‘Vijf kenmerken van een effectieve virtuele leidinggevende’

Veel bedrijven in Vlaan­deren en de rest van Europa hebben naar aanlei­ding van de huidige COVID 19-crisis een beleid ontwik­keld voor thuis­werken. Onder­ne­mingen veran­deren hierdoor in ‘virtuele werk­plekken’. Vanuit huis werken is in moeilijke tijden van groot belang. Dit levert voor leiding­ge­venden echter wel uitda­gingen op bij de commu­ni­catie met mede­wer­kers, het handhaven en contro­leren van de produc­ti­vi­teit en het onder­steunen van nieuwe en bestaande mede­wer­kers. Volgens Hogan Assess­ments – een aanbieder van persoon­lijk­heids­as­sess­ments en leider­schaps­ad­viezen – is krachtig leider­schap essen­tieel om die uitda­gingen te over­winnen. De assess­ments van Hogan, zoals de Hogan Perso­na­lity Inventory, zijn gebaseerd op meer dan 30 jaar weten­schap­pe­lijk erkend onderzoek. Hieruit is gebleken dat vijf eigen­schappen kenmer­kend zijn voor effectief virtueel leiderschap.

Aanpassing

Wanneer er plot­se­ling vanuit huis gewerkt moet worden, kunnen mede­wer­kers onzeker worden en zich zorgen maken over hun toekomst. Een effec­tieve leiding­ge­vende moet direct op deze veran­de­ringen inspelen, onze­ker­heden wegnemen en het team op afstand aansturen zonder dat dit van invloed is op de betrok­ken­heid of de inzet van het personeel. 

Leiding­ge­venden die hoog scoren op het gebied van aanpas­sing blijven kalm en houden het hoofd koel tijdens stress­volle tijden. De aanpas­sings­schaal meet hoe stress­be­stendig en opti­mis­tisch iemand is en hoe men op veran­de­ringen reageert. Deze leiding­ge­venden motiveren hun team om te blijven werken, niet in paniek te raken en zich aan te passen aan de nieuwe veran­de­ringen in hun omgeving. 

De kans dat een leiding­ge­vende onbe­reik­baar lijkt, neemt echter toe wanneer er op afstand wordt gewerkt. Het is dan ook belang­rijk dat leiding­ge­venden zich aanpassen. Leiding­ge­venden moeten op afstand werken niet beschouwen als een kans om minder leiding te hoeven geven. Succes­volle virtuele leiding­ge­venden zijn flexibel en geven hun team het goede voorbeeld. Onze­ker­heden worden proactief wegge­nomen en er worden heldere instruc­ties gegeven.

Interpersoonlijke sensitiviteit

Op afstand werken kan eenzaam zijn, met name voor mensen die de steun van en inter­actie met collega’s nodig hebben, zoals nieuwe mede­wer­kers. Zij kunnen zich mogelijk geïso­leerd voelen en zullen minder snel hulp en advies vragen aan andere teamleden wanneer er sprake is van een virtuele afstand.

Inter­per­soon­lijke sensi­ti­vi­teit meet vaar­dig­heden op het gebied van discretie, commu­ni­ca­tie­stijl en het onder­houden van relaties. Leiding­ge­venden die hierbij hoog scoren, zijn diplo­ma­tiek, hartelijk en vrien­de­lijk en willen conflicten met mede­wer­kers vermijden. Om een team te leiden dat op afstand werkt, is het van belang om goed te commu­ni­ceren en waar nodig onder­steu­ning en adviezen te bieden.

Een effec­tieve virtuele leiding­ge­vende neemt dagelijks tele­fo­nisch contact op met mede­wer­kers, zonder zich overal mee te bemoeien of deadlines te bena­drukken. Op afstand werken voelt minder ‘eenzaam’ wanneer er een bena­der­bare en beschik­bare leiding­ge­vende is die luistert naar de vragen en zorgen van mede­wer­kers. Dit is vooral van belang voor nieuwe mede­wer­kers die extra onder­steu­ning nodig hebben. 

Ambitie

Een virtuele werkplek kan demo­ti­ve­rend zijn voor mede­wer­kers die sturing in hun dage­lijkse acti­vi­teiten missen. Hierdoor kan chaos ontstaan, omdat de definitie van een werkdag ondui­de­lijker wordt en produc­ti­vi­teit lastiger is te meten. Leiding­ge­venden moeten tijd en energie vrijmaken om onzekere mede­wer­kers te bege­leiden en acti­vi­teiten, doelen en deadlines opnieuw te definiëren. 

