Microsoft Copilot optimaal benutten

Microsoft intro­du­ceerde vorige maand, op 1 november 2023, Microsoft 365 Copilot, een nieuwe reeks op gene­ra­tieve AI geba­seerde hulp­mid­delen voor alle Microsoft 365-toepas­singen. Volgens Microsoft verandert Copilot de manier waarop we werken voorgoed. Copilot vereist echter wel enige aanpas­sing van orga­ni­sa­ties en mede­wer­kers om alle kansen in de praktijk te benutten. 

Wat is Copilot?

Microsoft 365 Copilot is een digitale assistent die de produc­ti­vi­teit en kwaliteit van de producten en diensten van Microsoft verhoogt. Copilot doet dit door gebruik te maken van gene­ra­tieve AI. Dat betekent dat het verschil­lende data­bronnen uit de infor­ma­tie­sys­temen van een orga­ni­satie raad­pleegt om iets nieuws te genereren. Als je bijvoor­beeld een Teams-meetings niet kan bijwonen, kan je Copilot deze meeting laten volgen. Naderhand ontvang je een trans­cript van Copilot en kan je vervol­gens zelfs vragen om een opsomming van de high­lights en actie­punten. Dat bespaart enorm veel tijd; je hoeft de meeting niet terug te kijken en kan direct aan de slag met de informatie.

Slimmer werken

Copilot assis­teert gebrui­kers ook met het maken van een concept voor een e‑mail, een tekst, een presen­tatie of een bere­ke­ning. Die hulp kan inge­roepen worden in alle Microsoft Office-appli­ca­ties. Zo kan je vervol­gens voort­bor­duren op deze opzet. Daarmee wordt de kwaliteit van je werk alleen maar hoger. Op grote schaal heeft dat een aanzien­lijke en positieve impact op de organisatie.

Door de gene­ra­tieve AI van Copilot besteden gebrui­kers minder tijd aan de tools en meer tijd aan het belang­rijkste werk. Dat voordeel wordt echter alleen behaald als het doel voor het gebruik van Copilot vooraf duidelijk is en het gebruik optimaal wordt benut. Bij Soft­wa­reOne wordt dat inzich­te­lijk gemaakt voor orga­ni­sa­ties, zo worden ze geholpen met het opti­ma­li­seren van het gebruik van Copilot.

Copilot levert nieuwe inzichten of ideeën op

Soft­wa­reOne stond al bij de lancering van Copilot klaar met de Copilot Advisory-diensten. Onze diensten onder­steunen orga­ni­sa­ties bij het imple­men­teren en adopteren van Copilot. De diensten bestaan uit een aantal workshops waarmee onze consul­tants uitleggen wat Copilot precies is en welke waarde zij daarmee kunnen creëren.

De consul­tants onder­zoeken samen met de klant wat de moge­lijk­heden van Copilot zijn en of de orga­ni­satie daar klaar voor is. Zij contro­leren ook of de orga­ni­satie beschikt over de juiste licenties en technisch klaar is voor Copilot. Dat gaat niet alleen om de Copilot-licentie zelf, maar ook om de producten en maat­re­gelen voor gover­nance, compli­ance en security.

De intro­ductie van Copilot brengt ook veran­de­ringen met zich mee voor de mede­wer­kers. Hoe zorgt Soft­wa­reOne ervoor dat de orga­ni­satie daarin meegaat? Dat is vaak een kwestie van ‘zien is geloven’. Met de gene­ra­tieve AI van Copilot komen mede­wer­kers tot nieuwe inzichten of ideeën die zij zelf niet hadden kunnen bedenken. Daar kunnen zij dan op verder bouwen. Mensen zien ook al snel het gemak, de produc­ti­vi­teit en de kwaliteit die Copilot toevoegt aan hun werk.

Prompt management 

Copilot is en blijft een assistent. Je houdt zelf de regie en dat maakt de zoge­noemde ‘prompt’, de vraag die je stelt of de opdracht die je geeft, erg belang­rijk. Hoe nauw­keu­riger de prompt, hoe beter de uitkomst. Ook voor dit ‘prompt mana­ge­ment’ kunnen klanten rekenen op consul­tants van Soft­wa­reOne. Zij adviseren hoe gebrui­kers de vragen, opdrachten en bronnen het best kunnen formu­leren. Daarna zorgen wij ervoor dat de data­bronnen beschik­baar zijn. Dat kan op locatie zijn, in een extern data­center of bij een of meerdere cloud­pro­vi­ders. Wij wijzen orga­ni­sa­ties de weg naar Copilot en Copilot de weg in de hybride multi-cloud.