Er zijn genoeg redenen om je ERP-systeem in de cloud onder te brengen. Denk aan minder afhankelijkheid van hardware, lagere beheerkosten, flexibiliteit om op- en af te schalen en toegang vanaf elke locatie met een internetverbinding. Toch stellen sommige bedrijven hun overstap naar de cloud uit. Dit doen ze omdat ze bijvoorbeeld bang zijn voor de verstoring van bedrijfsprocessen, de noodzaak van duur maatwerk vrezen, of omdat ze weinig vertrouwen hebben in externe technologie.
Maar de overstap naar een ERP-systeem in de cloud hoeft helemaal niet met bovenstaande kleerscheuren gepaard te gaan. Om een zachte landing in de cloud te realiseren is het vooral belangrijk om vooraf stil te staan bij een aantal zaken. In deze blog neem ik je mee in de belangrijkste.
In de startblokken staan
Start het migratieproces met een evaluatie van de software die je naar de cloud wil migreren. Maar sta ook stil bij welke software niet meer gebruikt wordt en dus niet naar de cloud overgezet hoeft te worden. Hiermee kan je kosten rondom onderhoud besparen en zorg je voor een kortere doorlooptijd. Breng vervolgens samen met de softwareleverancier in kaart welke onderdelen van het huidige ERP-systeem maatwerk of meer aandacht vragen. Zo kan het voorkomen dat bepaalde onderdelen een update nodig hebben voordat je ze naar de cloud kan overzetten. Door dit van te voren vast te stellen kan je een duidelijke roadmap maken voor ieder onderdeel van de migratie.
Het team enthousiasmeren
Een ander belangrijk aspect voor een zachte landing in de cloud, is het enthousiasmeren van je medewerkers om hiermee aan de slag te gaan. Het komt namelijk regelmatig voor dat zij liever vasthouden aan de oude manier van werken. Een veelgebruikte uitspraak binnen organisaties is dan ook: dat is hoe we het altijd hebben gedaan. Maar dat betekent niet dat dat de beste manier is. Het is begrijpelijk dat verandering moeilijk is als je een bepaalde werkwijze gewend bent, maar wijs medewerkers erop dat het belangrijk is dat er van tijd tot tijd vernieuwing plaatsvindt. Anders verlies je het van de concurrentie. Peil daarnaast bij medewerkers hoe ze tegen de cloud migratie aankijken, neem ze mee in deze vernieuwing, de verbetering die ermee gepaard gaat en de voordelen.
Soepel samenwerken
Een derde punt om bij stil te staan voordat een overstap naar de cloud gemaakt kan worden, is de samenwerking met een softwareleverancier. Hierbij is tweerichtingsverkeer ontzettend belangrijk. Over het algemeen is de accountmanager bij de softwareleverancier het vaste aanspreekpunt. Zorg voor een prettige werkrelatie met dit vaste aanspreekpunt. Maak daarvoor bijvoorbeeld duidelijke afspraken over de manier waarop je contact hebt met elkaar. Als zich problemen voordoen, dan is het fijn om te weten bij wie men terecht kan met vragen, twijfels of problemen. Als deze samenwerking solide is, komt het de migratie ook ten goede.
Meten is weten
Het laatste punt om bij stil te staan, is ervoor zorgen dat alle stakeholders de waarde van de migratie naar de cloud inzien. Daarvoor is het belangrijk om als organisatie een return on investment (ROI) vast te stellen. Een belangrijke factor die van positieve invloed is op deze ROI, is het beperken van de beheerkosten. Houd dus zicht op deze kostenpost. Nadat er een duidelijk meetkader is opgesteld, kan het kostenvoordeel helpen om de stakeholders te overtuigen van een overstap.
Vroeg of laat stappen alle organisaties over op een ‘cloud first’-aanpak. Als er bij jouw organisatie een cloud migratie op de to-do lijst staat, neem bovengenoemde punten dan mee in de overwegingen. En bepaal, samen met de softwareleverancier, wat ervoor nodig is om een soepele migratie te realiseren. Natuurlijk gaat daar tijd en werk in zitten, maar dat is het zeker waard. Zodra de migratie achter de rug is, zal namelijk snel duidelijk worden dat de cloud de ideale bestemming is voor een ERP-systeem.
