Konica Minolta levert scholen ‘Scan, structure & FIND’-pakket

Konica Minolta zet met zijn Scan, structure & FIND-pakket verder in op procesop­ti­ma­li­satie binnen het onderwijs. De oplossing, die ook modulair ingezet kan worden, helpt scholen om de dage­lijkse admi­ni­stratie te verge­mak­ke­lijken door de manuele verwer­kings­pro­cessen van papieren docu­menten drastisch te vermin­deren, wat zorgt voor tijd- en productiviteitswinst.
Via de scan-functie van de Konica Minolta bizhub-printers digi­ta­li­seren scholen docu­menten tot 240 pagina’s per minuut. De capture-functie voorziet de gescande afbeel­ding van digitale tekst via optical character recog­ni­tion-software en conver­teert het document naar het gewenste en door­zoek­bare formaat, om het nadien op te slaan in de juiste doelmap.

Met de derde bouwsteen in het pakket, ‘FIND’, zijn scholen in staat om via het platform dokoni FIND de gescande docu­menten snel terug te vinden. De webge­ba­seerde Search-oplossing regi­streert door middel van een univer­sele index binnen­ko­mende docu­menten waarmee alle daaraan gekop­pelde gege­vensar­chieven zoals MS Share­Point, MS Exchange en File­server doorzocht kunnen worden.

Digitalisering

“Ook het onderwijs moet mee met zijn tijd en digi­ta­li­se­ring biedt scholen kansen voor de auto­ma­ti­satie en opslag van de ontelbare docu­menten”, zegt Xavier Biermez, Managing Director bij Konica Minolta Belgium & The Nether­lands. “Door al jaren construc­tief samen te werken met onder­wijs­in­stel­lingen beschikt Konica Minolta over op de sector afge­stemde oplos­singen en diensten. Zo opti­ma­li­seren ze hun processen en lossen ze de pijn­punten binnen de admi­ni­stratie op.”

Konica Minolta’s oplossing speelt in op de behoeften van school­ad­mi­ni­stra­ties, ICT-coör­di­na­toren en leer­krachten. Met Scan, structure & FIND kunnen onder­wijs­in­stel­lingen nu volop inzetten op procesoptimalisatie.

Minder geld

Xavier Biermez: “Scholen kampen met een steeds hogere werkdruk, minder personeel en kleinere budgetten, waardoor ze genood­zaakt zijn slimmer te werken. De oplossing helpt hen daarbij en zorgt ervoor dat alle data, docu­menten, docu­ment­pro­cessen en ICT veilig worden. Zo is er geen inmenging van derden, zijn er geen docu­menten die her en der verspreid liggen en is er een duide­lijke toegangs­con­trole. Bovendien is de digitale verwer­king kosten­be­spa­rend en efficiënt door de schaal­baar­heid van de cloud. Alle docu­menten en processen zijn traceer­baar, waardoor er geen brain­drain is wanneer er collega’s vertrekken. Die gewonnen tijd kunnen scholen besteden aan het daad­wer­ke­lijk lesgeven.”

Met de tech­ni­sche infra­struc­tuur en bijho­rende software-oplossing, zorgt Konica Minolta ervoor dat scholen zich meer kunnen toeleggen op onderwijs. “Door de ontzor­ging die we bieden op het vlak van GDPR, data­vei­lig­heid en opslag hebben de IT-mede­wer­kers meer slag­kracht om stra­te­gisch bezig te zijn met de overige IT-infra­struc­tuur in het onderwijs.”