Merak, gespecialiseerd in archiefbeheer en ‑bewaring voor zowel fysieke als digitale archieven, introduceert MyMerak. Het nieuwe online platform biedt klanten een totaaloplossing waarmee ze sneller en efficiënter hun fysieke en digitale archieven kunnen beheren. Klanten behouden zo de volledige controle over hun archieven en beslissen voortaan zelf waar en wanneer ze documenten willen raadplegen. Daarnaast kunnen ze ook online afspraken inplannen voor een offline back-up, het scannen van documenten, de vernietiging van zowel fysieke als digitale documenten of data en de bestelling van speciale archiefdozen.
Met deze extra online diensten biedt Merak kmo’s, zelfstandigen en vrije beroepen zoals dokters, notarissen en advocaten een veilige, overzichtelijke en betaalbare oplossing. Bij dit type bedrijven en beroepen circuleren nog steeds heel wat papieren documenten en neemt ook het digitale archief toe. Met MyMerak wil Merak ook deze documenten digitaliseren.
Wie heeft toegang?
MyMerak is een nieuw online platform voor het archiveren van documenten. Bedrijven kunnen gratis hun account aanmaken via https://mymerak.merak.be. De klant beslist zelf wie toegang krijgt tot het account, zodat de medewerkers zelf hun gearchiveerde documenten kunnen consulteren. De beheerder kan deze rechten continu aanpassen wanneer nodig. Via dit nieuwe online platform kunnen klanten ook aangeven waar en wanneer nieuwe archieven moeten worden opgehaald of bestaande archieven moeten worden geleverd.
Na het verstrijken van de gewenste bewaartermijn kiest de beheerder online het tijdstip wanneer de documenten of data op een professionele manier mogen worden vernietigd. Merak maakt alle archieven 24/7 beschikbaar en raadpleegbaar. Ook kan Merak op verzoek papieren documenten inscannen en digitaal beschikbaar maken via de safe-cloud van MyMerak.
Bewaartermijnen
Nicolas Uyttenhove, Sales & Marketing Manager bij Merak, legt uit: “De wetgeving rond administratieve of wettelijke bewaartermijnen is vaak een kluwen van regeltjes en details. Vaak zijn kmo’s, zelfstandigen en vrije beroepen zich niet bewust van administratieve of wettelijke bewaartermijnen van documenten. Niet-naleving van de voorschriften kan leiden tot administratieve en/of strafrechtelijke sancties. Het is dus zeker belangrijk om documenten met de juiste zorg te bewaren. En indien je daar de juiste middelen niet voor hebt, is een externe archiefbeheerder de beste oplossing. Met MyMerak bieden we hen de kans om hun archief extern te laten beheren en bewaren met dezelfde kwaliteit, service en bescherming als voor grote ondernemingen en multinationals.”
Uyttenhove besluit: “Het uitbesteden van een archief hoeft zeker niet veel te kosten. Met MyMerak kunnen bedrijven ook exact berekenen hoeveel extern archiveren hen zal kosten.“
