Voor veel mensen rijmt boekhouding niet meteen met innovatie en modernisering. Nochtans ondergaat het beroep van boekhouder vandaag een echte digitale transformatie. Deze digitalisering wordt verder versneld door de sociale afstand en de opkomst van nieuwe generaties ondernemers die niets anders hebben gekend dan digitale tools.
Uit deze vaststelling is iFid – Digitale Fiduciaire in 2021 ontstaan. Het Brusselse bedrijf koos er van meet af aan voor om het merendeel van zijn dossiers te beheren in Horus Office, een boekhoudsoftware ontwikkeld door de Belgische startup Horus Software. Dankzij Artificiële Intelligentie kunnen klanten hun facturen automatisch scannen. Het repetitieve werk van de boekhouding wordt zo semi-geautomatiseerd waardoor boekhouders tijd winnen om activiteiten te doen met een echte toegevoegde waarde, zoals klantadvies.
Real-time overzicht
Dit klantadvies begint met een boekhouding die volledig up-to-date is. Vandaag zijn er nog altijd boekhouders die gedurende een groot deel van het jaar zonder kompas varen; sommige financiële balansen worden soms tot zeven maanden na de afsluiting uitgegeven. Dankzij codas en Horus Software kunnen ondernemers hun financiële documenten bijna onmiddellijk uploaden in hun boekhouding bij iFid – Digitale Fiduciaire, waardoor ze in realtime een overzicht hebben van hun financiën. In deze tijden van onzekerheid is het niet meer denkbaar om een bedrijf blind te runnen. Bedrijfsleiders vragen steeds vaker een directe analyse van de financiële gezondheid van hun bedrijf.
Allen digitaal
Naast de groeiende vraag naar onmiddellijke financiële rapportages is het gedwongen thuiswerk een ander kantelmoment geweest in de digitale transformatie van de boekhoudsector. Van de ene dag op de andere moest de industrie zich langs zijn creatiefste kant laten zien. Ondernemers moesten plots al hun financiële documenten scannen en digitaal insturen. Gedaan dus met de schoenendoos vol btw-kastickets. Zelfs na de heropening van de kantoren is de gewoonte om zijn documenten te scannen verankerd gebleven, en dit verrassend genoeg binnen alle leeftijdscategorieën.
Om documenten zo gemakkelijk mogelijk te delen heeft iFid – Digitale Fiduciaire een e-mailadres opgericht waarnaar klanten hun gescande documenten kunnen mailen. Een andere optie is om de facturen rechtstreeks in Horus Office te uploaden. De AI herkent daarna de verschillende elementen zoals de naam van het bedrijf of het bedrag, en wijst ze toe aan de juiste boekhoudkundige post. Er rest de boekhouder niets anders dan het werk van de machine te dubbelchecken. Bij iFid – Digitale Fiduciaire kost de codering tot twee keer minder tijd dankzij de automatisering met Horus Office.
Voor iFid – Digitale Fiduciaire zijn boekhouding en digitalisering vanaf nu onafscheidelijk. Nicolas Widar – oprichter van iFid – Digitale Fiduciaire, legt uit: “Op lange termijn hebben we veel tijd bespaard door volledig digitaal te gaan werken. Onze boekhouders moeten nu niet meer achter hun klanten lopen om alle documenten op tijd te krijgen. Een ander voordeel is dat we de ondernemers beter kunnen adviseren dankzij de gegevens in realtime. Eens ze het gewoon zijn, scannen de klanten hun facturen bijna onmiddellijk. Ze zijn blij dat ze jaarlijks geen weekends meer moeten opofferen om hun boekhouding te ontstoffen. Langs onze kant hebben we ook veel minder drukke periodes bij het afsluiten van de btw.”
Benjamin Tailleur, Product Manager bij Horus Software: “We zijn blij dat we mogen samenwerken met een vooruitstrevend bedrijf zoals iFid – Digitale Fiduciaire. We zijn voortdurend bezig met nieuwe ontwikkelingen in Horus Office en proberen steeds te luisteren naar de feedback van onze klanten. We willen aan boekhouders de tijd teruggeven om zich te focussen op activiteiten met een echte toegevoegde waarde. Dankzij de automatisering met onze AI kunnen ze tot 40% tijd winnen.”
IFid – Digitale Fiduciaire heeft, dankzij zijn aanbod, snel een plaats op de markt veroverd: het jonge bedrijf telt nu 16 medewerkers voor 500 klanten. 75% van zijn klanten heeft een intern dossier op Horus Office.
