Vijf tips voor een succesvol beheer van softwarelicenties

Wie zijn of haar persoon­lijke boek­hou­ding wil vereen­vou­digen, ontdekt dat snoeien in abon­ne­menten en andere lopende kosten al snel resultaat oplevert. Op net zo’n manier kunnen orga­ni­sa­ties aanzien­lijke bespa­ringen door­voeren door de soft­wa­re­li­cen­ties kritisch door te lichten. Hieronder worden vijf tips meege­geven voor een optimaal beheer van softwarelicenties.

Software Asset Mana­ge­ment (SAM) bestaat uit een gestruc­tu­reerde aanpak voor het beheren en opti­ma­li­seren van software binnen een orga­ni­satie gedurende de hele levens­cy­clus van de software. Het doel van SAM is om soft­wa­re­li­cen­ties en ‑gebruik te beheren en te contro­leren, zodat de waarde van software-inves­te­ringen wordt gemaxi­ma­li­seerd, risico’s worden gemi­ni­ma­li­seerd en naleving van wette­lijke eisen wordt gewaarborgd.

1. Behoud het overzicht – Het ontbreken van een volledig en up-to-date overzicht van alle (gebruikte) soft­wa­re­li­cen­ties is een van de meest voor­ko­mende fouten bij SAM. Het gebrek aan overzicht resul­teert vaak in dubbele aankopen of onder­be­nutte licenties, wat dan weer leidt tot onnodige en vermijd­bare kosten. Inrich­ting van beleid en processen, het gebruik van een centraal SAM-systeem, en frequente controles helpen om een volledig licen­tie­over­zicht te behouden en te voorkomen dat bepaalde licenties vergeten worden.

Veel orga­ni­sa­ties worstelen echter met de balans tussen onder- en over­li­cen­ti­ë­ring. Dat komt vaak door een gebrek aan een lange­ter­mijn­stra­tegie, wat hen kwetsbaar maakt voor veran­de­ringen. Bij onder­li­cen­ti­ë­ring is er een risico op het niet naleven van de licentie- over­een­kom­sten, wat kan leiden tot juri­di­sche en finan­ciële sancties tijdens een audit. Over­li­cen­ti­ë­ring leidt dan weer tot onnodige kosten, doordat er meer licenties worden aange­schaft dan daad­wer­ke­lijk nodig is. Door gebruik te maken van SAM-tooling en het regel­matig analy­seren van het soft­wa­re­ge­bruik, kan de licen­tie­be­hoefte nauw­keu­riger worden afgestemd op de werke­lijke vraag.

2. Auto­ma­ti­seer – Vaak worden manuele processen voor licen­tie­be­heer ingezet. Dat is niet alleen tijd­ro­vend, maar maakt ook ruimte voor mense­lijke fouten. Auto­ma­ti­se­ring maakt het daar­en­tegen mogelijk om snel en nauw­keurig in te spelen op veran­de­ringen in het soft­wa­re­ge­bruik. Door gebruik te maken van geau­to­ma­ti­seerde SAM-oplos­singen en het inrichten van beleid en processen kunnen orga­ni­sa­ties sneller inzicht krijgen in hun licen­tie­po­sitie, waardoor de effi­ci­ëntie wordt verbeterd en het risico op compli­ance-problemen wordt verminderd.

3. Hou je aan de regels – Veel orga­ni­sa­ties lezen de licen­tie­over­een­kom­sten of gebruiks­voor­waarden (EULA – End User License Agree­ments) van software niet grondig door. Dat kan leiden tot schen­dingen van de voor­waarden, zoals het niet respec­teren van het aantal gebrui­kers, het instal­leren van software op meer apparaten dan toege­staan of het wijzigen van de software zonder toestemming.

Licen­tie­voor­waarden kunnen nu eenmaal complex zijn en bovendien variëren ze vaak per leve­ran­cier. Dat maakt het lastig om volledige compli­ance te garan­deren, vooral bij grotere orga­ni­sa­ties die werken met meerdere soft­wa­re­le­ve­ran­ciers. Veel­ge­maakte fouten zijn het verkeerd inter­pre­teren van gebruiks­rechten of het over­schrijden van geogra­fi­sche en andere beper­kingen. Het inscha­kelen van experts op het gebied van licen­tie­be­heer en het regel­matig trainen van het IT-team in licen­tie­voor­waarden, kunnen helpen om dit probleem te beperken. Orga­ni­sa­ties verwarren bovendien vaak verschil­lende soorten licenties (zoals OEM-licenties, volume-licenties, abon­ne­menten of perpetual licenses). Dat kan leiden tot het onnodig verlengen van abon­ne­menten of het verkeerd inzetten van licenties die niet passen bij de behoeften van het bedrijf.

4. Gebruik een gespe­ci­a­li­seerde aanpak voor cloud- en SaaS-oplos­singen – De verschui­ving naar cloud- en SaaS-oplos­singen heeft het licen­tie­be­heer verder bemoei­lijkt. Veel orga­ni­sa­ties hebben bijvoor­beeld moeite met de opvolging van cloud­ge­ba­seerde software. Zonder goede contro­le­me­cha­nismen kunnen gebrui­kers zomaar software in gebruik nemen of opzeggen, zonder medeweten van de SAM-afdeling. Dat onder­mijnt het overzicht en de controle. Door SAM-tools en speci­fieke cloud­be­heer­pro­cessen te imple­men­teren, behoud je als orga­ni­satie het cloud­ge­bruik en de bijho­rende kosten.

5. Betrek HR – Het ligt misschien niet voor de hand, maar een goede samen­wer­king met HR is essen­tieel voor effectief soft­wa­re­li­cen­tie­be­heer. HR is immers verant­woor­de­lijk voor het opvolgen van nieuwe en afscheid­ne­mende werk­ne­mers. Door licen­tie­be­heer te inte­greren in de bijbe­ho­rende HR-processen zorgt de orga­ni­satie ervoor dat mede­wer­kers altijd over de juiste licenties beschikken en dat deze tijdig worden aangepast of ingetrokken.Door nauw samen te werken, kunnen beide afde­lingen licenties efficiënt beheren, onnodige kosten vermijden en bedrijfs­kri­ti­sche software beveiligen. 

Conclusie

Het effectief beheren van soft­wa­re­li­cen­ties vraagt om een gede­tail­leerde en goed door­dachte aanpak. Door aandacht te besteden aan de boven­ge­noemde elementen en gebruik te maken van de juiste SAM-tools en ‑processen, kunnen orga­ni­sa­ties zowel kosten besparen als juri­di­sche risico’s vermijden. De gespe­ci­a­li­seerde consul­tants van Soft­wa­reOne kunnen helpen bij het opzetten van een robuuste licen­tie­be­heer­stra­tegie, zodat de orga­ni­satie niet alleen compliant blijft, maar ook het meeste haalt uit de inves­te­ring in software.