Zo spannend is het niet, die overstap naar de cloud

We kennen allemaal de voordelen van cloud­op­los­singen: kosten­be­spa­ring, moge­lijk­heden tot innovatie, makke­lijker samen­werken en onder­steu­ning voor diverse apparaten op verschil­lende locaties. Toch zien sommige CIO’s vooral nog beren op de weg wanneer het gaat om migreren naar de cloud. Zij kijken hier namelijk naar als een intensief proces dat de bedrijfs­voe­ring tijdelijk plat kan leggen. Onvol­doende personeel, een gebrek aan interne kennis of ervaring en econo­mi­sche onze­ker­heden binnen of buiten de orga­ni­satie helpen niet mee. Het goede nieuws? Met de juiste voor­be­rei­ding is de overstap naar de cloud helemaal niet zo lastig. Je hoeft daarvoor enkel de volgende vijf stappen te volgen. 

1.   Medewerkers

Voor jouw mede­wer­kers, die mogelijk al jaren op dezelfde manier werken, is migreren naar de cloud misschien een grote en in eerste instantie onge­wenste veran­de­ring. Maar om de vruchten van de cloud te kunnen plukken is het betrekken van het personeel wél essen­tieel. De eerste stap bestaat daarom uit goede commu­ni­catie op basis van een migra­tie­plan. Neem hierin over­zich­te­lijke fases voor elke stap van de migratie mee, zodat mede­wer­kers altijd weten waar ze aan toe zijn. Voor dit migra­tie­plan is het belang­rijk dat je een goed beeld hebt van wat de orga­ni­satie met de migratie wil bereiken, hoe het op de zakelijke doel­stel­lingen aansluit en de verwachte impact op de huidige bedrijfs­voe­ring. Hiermee begrijpen jouw collega’s niet alleen welke veran­de­ringen er aan de horizon staan, maar ook wat de voordelen zijn. Dit helpt om de veran­de­ring te omarmen en hieraan mee te werken. 

2.   Technologie 

Naast de mens is de juiste tech­no­logie natuur­lijk onmisbaar voor een succes­volle migratie. Veel orga­ni­sa­ties hebben echter de neiging om op maat gemaakte oplos­singen te gebruiken. Dat lijkt een logische keuze, maar in de praktijk vermin­deren deze de bewe­gings­vrij­heid van gebrui­kers juist enorm. Schakel dan ook een tech­no­lo­gie­partner in om je bij deze keuze te bege­leiden. Die weet precies hoe je processen stan­daar­di­seert en zo maximale flexi­bi­li­teit krijgt, terwijl het wél aansluit op jouw speci­fieke bedrijfs­doelen. Zo kan je effectief inspelen op alle kansen en uitda­gingen die op jouw pad terecht­komen en helpt de cloud in plaats van dat het beperkt. 

3.   Evalueren

Voordat de migratie daad­wer­ke­lijk van start gaat, is een laatste evaluatie essen­tieel. Hier kijk je of alles binnen de orga­ni­satie gereed is voor de migratie en zoek je uit welke obstakels er nog moeten worden over­wonnen. Denk aan onte­vreden mede­wer­kers, angst voor budget­over­schrij­dingen en onze­ker­heid bij het mana­ge­ment. Dankzij een laatste evaluatie kan je met een gerust hart de migra­tie­fase in! 

4.   Migreren

Dan volgt de daad­wer­ke­lijke migratie. Gedurende deze stap is het voorkomen van onover­zich­te­lijk­heid bij de verhui­zing, storingen en onveilige gege­vens­over­dracht het belang­rijkste. Ga na welke capa­ci­teit er intern beschik­baar is voor het onder­steunen van de migratie en zet niet alles in één keer over. Een gefa­seerde migratie helpt problemen vroeg­tijdig te detec­teren, downtime te mini­ma­li­seren en gege­vens­be­vei­li­ging en compli­ance te waar­borgen. Blijf daarnaast gedurende deze fase je team continu voor­lichten over de stappen die je zet.

5.   Itereren 

Als laatste is het cruciaal om te beseffen dat de cloud na migratie ook nog aandacht vereist. Werken met de cloud is een iteratief proces, gebaseerd op de lessen die je in de praktijk leert. Voorkom vast­lo­pende processen door regel­matig te checken wat er anders kan en moet. Leer ook je personeel hoe zij het nieuwe systeem kunnen testen en valideren, zodat iedereen zijn steentje kan bijdragen. Als laatste omvat deze fase het vieren van successen en het bevor­deren van een cultuur van continue verbe­te­ring: een omgeving waarin steeds meer mede­wer­kers in staat zijn om slimmere manieren van werken te identificeren.

Niet zo spannend

Voor het tijdperk van de cloud waren ingrij­pende wijzi­gingen, zoals software-onderhoud of hand­ma­tige backups, de norm. Met een migratie naar de cloud is dit gelukkig verleden tijd. En dat migreren is zo moeilijk niet. Met boven­staande vijf punten in je achter­hoofd, zoals het maken van een migra­tie­plan, het hanteren van een gefa­seerde aanpak en het gebruik­maken van een partner, is jouw orga­ni­satie helemaal klaar voor de toekomst!