijn datacenterinfrastructuur operationeel te houden. Toch gaat het soms mis. Zo hebben we al storingen gezien bij Azure Active Directory (AAD). Dat is een cruciale service, want het regelt de toegang van gebruikers tot cloud services als Exchange en SharePoint. Is AAD ‘uit de lucht’, dan kan geen enkele gebruiker nog toegang krijgen tot zijn Office 365-omgeving. Daarnaast hebben we ook storingen gezien rond DNS-services, ten aanzien van multi-factor authentication en hebben we issues met verlopen certificaten langs zien komen.
Vervelend probleem
In de regel worden dit soort problemen in relatief korte tijd weer opgelost en wordt de toegang tot alle services hersteld. Geen enkele business-organisatie zit echter te wachten op dit soort storingen die voor korte of langere tijd de toegang tot documenten of gegevens onmogelijk maakt. Is Office 365 niet beschikbaar en zijn er geen additionele maatregelen als een backup genomen, dan ontstaat er direct een business-probleem die omzet kost en tot onnodige kosten leidt.
Eindgebruikers maken ook fouten
Niet alleen Microsoft maakt fouten. Ook medewerkers van de eigen onderneming kunnen verkeerde handelingen verrichten en documenten en bijvoorbeeld emails weggooien die beter bewaard worden. Soms begrijpt men een procedure niet goed, in andere gevallen ziet men wellicht het belang van het bewaren van bepaalde info onvoldoende. Deze verdwenen mails of per abuis verwijderde documenten moeten weer teruggehaald kunnen worden.
Ook Office 365 vraagt om backups
Helaas gaan veel KMO’s er vanuit dat Microsoft hen ook hierbij helpt. In de overeenkomst die ondernemers met Microsoft sluiten, staan inderdaad een aantal afspraken. Zo belooft de leverancier aan dat men mails op meerdere fysieke servers (4) in minimaal 2 verschillende datacenters bewaard. Ook voor SharePoint en OneDrive gelden dit soort afspraken. Emails die door een gebruiker worden weggegooid, worden in werkelijkheid slechts verplaatst naar een andere map en worden daar bewaard. Maar aan die bewaarperiode zitten wel grenzen. Wie een email nodig heeft die bijvoorbeeld 1,5 jaar terug is verwijderd, zal die niet meer terug kunnen halen. Sterker nog, de grens op deze periode is 14 dagen en kan eventueel via een bewuste aanpassing door administrators worden verlengd tot 30 dagen. Daarna is de mail definitief verdwenen.
Onoverzichtelijke situatie
In SharePoint gelden weer andere termijn. Hierdoor ontstaat voor veel KMO-ondernemers toch weer een onoverzichtelijke situatie, met tal van regels en afspraken die lastig goed te begrijpen en te implementeren zijn. Terwijl men nu juist naar Office 365 was overgestapt om hun IT-probleem op te lossen door het beheer over te dragen aan Microsoft.
Regel Office 365 backups
Het is daarom van cruciaal belang dat KMO-ondernemers zich bewust zijn van het feit dat zij hun Office 365 Backups goed regelen. Hier zijn inmiddels meerdere oplossingen voor ontwikkeld, waaronder bekende oplossingen als Altaro Office 365 Backup. Het is belangrijk goed de belangrijkste eisen die we aan dit soort voorzieningen moeten stellen goed op een rij te hebben.
Allereerst is het van belang dat de backup-oplossing voor Office 365 een cloud service is. Het is sowieso belangrijk om het selectieproces te starten met een impactanalyse. Alleen dan krijgen we een goed beeld van de gevolgen van een storing of het niet beschikbaar zijn van specifieke documenten en andere informatie voor de business. In feite volgt uit zo’n analyse een lijst met eisen die aan de Office 365 backup-oplossing gesteld dienen te worden. Vergeet hierbij bovendien niet om goede inschatting te maken van de tijd die maximaal mag verstrijken voordat een document of bestand weer beschikbaar is. Dit noemt men ook wel de Recovery Time Objectives of RTO’s die nauw dienen aan te sluiten op de Recovery Point Objectives (RPO).
De backup-oplossing moet tevens kunnen samenwerken met een eventuele Exchange- of SharePoint-server die on-premise is geplaatst – juist voor dit soort noodsituaties. Mocht Office 365 voor langere tijd onbereikbaar zijn, dan kan de backup-data vanuit de cloud in deze reservere-systemen worden geladen en kan de organisatie weer naar behoren functioneren.
Een belangrijk punt hierbij is identity. Veel grotere KMO-bedrijven maken ook als zij Office 365 toepassen gebruik van een on-premise geplaatste Active Directory die vervolgens via AAD Connect met Office 365 is gekoppeld. Deze identiteitsservice kan buiten werking raken als de internetverbinding onverwacht storingen vertoont. Of de gebruikers dan nog kunnen inloggen hangt in dit soort situaties met name af van de vraag welke authenticatiemethode is gekozen.
Makkelijk te gebruiken user interface
Terug naar Office 365 Backup. Toegang tot backups is veelal nodig op momenten die snel handelen vereisen. De interface van de cloud based backup service dient daarom zeer intuïtief te zijn. Ook het zoeken naar individuele bestanden of emails moet handig en snel kunnen gebeuren. De user interface is dus een belangrijk criterium bij het selecteren van een goede backup-oplossing voor Office 365.
Goed aansluiten op de business
Backups worden vaak gezien als een technisch onderwerp, maar dat klopt niet. Het gaat juist om business continuity. De zaken kunnen alleen ongestoord voort gaan als technisch alles is geregeld om de businessprocessen van de organisatie ongestoord te laten verlopen, ook als er zich in de IT-infrastructuur van de KMO storingen voordoen. Office 365 is voor veel KMO-ondernemers een cruciale bedrijfsomgeving, die echter alleen 24/7 ongestoord kan functioneren als men ervoor gekozen heeft om een uitstekende backup-voorziening toe te passen. Voor veel KMO-ondernemers geldt dan ook dat men pas ongestoord zaken kan doen als Office 365 gecombineerd wordt met een hoogwaardige backup-voorziening.
