Als fabrikant moet je vooruit kunnen kijken om eventuele problemen in het productieproces voor te zijn. Hoe ontwikkelt bijvoorbeeld de vraag zich? En zijn de voorraden en de productiecapaciteit afgestemd op die vraag? Voor een beter inzicht in de business en in de toekomst implementeerde Royal Herkel – bekend van onder andere in 2019 SAP S/4HANA. Hoe zijn de ervaringen bijna twee jaar later?
Het ruim honderd jaar oude Royal Herkel produceert voedingssupplementen, speciale cosmetica en medische hulpmiddelen. Bekend zijn de Potter’s keelpastilles, in het markante zwarte blikje met de leeuw. “Maar dat is dan meteen ook het enige product dat wij onder eigen merk produceren”, zegt Wietze Dijksma, Business Improvement Manager & Supply Chain Planning Lead bij Herkel. “Verder zijn wij voor honderd procent een contractfabrikant.”
“Zeker sinds de uitbraak van de coronapandemie is de vraag naar de diverse producten die wij produceren geëxplodeerd”, vervolgt Dijksma. “De vraag naar bijvoorbeeld vitamine C- en vitamine D-producten en zinktabletten heeft een boost gekregen. Het past in de bredere trend dat de vraag naar producten die een gezonde leefstijl bevorderen toeneemt.” Het bedrijf uit Zeewolde zag in 2020 de omzet van die producten dan ook met ruim twintig procent groeien.
Gevalideerd ERP-systeem
Een modern planningssysteem garandeert bij Herkel dat orders op het juiste moment worden geproduceerd en afgeleverd, ook bij fluctuaties in de vraag. “Je moet bijvoorbeeld altijd inzicht hebben in de toeleveringsketen en het verloop van de voorraad, en weten wanneer het productieapparaat tegen limieten aan dreigt te lopen zodat je tijding kunt anticiperen”, aldus Dijksma.
Voor meer transparantie en inzicht in de processen implementeerde Herkel in 2019 SAP S/4HANA. Martin Siebert, Chief Financial Officer van Herkel: “Het ERP-systeem waarmee we werkten, was niet meer van deze tijd. Het legde ons beperkingen op als het gaat om het creëren van inzichten in de business, en maakte het lastig om vooruit te kijken. De kennis die nodig was om met dit systeem om te gaan, zat bovendien in de hoofden van een beperkt aantal mensen.”
Maar er was nog een belangrijke reden om de overstap naar SAP S/4HANA te maken. Voor behoud van het Good Manufacturing Practice (GMP)-certificaat waarover Herkel beschikt, is het noodzakelijk dat automatiseringssystemen zijn gevalideerd. “Om risico’s tijdens het productieproces uit te sluiten, worden er wel duizend requirements gesteld aan een automatiseringssysteem. Op die manier borg je dat je een systeem hebt waarop je kunt vertrouwen”, legt Siebert uit.
Eén geïntegreerd systeem
Het nieuwe ERP-systeem moest niet alleen gevalideerd zijn en meer inzicht bieden. Ook het ‘integratie-aspect’ was belangrijk. Herkel wilde geen losse modules meer hebben, maar één systeem waarin alle zaken aan elkaar worden gekoppeld. Van inkoop, planning en logistiek tot verkoop en finance. “Dit bleek met SAP S/4HANA met zo min mogelijk maatwerk te realiseren”, merkt Dijksma op. “Onze partner NTT DATA Business Solutionskon met een gevalideerde aanpak en bewezen best practices zorgdragen voor de implementatie.”
“Het project vond plaats op de centrale locatie van Herkel in Zeewolde, waar zich een centraal magazijn en alle fabrieksprocessen waaronder meer dan zestig productielijnen bevinden”, vertelt Gerben Donken, Principal Project Manager bij NTT DATA Business Solutions. Het was met name de functioneel brede scope die de implementatie complex maakte. “Het betrof eigenlijk de implementatie van de volledige ERP-scope van SAP in de kernprocessen van Herkel voor rond de 200 gebruikers. Met daarnaast ook nog de implementatie van SAP Production Planning and Detailed Scheduling en SAP Analytics Cloud, integratie met bijvoorbeeld de inkoopapplicatie MediusFlow en EDI (Electronic Data Interchange)-berichten richting klanten.”
Ook de grote volumes productieorders en data maakten de implementatie volgens Donken uitdagend. “Met ruim tweeduizend eindproducten en circa 250 productieorders per week wil je na go live zo efficiënt mogelijk opstarten, rekening houdend met de introductie van nieuwe processen en training van gebruikers. Je moet dan ook eerst zorgen voor een stabiele operatie, oftewel de basis op orde brengen. Je moet ervoor zorgen dat bijvoorbeeld de voorraden netjes worden bijgehouden en er geen verschil ontstaat tussen wat er in SAP staat en wat er in de praktijk in het magazijn staat.” “We moesten bovendien naar een nieuwe manier van werken, en onze in steen gehouwen processen opnieuw modelleren”, vult Dijksma aan. “De component ‘verandering’ was net zo groot als de technische component.”
Lange reis
Dijksma kijkt dan ook terug op een ‘lange reis met ups en downs en bloed, zweet en tranen’. “Maar wel een reis waar we met het hele bedrijf aan zijn begonnen. Het gerealiseerde succes is te danken aan de inspanningen van het gehele team, waar ook NTT DATA Business Solutions deel van uitmaakte. Zonder deze partner hadden we het echt niet gered.” Siebert: “De gevalideerde aanpak van NTT DATA Business Solutions heeft bovendien gezorgd voor structuur en ons gedwongen om bepaalde zaken op tijd af te hebben.”
De bloed- en zweetdruppels zijn het volgens de CFO van Herkel waard geweest. “We kunnen data nu veel makkelijker ontsluiten en bijvoorbeeld voorraden zichtbaar maken in dashboards.” Dijksma is het daarmee eens. “Met twee drukken op de knop zien we hoe we ervoor staan en waar we eventueel problemen kunnen verwachten, zodat we daarop kunnen anticiperen. Doordat we nu vooruit kunnen kijken, zijn we van een reactieve modus naar een proactieve modus gegaan. We weten wat er gebeurt, en weten exact wat er nodig is om zaken georganiseerd te krijgen. We zijn zelf in charge.”
