Unit4 heeft vandaag de belangrijkste trends in de adoptie van Shared Services door organisaties in de publieke sector en zakelijke dienstverlening belicht, op basis van gegevens uit de 2023 State of the Digital Nation en Pierre Audoin Consultants (PAC) Study: Professional Services – A Benchmark for 2023, beide in opdracht van Unit4.
De onderzoeken laten zien dat er al een brede acceptatie is van Shared Services, zowel bij zakelijke dienstverleners als bij overheidsinstanties. Het suggereert echter dat er een duidelijke focus ligt op het gebruik van shared services, niet alleen om kosten te besparen, maar ook om operationele prestaties, besluitvorming en wendbaarheid te verbeteren, om zo organisatorische veerkracht te bereiken.
Bewegen van kostenbesparing naar gedeelde veerkracht
Ongeveer de helft van de zakelijke dienstverleners in het PAC-onderzoek geeft aan dat ze projectmanagement, klantenservice en verkoop en marketing hebben gecentraliseerd, wat laat zien dat Shared Services effectief kunnen zijn bij het stroomlijnen van belangrijke klantgerichte bedrijfsprocessen. Een vijfde van de dienstverlenende organisaties geeft aan dat ze zich de komende drie jaar richten op het op één lijn brengen van de kernprocessen voor het beheer van projecten, contracten en hulpmiddelen. Dit kan een reactie zijn op de impact van werken op afstand, maar ook op het feit dat zakelijke dienstverleners het potentieel inzien van de ontwikkeling van wereldwijde leveringsmodellen, waarvoor kritische functies internationaal moeten worden vereenvoudigd en gecoördineerd. Bijna een kwart (24%) zegt dat ze de financiële planning en analyse (FP&A) in de komende drie jaar zullen centraliseren. Hieruit blijkt dat dienstverlenende organisaties van plan zijn om te profiteren van de voordelen die ze tot nu toe hebben behaald met Shared Services, om met FP&A-tools één overzicht van gegevens van het hele bedrijf te creëren. Het weerspiegelt ook het inzicht dat de voordelen van de aanpak van Shared Services niet beperkt zijn tot het elimineren van kosten, maar ook de ontwikkeling behelst van een grotere wendbaarheid in het reageren op kansen met behulp van real-time inzichten.
“Zakelijke dienstverleners passen zich snel aan en ze begrijpen dat Shared Services kunnen helpen om veerkracht op te bouwen tegen onzekerheid in de markt, wat van doorslaggevend belang is als ze concurrentieel willen blijven”,zegt Mike Ettling, CEO van Unit4. “Tijdens de pandemie experimenteerden dienstverlenende organisaties met wereldwijde leveringsmodellen en voor ambitieuze bedrijven in het middensegment van de markt kan dit een manier zijn om onderscheidend te zijn. Maar om succesvol te zijn, zijn gestroomlijnde en op elkaar afgestemde interne en externe bedrijfsprocessen nodig. Het is duidelijk dat het model voor Shared Services een effectievere manier is om de juiste basis te leggen voor wereldwijde leveringsstrategieën.”
Belgische zakelijke dienstverleners (37%) lopen voor op het wereldwijde gemiddelde en zijn van plan om hun financiële en boekhoudkundige functies in de komende drie jaar te verplaatsen naar een model van Shared Services, vergeleken met 25% in Scandinavië. De DACH-regio laat duidelijk zien wat de voordelen zijn van de overstap naar een model van Shared Services, aangezien 77% van de zakelijke dienstverleners hun projectmanagementteams al hebben overgezet naar deze manier van werken en ze beter presteren dan hun collega’s als het gaat om het op tijd opleveren van projecten. Dit kan deels worden toegeschreven aan het feit dat ze een holistisch beeld hebben van alle gegevens binnen hun organisaties over projectmanagement.
“Er is een dringende noodzaak om naar het model van Shared Services in de publieke sector te kijken, niet alleen vanwege budgettaire beperkingen, maar omdat men inziet dat dienstverleners moeten samenwerken om diensten effectief aan burgers te leveren”, aldus Mike Ettling, CEO van Unit4. “Shared Services ondergaan een perceptieverandering. Dat houdt in dat ze niet langer alleen worden gezien als een middel om kosten te besparen, maar als een strategisch middel om fundamentele uitdagingen op te lossen rond verouderde systemen, gegevenscompatibiliteit en het leveren van real-time analyses. Het model heeft het potentieel om ambitieuze transformatiedoelen te bereiken om de publieke sector doelgericht te maken in de 21e eeuw.”
Publieke sector
Er is een aanzienlijke groei geweest in de adoptie van Shared Services , die van 0% in 2021 naar 33% in 2023 is gegaan, volgens het onderzoek van State of the Digital Nation. Voor degenen die al gebruikmaken van Shared Services, is het vergroten van de voetafdruk een van de top drie veranderingen die organisaties in de publieke sector in de afgelopen 24 maanden hebben doorgemaakt.
Uit het onderzoekt blijkt dat de impact van legacy systemen op innovatie het grootste is in de Benelux waar 39% van de respondenten het als een ‘prioritaire’ uitdaging zien. Ter vergelijking, in de US is dit 38% en in Franrijk 35%. Gegevensoverdracht en compatibiliteit tussen oude systemen zijn vaak een probleem en staan innovatie en datagedreven besluitvorming in de weg. Hiermee wordt het belang van Shared Services voor dienstverlenende organisaties opnieuw onderstreept. Ze kunnen helpen alle gegevensbronnen te stroomlijnen en te integreren en zo een nauwkeurig beeld van de prioriteiten te krijgen en wendbaarder te worden waardoor prestaties kunnen worden geoptimaliseerd.
