Hoe AI HCM en de manier waarop we werken verandert

Voor veel orga­ni­sa­ties gaat het eerste gesprek over AI in HR over produc­ti­vi­teit: welke taken kan AI auto­ma­ti­seren en hoeveel tijd levert dat op? Harriet Newlyn, Chief Revenue Officer bij SAP Succes­sFac­tors, en András Csík, Chief Customer Officer EMEA & MENA bij SAP Succes­sFac­tors, zien een bredere verschui­ving. Naarmate AI een plaats krijgt binnen HCM, verandert de employee expe­rience en krijgen orga­ni­sa­ties een duide­lijker beeld van de skills die ze in huis hebben. Dat roept ook een bredere vraag op: hoe richten we het werk zelf opnieuw in?

AI maakt dagelijkse taken eenvoudiger

Csík geeft het voorbeeld van een mede­werker die twee weken vakantie wil nemen. Tradi­ti­o­neel moet die de juiste appli­catie zoeken en verschil­lende schermen doorlopen voordat de aanvraag ter goed­keu­ring wordt verstuurd. Met conver­sa­ti­o­nele AI vraagt de mede­werker gewoon om verlof. “In plaats van vijftien keer te klikken en misschien vijf pagina’s te doorlopen, regel je dat even in een chat­ven­ster tussen twee taken door”, zegt Csík.

SAP’s AI-copilot Joule brengt dit soort conver­sa­ti­o­nele inter­actie naar SAP Succes­sFac­tors. Mede­wer­kers en managers gebruiken natuur­lijke taal om infor­matie op te vragen en HR-taken uit te voeren.

Volgens Newlyn zit de waarde niet alleen in de tijdwinst. AI kan de employee expe­rience verbe­teren en moge­lijk­heden bieden die vroeger moeilijk te reali­seren waren. Csík omschrijft AI als een hulp­middel dat mede­wer­kers onder­steunt en tijd verschuift van routi­ne­taken naar zinvoller werk.

Van afzonderlijke AI-toepassingen naar Autonomous HCM

De volgende stap is AI verbinden over de volledige employee lifecycle. Newlyn wijst op workforce planning als voorbeeld. AI kan perso­neels­plannen combi­neren met infor­matie over indi­vi­duele skills en relevante leer­mo­ge­lijk­heden voor­stellen. Zo komen loop­baan­ont­wik­ke­ling, recruit­ment en perfor­mance dichter bij elkaar te liggen.

Dat maakt deel uit van SAP’s visie op Auto­no­mous HCM. Newlyn benadrukt dat dit niet betekent dat HR aan machines wordt over­ge­laten. “Auto­no­mous HCM is een visie”, zegt ze. “Het gaat erom welke func­ti­o­na­li­teiten evolueren en hoe de HR-functie evolueert om de workforce strategy beter te ondersteunen.”

Admi­ni­stra­tieve processen en payroll bieden moge­lijk­heden voor meer autonomie. Meer geavan­ceerde skills intel­li­gence en stra­te­gi­sche workforce planning spelen vervol­gens een rol bij het herin­richten van werk. SAP biedt klanten een toolkit waarmee ze AI-agents kunnen bouwen voor prio­ri­teiten die specifiek zijn voor hun orga­ni­satie, met onder­steu­ning van SAP waar nodig.

Skills worden een strategische troef voor de organisatie

Skills worden in die context steeds belang­rijker. Csík verwijst naar de ervaring binnen SAP zelf. Mede­wer­kers hebben hun skills in kaart gebracht, inclusief expertise uit eerdere functies die mogelijk niet zichtbaar is in hun huidige func­tie­om­schrij­ving. Volgens Csík heeft SAP deze aanpak toegepast op een perso­neels­be­stand van meer dan 110.000 mede­wer­kers. Iemand in een commer­ciële functie kan bijvoor­beeld tech­ni­sche expertise hebben opgedaan in een eerdere rol. AI maakt die infor­matie zichtbaar wanneer de orga­ni­satie een bepaalde combi­natie van skills nodig heeft voor een andere functie of een project.

“Je krijgt een volledig beeld van wat je als orga­ni­satie in huis hebt en over welke skills je beschikt”, zegt Csík. “En het gaat niet alleen om wat je vandaag hebt, maar ook om wat je kunt hebben als je mensen opleidt in andere domeinen.”

Newlyn trekt die gedachte door naar workforce strategy. Tradi­ti­o­neel was het doel om de juiste persoon met de juiste skill op het juiste moment op de juiste plaats te krijgen. AI voegt daar een nieuwe variabele aan toe.

“De vraag is nu: hoe zorg je ervoor dat je de juiste persoon met de juiste skill combi­neert met het juiste niveau of de juiste vorm van AI, op de juiste plaats en op het juiste moment?”

