Zo creatief als de medewerkers van Essentiel in hun kledingcollecties zijn, zo onoverzichtelijk waren de Excel-tabbladen die de data van het Antwerpse modehuis oplijstten. Stof tot nadenken voor Datashift, dat werd ingeschakeld om een gebruiksvriendelijkere en performante business intelligence-infrastructuur uit te bouwen. Die BI voorziet het management van Essentiel voortaan van duidelijke, gerichte en snelle rapporteringen die helpen om van een transactiegedreven bedrijf naar een klantgedreven zaak te evolueren.
Modezaak Essentiel startte in 1999 met een enkele t-shirtcollectie. Sindsdien groeide het Antwerpse merk fors, en zijn de collecties te vinden in zowel multi-merkwinkels als de meer dan tien eigen filialen. In 2018 klopte de modezaak aan bij Datashift om een nieuwe business intelligence (BI) oplossing uit te werken. “Tot dan hadden we een louter Excel-gedreven BI”, herinnert Essentiel CFO Peter Bruggeman zich. “Zo’n systeem werkt eigenlijk niet in een creatieve omgeving zoals een modebedrijf. Er zijn weinig medewerkers die goed met Excel overweg kunnen, laat staan weten wat de mogelijkheden zijn. Ik heb toen de eigenaars kunnen overtuigen om te investeren in een BI-oplossing die visueler is en meer tot de verbeelding spreekt. Een BI die meer doet dan tabellen oplijsten en op een bevattelijke manier specifieke informatie geeft, met als doel het bedrijf data-georiënteerder te maken.”
Uit meerdere kandidaten werd uiteindelijk Datashift gekozen. De no-nonsense, klantgedreven aanpak en het streven naar duidelijke impact bleken op maat van Essentiel. “Niet alleen de voorgestelde oplossing, maar ook de aanpak van Datashift sprak ons aan”, motiveert Peter die keuze. “We opereren allebei op dezelfde schaal, waardoor Datashift zich kan inleven in een KMO-omgeving. Bovendien is het contact met Datashift zeer goed, ook nu nog. Indien er een probleem zou zijn, weet ik dat ik Nico kan bellen. Dat speelt zeker mee.” De intensieve audit met het onderzoek, de aanbevelingen en concrete roadmap werden afgerond op een maand tijd. De verdere implementatie loopt volgens het tempo van het bedrijf, wat bij Essentiel leidde tot verschillende periodes van intensieve BI-ontwikkeling.
Databeheer en -cultuur
Datashift ondersteunt Essentiel bij alle aspecten van databeheer, waaronder strategisch advies, datamodellering, analyses en het ondersteunen van de medewerkers. Daarvoor wordt gebruikgemaakt van de platformen Tableau, Pentaho Data Integration en PostgreSQL database. Een eerste stap in het uitwerken van de nieuwe BI bestond uit zowel een business- als technische audit. Daaruit volgde een concreet plan voor een doeltreffende data-omgeving die beantwoordt aan de ambities en toekomstplannen van Essentiel. Bij de implementatie werd nauw samengewerkt met de IT-afdeling van Essentiel, terwijl de uitwerking van de datamodellen en rapportering grondig besproken werd met de kerngebruikers binnen het modebedrijf. Door gefaseerd en per businessdomein te werken, bewaarde Datashift de focus op business impact genereren via slim datagebruik.
“Datashift maakte duidelijk dat we niet alleen een nieuwe BI nodig hadden, maar ook een meer datagedreven bedrijfscultuur”, zegt Peter Bruggeman, CFO Essentiel
Doorheen het project deed Datashift verschillende aanbevelingen, zowel op vlak van BI, bedrijfsstructuur als datacultuur. Het hele project werd gedragen door een gemengd team met medewerkers van Datashift en Essentiel. Naast het uitwerken van de nieuwe BI zijn er predictieve modellen getest en geëvalueerd, is de data-omgeving gebruikt voor datakwaliteitscontroles in bronsystemen en is Essentiel nu meer zelfredzaam in het beheer van de data-omgeving. “Wij zijn een creatief bedrijf, wat betekent dat er niet bijster veel structuur is en belangrijke KPI’s vaak ad hoc bepaald worden”, geeft Peter Bruggeman aan. “Doordat Datashift veel gesprekken heeft gevoerd binnen Essentiel, begrepen ze welke KPI’s belangrijk zijn om over te rapporteren. Hun werkwijze maakte ook duidelijk dat we niet alleen een nieuwe BI nodig hadden, maar ook een meer datagedreven bedrijfscultuur. Dat is een leer- en groeiproces dat past binnen de ambitie van Essentiel om meer resultaatgericht te werk te gaan.”
Analyse versterkt intuïtie
Het voordeel van die datagedreven manier van werken werd al snel duidelijk. “Er zijn modellen ontwikkeld die ons toelaten om veel sneller trends te spotten en data te meten”, somt Peter op. “Zo krijgt het senior management twee keer per dag een salesrapport: ‘s avonds bij het sluiten van de winkel en een update de volgende ochtend, aangezien de website ‘s nachts actief blijft. In dat rapport staat op winkelniveau hoe bepaalde winkels het doen tegenover een andere periode, en staat bijvoorbeeld ook opgelijst hoeveel klanten er waren en hoeveel items ze in hun winkelmandje hadden. Dat is heel belangrijke informatie om te weten hoe winkels presteren, want zo kan je bijvoorbeeld het aanwezige winkelpersoneel beter afstemmen op het verwachte aantal bezoekers. Zonder BI-infrastructuur kan je die zaken intuïtief bepalen, maar dankzij het werk van Datashift kunnen we die intuïtie nu versterken met een rationele analyse die onmiddellijk beschikbaar is. In onze sector kan het huwelijk van die twee zaken mooie resultaten opleveren”, aldus Peter.
Van transactiegedreven naar klantgedreven
De samenwerking tussen Essentiel en Datashift is nog lang niet ten einde. “Onze business evolueert voortdurend”, weet Peter. “In een sector die heel hard getroffen is door de covid-crisis en waarbij de e-commercebusiness explosief groeit, heb je voortdurend andere soorten rapportering nodig. Momenteel zijn we nog heel hard transactiegedreven: we meten hoeveel en wat waar verkocht wordt. In de toekomst willen we meer klantgedreven worden: we willen weten of klanten online of in de winkel shoppen en waarom ze dat doen. Als we die gegevens kunnen verzamelen in een heldere rapportering, kunnen we onze klanten op het juiste moment met de juiste boodschap aanspreken. Op dat vlak zal Datashift ons zeker nog kunnen helpen.”
