De Limburgse bedrijven Cegeka en Youston helpen ondernemingen om hun continuïteit te garanderen tijdens de coronacrisis. Ze lanceren de Digital Mailroom, waarmee ze de fysieke post digitaal ter beschikking stellen van bedrijven. “Zo dragen wij ons steentje bij om ondernemingen operationeel te houden op een ogenblik dat aan medewerkers wordt gevraagd om zo veel mogelijk van thuis uit te werken”, zeggen Stijn Bijnens, CEO van Cegeka, en Pieter Vansynghel, CEO van Youston. Het initiatief past in de oproep van de Vlaamse overheid om met de campagne Vlaanderen Helemaal Digitaal de impact van de coronacrisis op de Vlaamse economie te beperken.
“Door personeelsgebrek worden bedrijfsbrievenbussen vandaag vaak niet meer leeggemaakt. Hierdoor komt belangrijke informatie niet bij de juiste personen in het bedrijf terecht. Dankzij de Digital Mailroom lossen we dit probleem op. We zorgen er samen met Cegeka voor dat dit stuk van de Belgische economie niet stilvalt. Om bedrijven helemaal te ontzorgen, kunnen ze de Digital Mailroom de volgende twee maanden gratis uitproberen, zonder toekomstige verplichtingen”, zegt Pieter Vansynghel.
Hoe werkt de Digital Mailroom?
Dankzij de Digital Mailroom kan ieder Belgisch bedrijf met minstens 30 dagelijkse poststukken zijn post laten toekomen bij Youston of komt Youston de post zelf ophalen bij het bedrijf. “Nadien wordt de fysieke post door Youston gedigitaliseerd en geïndexeerd volgens de voorgeschreven regels. Cegeka zorgt op zijn beurt voor de digitale levering van de post bij de juiste divisies van de bedrijven”, zegt Pascal Hermans, COO van Youston. “Via onze IT-toepassingen hebben ondernemingen rechtstreeks toegang tot hun gedigitaliseerde post in de digitale werkplek waar ze nu al in werken”, legt Bart Swerts, product manager van Cegeka uit. Cegeka zorgt voor ondersteuning en begeleiding op maat van de bedrijven zodat zij van een vlotte toegang tot hun post kunnen genieten. Zo komt de continuïteit van het bedrijf op dat vlak niet in het gedrang.
Digitalisering post in een veilige omgeving
De digitalisering en de verspreiding van de post gebeurt volgens strikte veiligheidsvoorschriften. “De informatie wordt in een beveiligde omgeving verwerkt met respect voor de bescherming van de gegevens van de bedrijven. De bedeling van de digitale post gebeurt volgens de GDPR-richtlijnen”, benadrukt Bart Swerts van Cegeka.
De Digital Mailroom van Cegeka en Youston is vanaf 8 april actief.