Orga­ni­sa­ties kunnen vervol­gens beslissen of ze de benodigde skills intern ontwik­kelen of elders aantrekken, bijvoor­beeld via externe mede­wer­kers. Zo worden AI en data over skills bouw­stenen van de workforce strategy in plaats van afzon­der­lijke HR-tools.

AI verandert de manier waarop werk wordt ingericht

Meer effi­ci­ëntie roept een nieuwe vraag op: wat doen orga­ni­sa­ties met de capa­ci­teit die AI vrijmaakt? “Als ik twintig procent effi­ci­ënter kan werken, of twintig procent meer inzicht en connec­ti­vi­teit krijg, wat doen we daar dan mee?”, vraagt Newlyn. “Dat is de transformatie.”

Orga­ni­sa­ties moeten functies en processen opnieuw bekijken naarmate AI deel gaat uitmaken van het werk. Csík adviseert klanten om te vertrekken van het probleem dat een proces moet oplossen en vervol­gens te bekijken of AI tot een beter resultaat leidt. “Als het niet past, doe het dan niet”, zegt hij.

Dat verschil is relevant. Een AI-func­ti­o­na­li­teit toevoegen kan een afzon­der­lijke stap verbe­teren. Het proces opnieuw ontwerpen vanuit het onder­lig­gende probleem kan tot een heel ander resultaat leiden.

Vertrouwen groeit wanneer medewerkers AI zelf ervaren

Niet elke mede­werker zal AI even snel oppikken. Volgens Newlyn moeten orga­ni­sa­ties daar rekening mee houden en een werk­om­ge­ving creëren waarin mede­wer­kers de ruimte krijgen om met AI te experimenteren.

Csík zag die aanpak bij een klant in het Verenigd Konink­rijk. Voordat de orga­ni­satie nieuwe AI-func­ti­o­na­li­teit intro­du­ceerde, liet ze mede­wer­kers zien wat eraan kwam, hoe het eruitzag en hoe het zou werken. “Trans­pa­rant zijn en eind­ge­brui­kers infor­meren over wat eraan komt, wanneer het komt en hoe het werkt, helpt enorm”, zegt hij.

Ook de tech­no­logie zelf moet trans­pa­rant zijn. Klanten verwachten dat AI binnen HR voldoet aan wette­lijke vereisten en contro­leer­baar is bij audits. Volgens Csík bouwt SAP zijn AI met strikte guard­rails en trans­pa­rante stappen: “Het mag geen black box zijn.” Menselijk toezicht blijft deel uitmaken van het ontwerp. “We zeggen nooit dat AI de controle heeft. Mensen houden de controle”, zegt Newlyn. “AI kan aanbe­ve­lingen doen, processen versnellen en nieuwe moge­lijk­heden creëren om dingen anders te doen. Maar mensen houden altijd de controle.”

Waar beginnen organisaties met Autonomous HCM?

Wanneer orga­ni­sa­ties Newlyn vragen hoe ze met Auto­no­mous HCM moeten beginnen, is haar eerste reactie: “Waarom?”

Het uitgangs­punt hangt af van het bedrijfs­pro­bleem. Een bedrijf dat bijvoor­beeld over­scha­kelt van benzineauto’s naar elek­tri­sche voer­tuigen, krijgt te maken met een ingrij­pende verschui­ving in de vaar­dig­heden die het nodig heeft. Talent, opleiding en omscho­ling verdienen daarom wellicht prio­ri­teit. Een andere orga­ni­satie kan meer waarde hechten aan intel­li­gen­tere en concur­re­ren­dere belonings- en erken­nings­stra­te­gieën om veel­ge­vraagde vaar­dig­heden te behouden.

Ongeacht het vertrek­punt ziet Newlyn betrouw­bare data als een voor­waarde. Meer geavan­ceerde beslis­singen over het perso­neels­be­stand vereisen correcte workforce- en skillsdata.

Csík voegt daar gover­nance aan toe. De juiste stake­hol­ders moeten mee bepalen hoe AI wordt geïn­tro­du­ceerd, van mana­ge­ment en HR tot IT en eind­ge­brui­kers. Hun betrok­ken­heid helpt om de tech­no­logie op een reële behoefte te richten en geeft gebrui­kers een duide­lijker beeld van wat er verandert.

Er bestaat geen univer­sele roadmap. “Elk bedrijf is als een vinger­af­druk”, zegt Csík. De juiste aanpak hangt af van de context van de orga­ni­satie, de jobar­chi­tec­tuur en haar prioriteiten.

Vertrek van het probleem dat je wilt oplossen en kijk welke basis er al aanwezig is. Bepaal vervol­gens waar AI echte waarde toevoegt. Zo krijgt HR een basis om vorm te geven aan de manier waarop mensen met AI samenwerken.