Leiding­ge­venden die op ambi­tie­ni­veau hoog scoren, zijn goed toegerust om de produc­ti­vi­teit van hun team tijdens een crisis te handhaven. Ambitie meet de compe­ti­tieve ‘drive’ en doel­ge­richt­heid van een individu en tevens hoe energiek ze overkomen. Dit zijn bijzonder zelf­ver­ze­kerde leiding­ge­venden die mede­wer­kers op een daad­krach­tige wijze motiveren. 

Het kan voor bedrijven lastig zijn om de produc­ti­vi­teit van mede­wer­kers op afstand te bepalen aan de hand van standaard para­me­ters. Het aantal kantoor­uren is bijvoor­beeld niet relevant. Er wordt in plaats daarvan meer aandacht besteed aan resul­taten. Ambi­ti­euze, compe­ti­tieve en doel­ge­richte leiding­ge­venden zijn belang­rijk voor een resul­taat­ge­richte virtuele werkplek. Hun zelf­ver­ze­kerde en proac­tieve aanpak inspi­reert mede­wer­kers om zich in te zetten en produc­tief te blijven.

Onderzoekend

Om van huis uit te kunnen werken, moeten dage­lijkse acti­vi­teiten en processen anders worden ingericht. Team­bij­een­kom­sten worden video­ge­sprekken, korte vragen worden tekst­be­richten. Met deze schaal wordt gemeten hoe onder­zoe­kend leiding­ge­venden zijn en of ze openstaan voor nieuwe ideeën, zoals nieuwe hulp­mid­delen en technologieën.

Leiding­ge­venden die hierbij hoog scoren, zijn vinding­rijk, geïn­te­res­seerd in nieuwe tech­no­lo­gieën en nieuws­gierig naar nieuwe en inven­tieve manieren om problemen op te lossen. De creatieve denkwijze van een onder­zoe­kende leiding­ge­vende kent weliswaar nadelen, maar is ook van groot belang voor een team dat op afstand werkt. Er is behoefte aan nieuwe commu­ni­ca­tie­me­thoden en nieuwe werk­wijzen, nu werk­zaam­heden naar online en de cloud migreren.

Het is belang­rijk dat leiding­ge­venden snel handelen als mede­wer­kers op afstand gaan werken. Een effec­tieve virtuele leiding­ge­vende is een ‘early adopter’, past zich direct aan de veran­de­ring aan en verwel­komt tech­no­lo­gieën die het dagelijks leven van mede­wer­kers vereenvoudigen.

Onbaatzuchtig

Een pandemie is, los van het werk, een beang­sti­gend fenomeen en veel thuis­wer­kend personeel maken zich zorgen en zijn ongerust over de gebeur­te­nissen in de wereld. Een effec­tieve virtuele leiding­ge­vende stelt zich empa­thisch op, ook als persoon­lijk contact niet mogelijk is, en houdt rekening met het welzijn en het vermogen van mede­wer­kers om op afstand te werken.

Met deze schaal wordt gemeten hoe onbaat­zuchtig leiding­ge­venden zijn en in welke mate zij zich inzetten voor anderen en de gemeen­schap. Leiding­ge­venden die hierbij hoog scoren, stellen het welzijn van hun team centraal, onder­steunen hulp­be­hoe­vende mede­wer­kers en fungeren als verbin­dende kracht tijdens moeilijke tijden. Elke mede­werker is anders. Het is dan ook van belang om bij thuis­wer­kende mede­wer­kers rekening te houden met hun persoon­lijk­heid, gezond­heid en persoon­lijke omstan­dig­heden. Zo kan iedereen optimaal worden begeleid.

“Thuis­werken is vanwege de COVID 19-crisis voor veel bedrijven onver­mij­de­lijk. De overgang verloopt zo soepel mogelijk wanneer er een effec­tieve virtuele leiding­ge­vende aan het roer staat”, aldus Dr. Ryne Sherman, Chief Science Officer bij Hogan Assess­ments. “Uit tien­tallen jaren onderzoek naar effectief leider­schap blijkt dat de beste kandi­daten voor het leiden van op afstand werkende mede­wer­kers even­wichtig en ambitieus zijn, openstaan voor nieuwe tech­no­logie, goed kunnen commu­ni­ceren en zich belan­ge­loos inzetten als het gaat om het onder­steunen van kwetsbare medewerkers.”