Hoe houd je grip op personeelsprocessen voor 15.000 medewerkers in Ethiopië, als het HR-management duizenden kilometers verderop in Nederland zit? Afriflora, wereldwijd marktleider in rozenproductie, vond de oplossing in een overstap naar een geïntegreerd HR-cloudplatform. Met behulp van SAP SuccessFactors en de expertise van SAP-partner SD Worx wist Afriflora zijn personeelsbeheer grondig te verbeteren.
Afriflora produceert dagelijks zo’n vier miljoen rozen op drie locaties in Ethiopië, van waaruit de bloemen worden geëxporteerd naar Europese supermarktketens zoals Lidl, Aldi en Edeka. Het bedrijf werkte met een lokaal HR-systeem van een zelfstandige ontwikkelaar, maar door de snelle groei van het personeelsbestand voldeed deze oplossing niet meer.
“Onze payroll werd beheerd via enorme Excel-bestanden”, schetst Monique Hoenderdos, Project Manager bij Afriflora. “Met 50 nieuwe medewerkers per dag liep dat systeem steeds vaker vast. Ook was het gevoelig voor oncontroleerbare situaties en risico’s zoals fraude en fouten.”
Transparantie dankzij één geïntegreerd systeem
Om dit op te lossen koos Afriflora bewust voor één geïntegreerd systeem voor HR én payroll. SAP SuccessFactors bleek de enige oplossing die aan de wensen van het bedrijf voldeed. Afriflora koos daarbij bewust voor SD Worx vanwege hun eerdere ervaring in vergelijkbare Afrikaanse projecten. Hoenderdos: “SD Worx had ervaring met payroll-projecten in Nigeria en beschikte over consultants die bekend waren met de uitdagingen van Afrikaanse organisaties. Dat gaf ons meteen een goed gevoel.”
Culturele verschillen slim aangepakt
Technisch verliep het project vlot, maar de grootste uitdaging zat vooral in de culturele verschillen. Ethiopië kent een sterke hiërarchische cultuur, waarin medewerkers niet gewend waren zelfstandig processen te evalueren of kritisch mee te denken. “Iedereen wilde vooral zijn eigen verhaal kwijt”, vertelt Hoenderdos. “We hebben bewust veel ruimte gegeven voor die gesprekken, om vertrouwen te winnen. Tegelijkertijd hielden we deadlines en dataleveringen strak in de gaten. Die combinatie van respectvol luisteren en duidelijk leidinggeven was cruciaal.”
Concrete verbeteringen zichtbaar
Sinds januari zijn alle 15.000 medewerkers over naar het nieuwe systeem. De meeste medewerkers in de kassen merken weinig van de overgang. “Velen van hen hebben geen smartphone, dus selfservice-modules zijn er nu nog niet. Ze krijgen hun salaris nog steeds in een papieren zakje”, zegt Hoenderdos.
Toch zijn de voordelen voor de organisatie overduidelijk: de datacontrole is sterk verbeterd, fraudegevoeligheid is flink afgenomen en processen verlopen efficiënter door koppelingen met andere systemen, zoals biometrische tijdregistratie en bonussystemen. “HR en Finance werken nu veel beter samen. De payroll ligt niet langer stil en we hebben altijd direct inzicht vanuit Nederland. Dat geeft rust.”
Ook HR-medewerkers ervaren voordelen: ze begrijpen beter hoe cruciaal hun rol in datakwaliteit is en zien nu de meerwaarde van het nieuwe systeem. “Dat zorgt voor enthousiasme op de werkvloer. We horen geen gemor, maar juist begrip voor de verandering”, aldus Hoenderdos.
Verdere stappen: mindset en eigenaarschap
De volgende stap is om medewerkers verder te trainen en te stimuleren verantwoordelijkheid te nemen voor hun eigen data en rapportages. “We willen dat medewerkers zich eigenaar voelen van de processen. Als ze iets niet begrijpen, moeten ze zelf om hulp durven vragen”, vertelt Hoenderdos.
Hoewel de stap naar technologieën zoals AI nog ver weg is vanwege de lokale omstandigheden, richt Afriflora zich vooral op praktische verbeteringen. “Onze prioriteit ligt nu op rapportagevaardigheden en databegrip bij medewerkers versterken. Daarmee leggen we de basis voor verdere professionalisering.”
Succes dankzij samenwerking met SD Worx
Hoenderdos is zeer positief over de samenwerking met SD Worx: “Hun pragmatische houding en ervaring met vergelijkbare situaties in Afrika waren ontzettend waardevol. Ze waren flexibel, hielden rekening met onze specifieke uitdagingen, en schakelden zelfs een Ethiopische business consultant in voor lokale ondersteuning. Mede hierdoor verliep de implementatie soepel en met blijvende positieve impact.”
Afriflora is dankzij SAP SuccessFactors klaar voor verdere groei. “Met deze oplossing kunnen we verantwoord groeien zonder dat het systeem ons beperkt.” Haar tip aan andere organisaties die een vergelijkbaar traject overwegen: “Als je werkt in een productieomgeving met veel blue-collar medewerkers, draai dan geen schaduwproject. Test goed, sluit je acceptatietests af en ga gewoon live. De echte leercurve begint pas zodra mensen er dagelijks mee werken.”
