De 1.600 notarissen en ruim 8.000 medewerkers die actief zijn in 1.140 notariskantoren zien hun efficiëntie toenemen dankzij een project rond artificiële intelligentie van de Federatie van het Notariaat (Fednot). Het Gentse ML6 ontwikkelde in nauwe samenwerking met Fednot een AI-oplossing die notariskantoren in staat stelt om hun immense archief van akten te digitaliseren en met behulp van een online toepassing te doorzoeken. De oplossing dient zo als een waardevolle inspiratiebron bij het opstellen van contracten en clausules en betekent een enorme tijds- en efficiëntiewinst.
Fednot ondersteunt de notariskantoren inzake juridische adviezen, het beheer van het kantoor, opleidingen, informatie voor het grote publiek en IT-oplossingen. Op vlak van IT keek Fednot nu ook naar de kracht van artificiële intelligentie om de efficiëntie in notariskantoren te optimaliseren en de toenemende werkdruk op te vangen. Na een grondige zoektocht naar een geschikte Belgische partner deed het een beroep op ML6, dat gespecialiseerd is in artificiële intelligentie en machine learning.
De Gentse scale-up ontwikkelde een AI-oplossing die alle relevante informatie uit documenten zoals contracten en huwelijks- en verkoopakten kan extraheren. Het AI-model herkent automatisch gegevens zoals de betrokken partijen en adressen waarbij met respect voor de privacy van de persoonsgegevens meteen een alias wordt toegekend. Op die manier kunnen de vaktermen verder worden geanalyseerd in hun context. Vervolgens maakt de AI-oplossing de documenten intelligent doorzoekbaar. Hiervoor bouwde ML6 een online toepassing die de notaris en zijn medewerkers toelaat om te zoeken op combinaties van vak- en andere termen.
Domeinspecifieke zoekmachine
“De gebruiker geeft bijvoorbeeld de zoekterm ‘recht van uitweg’ in en krijgt vervolgens een overzicht van clausules en documenten en hoe de term hierin aan bod komt. Op basis hiervan kan de gebruiker zelf bepalen welke formulering het meest geschikt is voor het document waaraan hij of zij op dat moment werkt”, vertelt Jan Van Looy, project manager bij ML6. De gebruiker kan ook bepaalde filters gebruiken in zijn zoekopdracht zoals een bepaalde tijdsperiode of aktetype.
“Deze domeinspecifieke zoekmachine dient als uitgebreide kennis- en inspiratiebron bij het opstellen van akten, contracten en dergelijke meer”, vertelt Paul Danneels, Chief Transformation Officer van Fednot. “Een groot deel van de notariële terminologie komt zelden voor in de dagelijkse praktijk. Het is dan ook niet eenvoudig om deze snel en correct te verwerken in clausules en akten. De zoekmachine geeft meteen suggesties en helpt de gebruiker zo vlot op weg.”
Ontsluiten van archieven
De oplossing kan niet alleen digitale documenten analyseren maar ook scans van papierwerk. Notarissen moeten zo niet langer zelf stapels contracten van tientallen pagina’s doornemen op zoek naar clausules en formuleringen, maar vinden de nodige informatie onmiddellijk digitaal. De archieven van notariskantoren zijn uitgebreid en van onschatbare waarde. Dankzij deze oplossing is het nu mogelijk om de bruikbare informatie in deze archieven te ontsluiten, te digitaliseren en open te stellen.
Paul Danneels concludeert: “AI consolideert de collectieve intelligentie die aanwezig is over alle notariskantoren heen en stelt die ter beschikking van de individuele notarissen. De efficiëntiewinst is onschatbaar en gaat hand in hand met kwalitatieve documenten. In de toekomst willen we de AI-oplossing van ML6 daarom verder uitbreiden naar andere soorten akten. Net zoals automatisatie in fabrieken 50 jaar geleden zorgde voor een grote omslag in de manier van werken, zal AI nu dezelfde impact hebben op kenniswerk in notariskantoren. Minstens gedurende de komende twee jaar zal Fednot daarom vertrouwen op de expertise van ML6 om ons door dit traject te leiden.”
