Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de voedselketen en Leefmilieu brengt volledige archief onder bij Merak

Merak, gespe­ci­a­li­seerd in archief­be­heer en ‑bewaring voor zowel fysiek als digitaal archief, krijgt het volledige archief­be­heer van de Federale Over­heids­dienst Volks­ge­zond­heid, Veilig­heid van de voed­sel­keten en Leef­mi­lieu (FOD VVVL) toege­wezen. Merak zal niet alleen instaan voor het verhuizen en bewaren van de archieven, maar ook voor het scannen en het terug­be­zorgen van de te raad­plegen archief­stukken. Het contract met de FOD VVVL loopt vanaf oktober 2017, en dat voor een periode van vier jaar.

“We staan klaar om de Federale Over­heids­dienst Volks­ge­zond­heid, Veilig­heid van de voed­sel­keten en Leef­mi­lieu snel en kwali­ta­tief te helpen met hun archief”, zegt Nicolas Uytten­hove, woord­voerder van Merak. “In de loop der jaren heeft deze over­heids­dienst een groot archief opgebouwd, in het totaal zo’n 22 km. Nu is hun volledige archief verspreid over verschil­lende vesti­gingen, maar in oktober zijn we gestart met het over­brengen van het volledige archief naar, en verdeeld over, onze verschil­lende opslagcentra.”

Openbare aanbesteding              

Nicolas Uytten­hove: “Voor zo’n groot archief zijn een goede analyse en een goede voor­be­rei­ding cruciaal. Niet alleen is het nood­za­ke­lijk om de noden en de vragen van de klant te kennen, ook alle essen­tiële elementen moeten goed in kaart gebracht worden. Hoe moet het archief bewaard worden en wie heeft er toegang? Bovendien is het essen­tieel om te weten hoe de consul­ta­ties van het archief gebeuren. Moeten de stukken bijvoor­beeld fysiek terug­ge­bracht worden of hebben ze liever een door Merak gescande versie van hun document? We hebben al hun vragen in de openbare aanbe­ste­ding één voor één beant­woord, met daarbij een correcte prijs voor de verschil­lende elementen van de dienstverlening.”

Snellere en vlottere dienstverlening

De verhui­zing van het archief kadert in een opti­ma­li­sa­tie­pro­ject van de federale overheid dat deel uitmaakt van het regeer­ak­koord. Marijke De Meerleer, project­leider Digital Office bij FOD VVVL: “Dit project draagt bij aan de effi­ci­ëntie en de wend­baar­heid van onze orga­ni­satie. We besparen op kostbare ruimte, en door de samen­wer­king met Merak winnen onze mede­wer­kers heel wat tijd bij het raad­plegen van het archief. Hierdoor verloopt ook de dienst­ver­le­ning aan burgers en bedrijven sneller en vlotter. Het opvragen van gescande docu­menten geeft onze mede­wer­kers op gelijk welk moment en vanop gelijk welke locatie toegang tot belang­rijke infor­matie. Niet alleen op kantoor, maar ook wanneer ze thuis of vanuit een satel­liet­kan­toor werken.”