Insight zet al jaren in op de digitale transformatie van bedrijven en organisaties. In eigen rangen is de digitale transformatie al enige tijd een feit: zowel wat hardware, software, motivatietechnieken als werkplek betreft. Toen de overheid de maatregelen bekend maakte over o.a. het fysiek afstand houden en thuiswerk ging Insight België direct over tot actie. Dat kon omdat de medewerkers van Insight helemaal voorbereid waren om ‘efficient van op afstand’ te werken met o.a. de nodig devices (laptops soms aangevuld met extra beeldscherm en toetsenbord), een uniforme digital workspace, de juiste software toepassingen waaronder MS Teams voor videoconferenties, voldoende cloud opslagruimte zoals met MS Azure, een goede internet/Wifi verbinding, reeds lang gewoon zijn om niet enkel vanop kantoor te werken (in de kantoren van Insight zijn er trouwens geen vaste werkplekken) en de managers ook getraind zijn om hun medewekers ‘van op afstand’ te coachen en te motiveren.
Hieronder een aantal ervaringen die andere bedrijven en organisaties kunnen helpen.
Zorg voor functionele en uniforme digitale werkomgeving
Insight heeft daar een eigen tool voor nl. de “Insight Digital Workspace”. Insight Digital Workspace, met als kernapplicatie Office 365 van Microsoft, biedt medewerkers hun eigen gepersonaliseerde platform dat bedrijfsnieuws en ‑updates samenbrengt met daarbij snelle en eenvoudige toegang tot dagelijkse taken, interne applicaties en applicaties van derden.
Het biedt eveneens zicht op aankomende vergaderingen via Outlook, evenals real-time Microsoft Teams-updates – dit alles aangepast aan de gebruiker op basis van contextbewuste AI-technologie. De Insight Digital Workspace is ontwikkeld als onderdeel van Insight’s Connected Workforce-oplossingsgebied om mobiele werknemers te ondersteunen en is beschikbaar op desktop en slimme devices, die overal toegankelijk zijn waar medewerkers ook werken.
Structureer de dag en zorg voor afwisseling voor je medewerkers
Wie naar kantoor gaat heeft meestal een vaste routine. Bij thuiswerk valt die routine weg en moet je je eigen weg zoeken. Dit doen ze bij Insight om zoveel mogelijk structuur te bieden en de medewerkers te motiveren.
- Iedereen kan de dag beginnen met een online meditatie-sessie
- Er is minimum 1 video-call per dag met de manager of project-team
- Insight motiveert haar medewekers om voldoende in beweging te blijven met, in dit geval, het organiseren van de ‘Sport Hunger Games’. Medewekers worden gemotiveerd om even naar buiten te gaan, weg van de laptop en het beeldscherm
- Thuis werken wil ook zeggen dat het contact met de klant anders is. Daarom geeft Insight extra coaching over hoe je je klanten zo goed mogelijk ‘remote’ kan contacteren én informeren.
- Elke vrijdag is de wekelijkse Happy Hour via MS Teams en met een e‑Aperitief
- Elke week is er een video-call met heel het bedrijf om een status update te krijgen over de afgelopen week, wat er op de planning staat voor de volgende week en hoe de situatie ivm de maatregelen van de overheid verder evolueert
- Feestmomenten worden niet vergeten. Zo ontvingen de medewerkers met Pasen thuis hun ‘chocoladepakket’.
Train je managers in ‘remote’ leiderschap
Een team waar je elke dag fysisch naast zit opvolgen, coachen en motiveren is héél anders dan een ‘virtueel team’. De meeste bedrijfsleiders en managers zullen dat nu wel aan den lijve ondervonden hebben. Insight biedt haar kaderpersoneel leiderschapstrainingen, inclusief hoe je met een virtueel team omgaat.
In deze periode bijvoorbeeld hebben de managers 3 keer per week contact met elk van hun medewerkers waarbij niet alleen naar het werk gepeild wordt maar ook naar het welzijn en de motivatie. Het management team van Insight zelf vergadert ook 3 keer per week en elke week is er 1 team video call met iedereen van het bedrijf (zie hoger).
Deze ervaringen uit het dagelijks werken en leven bij Insight kan elk bedrijf of organisatie implementeren. Het is een kwestie van voorbereiden of, zoals waarschijnlijk nu hier en daar het geval is: improviseren, aanpassen en veranderen. Maar zoals Churchill zei: “There is nothing wrong with change if it is in the right direction”.
