Generatieve Artificial Intelligence (GenAI) is in korte tijd ontzettend populair geworden op de werkvloer. Veel afdelingen maken er al gebruik van, maar finance-afdelingen blijven nog vaak achter. Dat is zonde, aangezien deze technologie wel veel mogelijkheden te bieden heeft. Door menselijke krachten te bundelen met technologie ontstaat er een sterk duo.
Stel dat uit de cijfers blijkt dat de marketingafdeling het eerste kwartaal een fors deel van haar budget niet heeft benut. De technologie kan dan helpen bij het analyseren van data, maar medewerkers zijn op hun beurt nodig om met collega’s het gesprek aan te gaan en extra informatie op te halen. De marketingafdeling kan dan uitleggen waarom het budget niet volledig gebruikt is. Technologie is daartoe nog niet in staat. Een andere manier waarop technologie ingezet kan worden, is om de feedback van verschillende managers op een financieel verslag samen te voegen in een samenvattend document. Op deze manier wordt er tijd bespaard.
Maar waarom maakt een groot deel van de finance teams dan nog geen gebruik van dergelijke technologieën? Misschien is er nog geen kennis in huis over de implementatie ervan of weten ze niet voor welke processen ze het kunnen inzetten. Om deze teams een handje te helpen, ga ik in deze blog in op de benodigde basis en randvoorwaarden voor het gebruik van GenAI.
Solide basis is essentieel
Om GenAI in te kunnen zetten, is het allereerst belangrijk om een intern beleid op te stellen voor het gebruik van de technologie. Twee belangrijke onderwerpen hierin zijn:
- Het aanschaffen en instellen van beschermingsmechanismen zoals detectie van cyberdreigingen. Deze voorkomen dat gevoelige financiële informatie wordt gedeeld met een externe applicatie of op het internet. Verder is het belangrijk om te werken met toegangsrechten, zodat alleen bevoegde medewerkers bedrijfsinformatie met de AI-tool kunnen delen.
- Werkinstructies voor medewerkers over het trainen van AI-tools zodat zij weten hoe ze met de technologie moeten werken. Door juist gebruik voorkom je foute uitkomsten en is de kans op nauwkeurige resultaten groter. Denk hierbij aan geautomatiseerde data-invoer, waarbij het essentieel is dat de data correct wordt ingevoerd. Bovendien brengt werken met AI-tools extra complexiteit met zich mee, omdat dergelijke tools ook toegang nodig hebben tot (gevoelige) bedrijfsinformatie. Denk hierbij aan data-invoer van niet-openbare financiële resultaten. Het is dus extra belangrijk dat medewerkers weten hoe ze met de tool moeten werken.
Als het interne beleid eenmaal is opgesteld en de technologie geïmplementeerd is, kunnen medewerkers beginnen met het werken met de tools. Het is fijn om de technologie snel onder de knie te krijgen, want GenAI blijkt een waardevolle hulptool om tijd te besparen. Hierdoor hebben finance professionals ruimte over om bijvoorbeeld analyses te vertalen in een bedrijfsspecifiek financieel verhaal.
GenAI gaat zich de komende tijd nog verder ontwikkelen en het gebruik ervan breidt zich dan ook in hoog tempo uit. Het is aan de finance professional om tijd vrij te maken om te onderzoeken wat de mogelijkheden van GenAI zijn en in kaart te brengen wat er nodig is om verder gebruik van de technologie uit te breiden. Onderzoek bijvoorbeeld hoe de technologie ingezet kan worden voor het beheren van contracten of het verzamelen van markt- en concurrentinformatie.
Door al deze ontwikkelingen is de kans is groot dat het takenpakket van finance professionals er in de toekomst anders uit gaat zien. Door nu al na te denken over manieren waarop GenAI kan worden samengevoegd met de menselijke kant van het finance-werk, stevenen we af op een toekomst waarin mens en technologie op de beste manier gecombineerd worden. Zorg wel voor een solide basis is, zodat je op de juiste manier aan de slag kan gaan met deze technologie.
