Als leverancier wil je een nieuwe zakelijke klant zo snel mogelijk inzage in informatie kunnen geven, zoals in bijvoorbeeld voorraadgegevens, gedetailleerde productinformatie en de leveringsstatus. Shimano Europe slaagde er met behulp van het SAP Business Technology Platform (BTP) in om de ‘onboardingtijd’ te halveren.
De klanten van Shimano Europe zijn onder andere fietsfabrikanten, fietswinkels, online retailers en distributeurs. De berichten worden verzonden via Webservices (API’s) en Electronic Data Interchange (EDI).
Een-op-eenverbindingen
“In 2021 waren we in staat om 12 miljoen berichten te monitoren”, vertelt Ana Tosi, IT Senior Manager bij Shimano Europe Group. “Opmerkelijk genoeg was 75 procent van deze berichten gebaseerd op point-to-point FTP (File Transfer Protocol). Die hoeveelheid resulteerde in een grote complexe omgeving waarin elke integratie op maat werd gebouwd, zonder monitoring en met afzonderlijke silo’s rond elke klant. Dit bleek niet schaalbaar te zijn en maakte het ingewikkeld om het 1:1-integratielandschap te handhaven.”
“Voor tien klanten moest je ook tien integraties bouwen”, zegt Igor Mitrovic, SAP Integration Solution Architect bij partner Acorel. Die integraties zijn volgens Mitrovic kostbaar en moeilijk te onderhouden. Het ‘aansluiten’ van een nieuwe klant neemt bovendien veel tijd in beslag. Meer dan acht weken integratietijd was niet ongebruikelijk.
Keten verstopt
Met name toen de vraag naar fietscomponenten tijdens de coronapandemie explodeerde, liep Shimano tegen de beperkingen van het integratielandschap aan. Mitrovic: “Grote retailers konden hun klanten nog niet eens vertellen wanneer bestelde onderdelen binnen zouden komen. De keten zat volledig verstopt.”
“We moesten een schaalbaar landschap creëren waarin we moeiteloos nieuwe klanten kunnen onboarden en hen de juiste informatie kunnen verstrekken”, vervolgt de SAP Integration Solution Architect. Tosi: “Klanten moeten snel hun bestellingen kunnen plaatsen, realtime toegang hebben tot gedetailleerde productinformatie en bestellingen van dag tot dag kunnen volgen.”
SAP BTP ‘no-brainer’
Tijdens gesprekken met SAP over een geplande migratie naar SAP S/4HANA werd Shimano Europe geattendeerd op de mogelijkheden van de SAP BTP Integration Suite. “Het gebruik van deze oplossing was eigenlijk een no-brainer”, blikt Tosi terug. “We maakten al gebruik van SAP Hybris en hadden plannen om de ERP-omgeving van Shimano Europe te migreren naar SAP S/4HANA. Het was dan ook logisch en bovendien kosteneffectief om voor de integratie met deze systemen SAP BTP Integration Suite te gebruiken.”
Nadat Acorel door SAP was voorgedragen als partner voor de implementatie was een proof of concept binnen tien dagen gerealiseerd. Een team van Shimano Europe en Acorel ontwikkelde vervolgens 32 integraties. “Met hetzelfde team en hetzelfde budget realiseren we meer integraties dan we oorspronkelijk hadden gepland”, schetst Tosi. “Een deel van deze integraties is al in productie, waardoor we voorlopen op ons eigen schema. We zijn erin geslaagd om de implementaties te versnellen en succesvol technische go-lives voor te bereiden.”
Shimano en Acorel één team
Die prestatie is onder andere het resultaat van de goede synergie tussen Shimano en Acorel. Teamwerk is dan ook noodzakelijk. “Bij een correcte implementatie van SAP BTP komt veel kijken. Het is niet simpelweg een kwestie van creditcard trekken, installeren en klaar”, benadrukt Mitrovic. “Je moet bijvoorbeeld je infrastructuur aanpassen en nadenken over zaken als security en identity and access management, foutafhandeling en monitoring.”
Zo creëerden Shimano Europe en Acorel met behulp van SAP Build Workzone, SAP Business Application Studio en SAP Workflow Management extensies voor monitoring en operationele ondersteuning. Deze extensies bieden inzicht in metrieken zoals berichtenvolumes, fouten en trends, waardoor het beheer van het end-to-end integratielandschap wordt verbeterd.
SAP BTP heeft als platform bijgedragen aan het verbeteren van de beveiliging van de gegevensstromen tussen interne bedrijfsprocessen en klanten. Met SAP API Management werd het beveiligingsniveau verhoogd en werden functies zoals beleidsregels en quota’s (beperkingen van realtime calls) geïmplementeerd die van toepassing kunnen zijn op kritieke bedrijfsprocessen zoals order-to-cash.
97 procent kostenbesparing
Hoewel Shimano Europe nog midden in de implementatie van het nieuwe integratielandschap zit, zijn de voordelen volgens Tosi vergeleken bij bestaande alternatieven nu al duidelijk zichtbaar. Zo verwacht het bedrijf door de overstap van een externe broker voor berichtenuitwisseling naar SAP BTP een kostenbesparing te realiseren van ongeveer 97 procent. De onboardingtijd voor nieuwe klanten is gehalveerd, van acht tot vier weken.
De zakelijke klanten van Shimano hebben bovendien realtime toegang tot de informatie die zij nodig hebben. “Met de nieuwe integratie-infrastructuur is Shimano Europe goed gepositioneerd om snel in te spelen op veranderende marktomstandigheden en het benutten van nieuwe kansen”, besluit Tosi. “De verbeterde gegevensuitwisseling met partners en klanten zal de concurrentiepositie van Shimano Europe versterken en de tevredenheid van retailers en distributeurs verhogen.”
Hier is een podcast te vinden over het gebruik dat Shimano maakt van SAP BTP.
