Veel bedrijven besparen of bekijken welke budgetten ze kunnen optimaliseren. In deze moeilijke periode kans zelfs een kleine daling van de kosten al een impact op de rentabiliteit van een bedrijf. Kostenbesparing kan op allerlei manieren: de productiekosten verminderen, met andere leveranciers samenwerken of marktstrategieën verbeteren. Maar wist u dat ook de software op de apparaten van uw medewerkers flinke besparingen kunnen opleveren? Software is een bedrijfsmiddel, m.a.w. een waardevol eigendom van uw bedrijf.
Weet u welke licenties u hebt en hoeveel van deze licenties u ook echt nodig hebt? Leven uw medewerkers de door u afgesloten softwarecontracten na? Kunt u meteen antwoord geven op deze vragen? Dan bent u goed bezig. In het andere geval haalt uw bedrijf waarschijnlijk niet het maximum uit zijn investeringen. Uw bedrijf riskeert zelfs inkomsten te verliezen door boetes en sancties. Uit onderzoek van Gartner blijkt dat bedrijven hun software-uitgaven met maar liefst 30 % kunnen verminderen met een geoptimaliseerd softwarebeheer.
Optimaal beheer van software
Softwarebeheer lijkt niet erg ingewikkeld, vooral voor organisaties die kunnen terugvallen op een intern IT-team. Toch is dit vaak een struikelblok voor grotere bedrijven met een zeer dynamische omgeving. Hoe volgt u de software op de apparaten van duizenden medewerkers op, die in andere afdelingen werken en uiteenlopende prioriteiten hebben? Mogelijk gebruiken ze SaaS-toepassingen (Software-as-a-Service) die zonder gespecialiseerde tools niet traceerbaar zijn. Dit concept, ook wel bekend als Shadow IT, houdt veel risico’s in. Door het delen van kritieke bedrijfsgegevens via Dropbox bijvoorbeeld, wordt u een gemakkelijk doelwit voor cybercriminelen. Of u riskeert een boete omdat voor deze toepassingen ook bepaalde licenties nodig zijn.
Software Asset Management (SAM) biedt u een oplossing. Deze beheerstrategie helpt u beslissen welke softwarelicenties uw bedrijf echt nodig heeft. Het resultaat? Minder totale kosten.
Maar hoe?
In de eerste plaats hebt u de juiste software nodig: zorg ervoor dat u de juiste licenties voor uw bedrijf koopt en houd u aan de contractuele voorwaarden. Het is niet omdat u een bepaalde licentie hebt, dat u de software voor eender wat mag gebruiken. Mogelijk zijn er contractuele beperkingen en vaak hebt u bijkomende licenties nodig. Licenties moeten ook tijdig worden verlengd. Een nieuwe licentie kost meestal meer dan het verlengen van een bestaande licentie. Zo rekent Oracle bijvoorbeeld 1,5 % activeringskosten voor elke dag dat een verlenging wordt uitgesteld.
Het is vooral belangrijk dat uw bedrijf in regel is, zodat u altijd voorbereid bent op een audit. Onderzoek van Gartner suggereert dat twee van de drie bedrijven zich in de komende jaren mogen verwachten aan een audit door een verkoper. Boetes door onregelmatigheden liggen veel hoger dan de aankoopprijs van de juiste licentie. Het bedrijf verliest niet alleen geld, maar een negatieve audit brengt ook reputatieschade met zich mee.
Om het zekere voor het onzekere te nemen, kopen veel bedrijven vaak meer licenties dan ze eigenlijk nodig hebben. Zo voorkomen ze inderdaad een boete, maar ze verspillen in feite geld dat ze beter in iets anders investeren. Ook betalen bedrijven vaak voor softwarepakketten met licenties die ze niet nodig hebben. Als uw medewerkers bijvoorbeeld alleen Photoshop gebruiken, is het niet nodig dat u het hele Adobe-pakket aanschaft. Dit noemen we ‘over-procurement’. We merken deze tendens trouwens ook wanneer bedrijven hun gegevens verplaatsen naar clouddiensten. Meestal betalen ze voor veel meer dan ze werkelijk nodig hebben.
Is in regel zijn voldoende?
Alle grote leveranciers – Microsoft, IBM, Oracle en SAP – staan voor verschillende uitdagingen en verwachtingen waarmee u rekening moet houden. Met ‘in regel zijn’ bedoelen we dat uw licentieovereenkomsten voldoen aan de contractvoorwaarden. Een degelijk SAM-proces helpt u niet alleen in regel te zijn, maar ook om het maximum uit uw investering te halen.
Op basis van een duidelijk beeld van alle licenties waarover u beschikt, kunt u de juiste plannen voor de toekomst maken. Als u voor een nieuw project software nodig het, weet u meteen hoeveel licenties u al hebt en welke er nog nodig zijn. Het is ook mogelijk om een licentie aan een andere collega toe te wijzen wanneer een werknemer het bedrijf verlaat of naar een andere afdeling wordt overgeplaatst. Tot slot beperkt u financiële verliezen doordat u minder veiligheidsrisico’s loopt dankzij een overzicht van alle gebruikte software.
Kortom, SAM helpt u uw investeringen maximaal te laten renderen. Het gaat echter om meer dan alleen software en technologie. Zonder degelijke processen kunnen medewerkers niet efficiënt werken en kan technologie falen. Met andere woorden, medewerkers, bedrijfsprocessen en producten moeten op elkaar afgestemd zijn. Gelukkig kunt u een beroep doen op tools die uw omgeving doorzoeken en u een totaalbeeld van de gebruikte software geven. Deze tools beheren automatisch uw licenties en helpen u volledig in regel te zijn. Licenties veranderen namelijk vaak en het is niet eenvoudig om op de hoogte te blijven. Dit helpt u om de juiste beslissingen over uw softwarelicenties te nemen.
Insight focust niet alleen op een correcte naleving. Wij bieden ook optimalisatiediensten aan om u te ondersteunen in uw softwarebeheer en om de beste contractvoorwaarden af te sluiten. Het kan zijn dat een bepaalde softwareleverancier u bijvoorbeeld een mooie korting aanbiedt, maar mogelijk geven concurrenten nog betere voorwaarden. Hebt u de clouddiensten waarvoor u momenteel betaalt, ook echt allemaal nodig? Misschien slaagt u erin dezelfde prestaties te leveren met minder softwarelicenties.
