Tot voor kort zette de tijdrovende en weinig schaalbare back-office een rem op de groei van het beloftevolle Ambits. De start-up, gespecialiseerd in het faciliteren van mentoring, deed daarom een beroep op de RoboRana Groep. De specialist in intelligent process automation automatiseerde met behulp van low-code de administratie achter de opvolging van de mentortrajecten. Microsoft Excel en duur maar ontoereikende software maakten plaats voor een futureproof, toegankelijke en gebruiksvriendelijke applicatie die de communicatie aanstuurt, de trajecten voor iedereen in kaart brengt en de adminkost halveert.
Ambits helpt leidinggevenden en managementteams een betere versie van zichzelf te worden door hen te koppelen aan ervaren mentoren die hun kennis en ervaring doorgeven tijdens uitgestippelde trajecten van gemiddeld zes maanden. Het mentoringbedrijf kan bogen op een sterke community van mentoren, waarvan het grootste deel zelf nog actief is als ondernemer of op C-level. De start-up, opgericht in 2020, levert diensten aan zo’n tachtig Belgische spelers, van grote kleppers over kleinere familiebedrijven en kmo’s tot start- en scale-ups.
Manueel en ontoegankelijk
Bij het faciliteren van deze mentortrajecten komt heel wat administratie kijken. De geschikte mentor moet gezocht worden, verschillende sessies ingepland, het traject opgestart en over dit alles moet recurrent gecommuniceerd worden naar mentee en mentor. Hiervoor maakte Ambits in de eerste plaats gebruik van dure off-the-shelf mentoringsoftware.
“We konden die wat configureren maar al snel bleek het een heel logge tool. De software was weinig flexibel en intuïtief. Ze kon onze workflow niet volgen, noch voldoen aan onze wisselende noden en die van onze klanten. Daarnaast was integratie met onze andere tools onmogelijk, terwijl rapportering en data-inzichten onbestaand waren. Hierdoor hadden we geen overzicht van de algemene status”, vertelt Gerrit Sarens, CEO van Ambits. Om die reden werd er nog een apart overzicht bijgehouden in Microsoft Excel. “Dit manueel proces was dan weer bijzonder tijdrovend, want de updates in het statusdocument werden niet automatisch getriggerd door de stappen die voltooid waren in onze workflow. Ook was deze oplossing niet toegankelijk voor iedereen.”
Paar klikken
Daarom ging Ambits op zoek naar een toepassing die zowel gebruiksvriendelijk was als altijd en voor iedereen toegankelijk. Een paar muisklikken moest volstaan voor een snel overzicht en opvolging van alle trajecten. Ook moest het mogelijk zijn e-mailverkeer automatisch te integreren in de tool. Via Dries Vandevyvere van Proj3ctS, die als mentor actief is voor Ambits en hun manier van werken dus goed kent, kwam Ambits uiteindelijk bij RoboRana terecht. Proj3ctS werd uiteindelijk verantwoordelijk voor de high-level architectuur, het projectmanagement en de coördinatie tussen Ambits en RoboRana als technische partner.
“Het ritme van de contactmomenten is cruciaal voor het succes van elk mentoringtraject, net als de opvolging, zonder extra administratieve last voor mentor, mentee of de back-office van Ambits. Het was daarom zaak om niet alleen te denken in technologie, maar ook de organisatie en processen in vraag te stellen”, vertelt Dries Vandevyvere.
Na een grondige analyse van de pijnpunten en ‘must-haves’ bouwde RoboRana een applicatie met low-code en het Microsoft Power Platform. Het platform liet toe om makkelijk de integratie te maken met andere tools en diensten die Ambits reeds gebruikt, zoals de formulierbouwer Jotform en het mailprogramma Outlook.
“Alle formulieren en communicatie uit Jotform vertrekken nu automatisch naar de stakeholders en het e-mailverkeer werd geïntegreerd”, vertelt Lorenz Verheyden, managing partner bij Roboest, onderdeel van de RoboRana Groep. “Alle communicatie werd zo geautomatiseerd terwijl het platform alle info en data centraliseert. Alle key stakeholders hebben via een eigen login toegang tot het platform en een realtime zicht op de trajecten en relevante data, afhankelijk van filters en hun toegekende rol zoals sales- of follow-upmanager. Wat ook nieuw is in de applicatie, is tijdregistratie. De mentoren kunnen nu in timesheets hun gepresteerde tijd registreren. Op langere termijn geeft dit inzicht in de efficiëntie en duur van de trajecten.”
Vertaalslag
Het project werd opgestart in november 2022 en de applicatie ging live begin mei 2023, bij het aflopen van de licentie op de oude software. Een krappe deadline, maar inmiddels werden vijftig projecten met succes geëmigreerd en werpt de applicatie zijn vruchten af.
“RoboRana heeft de vertaalslag snel en goed gemaakt. Ze begrepen snel onze complexe manier van werken en dat zie je in de tool. Nu kunnen we onze trajecten beter opvolgen. Gebruiksgemak was altijd prioriteit. Klanten en mentoren zijn hier niet voor onze tool, dat moest dus frictieloos verlopen. De gebruikservaring is nu veel beter, dankzij de app draait onze back-office ondersteunend in de achtergrond. Het nieuwe dashboard maakt de opvolging van onze dienstverlening veel overzichtelijker, wat de verdere groei van onze business sterk ondersteunt”, getuigt Gerrit Sarens.
Schaalbaar
Het manuele werk is voor Ambits nu verleden tijd. De back-office en sales hebben zicht op dezelfde informatie, wat hen op één lijn brengt. Betere toegang tot de app creëert meer transparantie in de trajecten, waardoor de dienstverlening uniformer wordt en de kwaliteit voor de mentee erop vooruit gaat. Bovendien is de oplossing perfect schaalbaar.
“Naarmate Ambits groeit, kunnen perfect meer personen worden toegevoegd zonder een grote impact op de licentiekosten, die sowieso al een pak lager liggen in vergelijking met de oude software. Nu is het zaak om de tool een poos te laten draaien. We willen Ambits de ruimte geven om te wennen aan het systeem en mogelijkheden voor de toekomst te spotten”, gaat Lorenz Verheyden verder.
“We gaan nu een aantal maanden aan de slag met de tool. Ik ben ervan overtuigd dat we iets hebben gecreëerd waarop we verder kunnen bouwen. We beschikken over alle ‘must-haves’, binnenkort kunnen we kijken naar de ‘nice-to-haves’”, besluit Gerrit Sarens.
“Door de flexibiliteit en inzet van RoboRana zijn we er in geslaagd om een grote technologische stap te zetten in de ontwikkeling van Ambits: professioneler, gestructureerder en efficiënter”, getuigt Dries Vandevyverevan Proj3cts. “Het eindresultaat is een applicatie die op tijd en binnen budget werd opgeleverd en Ambits in staat stelt zich te richten op wat echt belangrijk is: groei en impactvolle mentoringtrajecten.”
