Iedere finance- en IT-beslisser wereldwijd (100%) worstelt met inconsistente financiële data bij het opstellen van eindejaarsrapportages. Dat blijkt uit het wereldwijde onderzoek “The Back Office” van Unit4, aanbieder van cloudbedrijfssoftware voor dienstverlenende organisaties. Het onderzoek, uitgevoerd onder 600 finance en IT-beslissers in diverse sectoren, richt zich onder andere op cashflowbeheer. Maar liefst 77% geeft aan dat financiële discrepanties regelmatig voorkomen.
Discrepanties in de eindejaarsrapportage demotiveren het personeel
Deze discrepanties brengen verschillende uitdagingen met zich mee. Zo leiden ze tot tijdrovende handmatige processen (44%), een gebrek aan integratie tussen systemen (40%) en problemen bij het consolideren van rekeningen (40%). Deze problemen hebben directe gevolgen voor de medewerkers. Bij 61 procent van finance en IT-beslissers gaat het opstellen van eindejaarsrapportages ten koste van de tevredenheid binnen het financiële team. Maar liefst 73 procent geeft aan dat een lagere werkdruk rond het opstellen van de eindejaarsrapportages kan helpen om burn-outs te voorkomen.
“In een tijd waarin productiviteit en efficiëntie centraal staan bij zakelijke dienstverleners, hebben veel organisaties moeite om hun concurrentiepositie te versterken”, zegt Bryce Wolf, strategic growth director bij Unit4. “Wat organisaties daarbij kan helpen, is het consolideren van financiële informatie. Zo werken organisaties aan een betrouwbare manier om bedrijfsprestaties te meten. Dit zal, in combinatie met meer automatisering en snellere besluitvorming, de komende jaren bepalend zijn voor het voortbestaan en de groei van organisaties.”
De projectfinanciën slokken tijd en geld op
Het opstellen van eindejaarsrapportages, maar ook het beheer van projectfinanciën, kost veel tijd. Senior financiële beslissers besteden gemiddeld twee volledige werkdagen per week aan het consolideren van financiële data. Daarnaast zijn ze wekelijks 25 uur bezig met het analyseren van projectfinanciën en 19 uur met het corrigeren of bijwerken van data. Organisaties in de Benelux besteden hier respectievelijk 31 en 26 uur per week aan.
Er is dus nog ruimte voor efficiëntieslag, maar finance en IT-beslissers stuiten daarbij op verschillende obstakels. De drie grootste uitdagingen zijn: de hoge kosten van nieuwe oplossingen (36%), een gebrek aan real-time inzicht in financiële gegevens (35%) en gefragmenteerde en inconsistente data (34%).
De boosdoeners: trage en riskante handmatige processen
Niet alleen het opstellen van eindejaarsrapportages, maar ook het cashflowbeheer kan een verbetering gebruiken. Vier op de vijf (88%) finance en IT-beslissers worstelen namelijk met cashflowbeheer, onder andere door matige rapportagetools en complexe workflows. De drie belangrijkste knelpunten die zij noemen zijn de reconciliatie van betalingen (47%), goedkeuringsworkflows (43%) en integratie en consolidatie van data (42%). Toch is slechts 46 procent van alle processen voor cashflowbeheer geautomatiseerd.
Dit terwijl het automatiseren juist gepaard gaat met voordelen als:
- Het bewaken en beheren van de projectkosten (48%)
- Het monitoren en optimaliseren van de kaspositie (47%)
- Het opstellen van financiële prognoses (47%)
Bovendien geven bijna alle finance- en IT-beslissers (92%) aan dat de consolidatie van financiële gegevens voor de eindejaarsrapportage sneller verloopt dankzij automatisering. Daarnaast zien zij mogelijkheden om financiële systemen verder te verbeteren door:
- AI ondersteunde functionaliteit (93%)
- Integratie met ERP voor betere samenwerking en besluitvorming (92%)
- Samenwerking met externe partijen voor procesoptimalisatie (90%)
