71% van de Belgische KMO’s heeft nog nooit van documentbeheer gehoord. Een gemiste kans, want een doordacht printbeleid levert een behoorlijke besparing op. Ook opvallend: 45% van de ondervraagde bedrijven gebruikt alleen de printfunctie en 87% heeft niet eens zicht op het exacte printergebruik. Toch is er hoop naar de toekomst toe, want 69% denkt na over digitalisering om het papierverbruik terug te dringen.
Dat blijkt uit een onderzoek van MAS Research in opdracht van printerfabrikant OKI België. Documentbeheer blijkt nog altijd een grote onbekende in de meeste KMO’s. 71% heeft er zelfs nog nooit van gehoord, laat staan dat het geïmplementeerd wordt. Slechts 28,6% van de respondenten in het onderzoek doet aan efficiënt documentbeheer. Concreet? Het gaat dan meestal om het scannen, delen en archiveren van documenten met de printer. Digitale én papieren documenten.
Weinig of geen kennis over printergebruik
Een efficiënt documentbeheer begint bij het in kaart brengen van het exacte printergebruik. Helaas heeft 87% van de KMO’s daar geen zicht op. Bij grotere bedrijven met meer dan 100 werknemers loopt dat percentage zelfs nog op tot 90%. Er heerst dus veel onwetendheid en onduidelijkheid op dat vlak.
De meeste bedrijven gaan in de praktijk eerder conservatief om met hun printerpark. De printer dient in 45% van de gevallen gewoon om te printen. Daarna volgen de functies kopiëren (20%) en scannen (15%). Nieuwe functionaliteiten zoals digitale archivering worden dus nauwelijks gebruikt. (5%) De Belgische KMO laat dus heel wat kansen liggen als het gaat om het terugdringen van het papierverbruik en het inperken van het printerpark. Maar dat biedt tegelijkertijd ook mogelijkheden naar de toekomst toe.
MFP’s bieden perspectief
Verwachting? MFP’s of multifunctionele printers worden almaar populairder in de toekomst dankzij hun mogelijkheden. Digitale archivering, automatische factuurverwerking en mobiel printen oplossingen zoals Google Cloudprint of Apple Air Print.
Marketing Manager Tim Leenders van OKI Systems Benelux ziet een rol weggelegd voor de printerfabrikanten. “Multifunctionals hebben een enorm potentieel en kunnen een echte meerwaarde betekenen voor bedrijven en organisaties. Maar onbekend blijft natuurlijk onbemind. Aan ons als fabrikant om de mogelijkheden en voordelen van MFP’s zo goed mogelijk uit te leggen. Een win-winsituatie voor alle partijen, zeker op langere termijn.”
Hoopvolle toekomst voor digitalisering
Het goede nieuws? 40% van de KMO’s wil het papierverbruik terugdringen in de toekomst en 69% denkt na over een verregaande digitalisering. Een duidelijke trend die wijst op een mentaliteitsverandering, al blijft het voorlopig vooral bij goede bedoelingen. De uitdaging voor de toekomst ligt in de eerste plaats bij het in kaart brengen van het papierverbruik. Want meten is weten, een eerste stap naar een efficiënt documentbeheer en de bijbehorende besparing.
