De Oost-Vlaamse afdeling van het Wit-Gele Kruis behaalde onlangs als eerste provinciale afdeling het statuut van Microsoft non-profitorganisatie, bijgestaan door experts van SoftwareOne. Dankzij die erkenning kunnen essentiële softwarelicenties aangekocht worden voor bijna de helft van de normale prijs. Bovendien zorgt SoftwareOne’s Client Platform ervoor dat licenties sneller aangepast kunnen worden aan het reële aantal gebruikers. Die kostenbesparing biedt het Wit-Gele Kruis de financiële ruimte om meer te investeren in de eigen ICT-omgeving, een investering die op termijn de eigen administratie en de patiëntenzorg zal verbeteren.
Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen is een organisatie voor thuiszorg die provinciaal georganiseerd is binnen een overkoepelende federatie. Zij geven patiënten de kans om op een verantwoorde manier zo lang mogelijk verzorgd te worden in hun vertrouwde thuisomgeving. Essentieel voor de organisatie is de software die wordt gebruikt ter ondersteuning van de medewerkers. Jaar op jaar stijgen de kosten per licentie en nemen het aantal licenties en benutte applicaties toe. Tegelijkertijd worden specifiek binnen Microsoft de licentiemodellen alsmaar complexer, terwijl de systemen en eigen software van het Wit-Gele kruis blijven evolueren.
Non-profitstatuut
Na tien jaar van vruchteloze pogingen om erkend te worden als Microsoft non-profit, heeft Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen SoftwareOne België ingeschakeld om de kosten en complexiteit van de licentiecontracten in kaart te brengen en te optimaliseren. Zo behaalde de Oost-Vlaamse afdeling van het Wit-Gele Kruis met de hulp van SoftwareOne dit statuut in slechts drie maanden. Dat levert een kostenbesparing van zo’n 50% op voor de licentiekosten van veelgebruikte Microsoft-software. Het Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen dient dankzij deze erkenning als rolmodel voor andere provinciale afdelingen, die intussen ook het statuut verkregen of bij wie een erkenningstraject loopt.
Bij het Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen was men positief verrast door de goedkeuring.
“Het werd snel duidelijk dat het team van SoftwareOne de regelgeving tot in de details kent”, zegt CIO bij Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen Erik de Reu. “De gestructureerde aanpak in de verschillende fases, de rapportage en het aantonen van de impact, waren zeer professioneel, gefocust en resultaatgericht opgezet.”
Licentieflexibiliteit
Aanvullend op deze erkenning maakte het Wit-Gele Kruis ook gebruik van SoftwareOne’s Microsoft Advisory Services (MAS). Daarbij zoekt het team van SoftwareOne naar optimalisaties van bestaande licenties, om deze schaalbaar te houden. Dit helpt om licentiekosten in kaart te brengen en beter te budgetteren. Het bijhorende Client Platform centraliseert alle licenties, wat bij de ICT-afdeling voor overzicht zorgt en het eenvoudiger maakt om overbodige licenties te identificeren en stop te zetten. Bovendien biedt het platform de flexibiliteit om bestaande licenties regelmatiger aan te passen aan het reële aantal gebruikers, in tegenstelling tot statische licenties die voor een lange periode gelden en zo onnodige kosten met zich meebrengen.
“Het in kaart brengen en opvolgen van licenties is zeker relevant in de zorgsector, waar het aantal medewerkers in bepaalde periodes sterk fluctueert”, legt Erik de Reu uit. “We hebben in totaal zo’n 1.650 medewerkers in dienst, waarvan velen tijdelijk of deeltijds werken. In het verleden sloten we dure licenties af voor het maximaal aantal gebruikers, wat voor onnodige kosten zorgde tijdens rustigere periodes. Die licenties hadden een grote impact op onze budgetten. Dankzij het overzicht en de flexibiliteit van SoftwareOne’s Client Platform kunnen we korter op de bal spelen en onze licenties aanpassen naar onze nood, op basis van het aantal medewerkers dat effectief aan de slag is.”
Investeringen
Voor het Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen betekent de samenwerking met SoftwareOne een kostenbesparing tot 50% van de licentiekosten. Die besparing maakt investeringen in de eigen digitale infrastructuur mogelijk. Zo kan op termijn de eigen on-premise software vervangen worden door een cloudgebaseerde online-omgeving.
“De zeer positieve ervaring met SoftwareOne zorgt ervoor dat we op hun diensten en kennis zullen blijven vertrouwen voor het beheer van onze Microsoft-licenties”, stelt Wim Allemeersch, CEO van het Wit-Gele Kruis. “Dat zal zeker van pas komen wanneer we de stap zetten richting een cloudgebaseerde softwareomgeving, want ook hier doen we een beroep op Microsoft-licenties. We zijn dan ook erg dankbaar dat SoftwareOne ons overtuigd heeft om samen de aanvraag voor de non-profitstatus samen op te starten, want we plukken hier nu al de vruchten van.”
