Esker, wereldwijde leverancier van AI-gedreven oplossingen voor procesautomatisering en pionier in cloud-computing, kondigt vandaag aan dat Paulig, een internationale Food and Beverage-onderneming, zijn ordermanagementproces heeft geautomatiseerd met Eskers AI-gedreven oplossing voor ordermanagement. Als onderdeel van zijn strategie om businessprocessen te blijven verbeteren, zochten de in België gevestigde tak van Paulig en het Tex-Mex-merk Poco Loco naar een mondiale automatiseringsoplossing die niet-EDI-orderinvoer kan automatiseren, groeiende ordervolumes kan verwerken en kan worden geïntegreerd met het Microsoft Dynamics AX ERP-systeem.
Orderverwerking is een cruciale component in elke businessomgeving, maar voor ondernemingen die bederfelijke artikelen produceren en distribueren, is snelheid en nauwkeurigheid in de leveringsketen heel belangrijk. Door de orderverwerking met Esker te automatiseren, wist Paulig de snelheid en efficiency van zijn ordermanagementproces te verbeteren. Orders uit verschillende landen (waaronder België, Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk), worden elektronisch verwerkt, beheerd en gearchiveerd, waardoor de volledige cyclus voor alle betrokkenen wordt gestroomlijnd. Daarnaast worden de gebruikersvriendelijke oplossing en interface van Esker door de klantenserviceafdeling goed ontvangen en aanvaarden gebruikers ze vrijwel onmiddellijk.
Een uitdaging voor Paulig waren de vele klanten die geen belangstelling hadden voor het omschakelen naar EDI of die ordervolumes hadden die te klein waren om daarin te investeren. Daarom had Paulig een flexibele oplossing nodig om te kunnen voldoen aan hun unieke behoeften, met inbegrip van orderformuliersjablonen. De klantenserviceafdeling wilde de orders zelf afhandelen zonder de input van klanten, of zonder de klanten te moeten verzoeken om hun sjablonen aan te passen. Met Esker was dat mogelijk.
“Een belangrijke factor in onze beslissing om met Esker in zee te gaan, was de maturiteit van de onderneming en de technologie. De oplossing van Esker zag er veel beter uit en voldeed veel meer aan onze behoeften dan die van andere leveranciers die we hadden bekeken”, zegt Pieter Vandecaveye, Project Manager bij Paulig. “De ordermanagementoplossing van Esker werd snel geïntegreerd in het werkproces van mijn team. Het maakte het voor ons gemakkelijker om orders te verwerken en de bedrijfscontinuïteit te waarborgen”, aldus Nathalie Vandeburie, Customer Service Manager bij Paulig
Voordelen van geautomatiseerd ordermanagement
Amper zes maadnen na de implementatie van de oplossing, ligt Paulig op schema om zijn doelstelling te behalen: het automatiseren van 17.000 fax- en e-mailorders per jaar. De onderneming haalt daar veel voordeel uit, onder meer:
- Lean groei — groeiende ordervolumes kunnen worden beheerd zonder het personeelsbestand te moeten uitbreiden.
- Snellere orderverwerking — orders worden gemiddeld in minder dan één minuut ingevoerd in het ERP-systeem.
- Continuïteit van de business — de cloud-gebaseerde oplossing blijft operationeel. Wanneer er vanop afstand wordt gewerkt of als collega’s op vakantie zijn, faciliteert de oplossing de samenwerking en verzekert ze continuïteit.
- Verbeterde klantervaring — het personeel wint tijd waardoor het meer gesprekken en vragen van klanten kan beantwoorden, meer offertes kan uitrekenen, enz.
- Elektronische archivering — orders worden elektronisch gearchiveerd, teruggekoppeld naar de ERP en blijven gemakkelijk terug te vinden.
Continuïteit van de business
Het cloud-gebaseerde platform en de infrastructuur van Esker hebben Paulig in staat gesteld om de continuïteit van de business gedurende de pandemie te garanderen. Tijdens de overgang naar thuiswerken, kon de klantenserviceafdeling operationeel blijven en orders met vertrouwen verwerken in de wetenschap dat iedere order in de oplossing van Esker werd opgenomen en er geen orders verloren gingen.
Na het succesvolle project in België wil Paulig de oplossing voor ordermanagement van Esker ook gebruiken voor Santa Maria, een merk van Paulig in Zweden.
