RoboRana automatiseert back-office Ambits voor meer efficiëntie en transparantie

Tot voor kort zette de tijd­ro­vende en weinig schaal­bare back-office een rem op de groei van het belof­te­volle Ambits. De start-up, gespe­ci­a­li­seerd in het faci­li­teren van mentoring, deed daarom een beroep op de RoboRana Groep. De speci­a­list in intel­li­gent process auto­ma­tion auto­ma­ti­seerde met behulp van low-code de admi­ni­stratie achter de opvolging van de mentor­tra­jecten. Microsoft Excel en duur maar ontoe­rei­kende software maakten plaats voor een futu­re­p­roof, toegan­ke­lijke en gebruiks­vrien­de­lijke appli­catie die de commu­ni­catie aanstuurt, de trajecten voor iedereen in kaart brengt en de adminkost halveert.

Ambits helpt leiding­ge­venden en mana­ge­ment­teams een betere versie van zichzelf te worden door hen te koppelen aan ervaren mentoren die hun kennis en ervaring doorgeven tijdens uitge­stip­pelde trajecten van gemiddeld zes maanden. Het mento­ring­be­drijf kan bogen op een sterke community van mentoren, waarvan het grootste deel zelf nog actief is als onder­nemer of op C‑level. De start-up, opgericht in 2020, levert diensten aan zo’n tachtig Belgische spelers, van grote kleppers over kleinere fami­lie­be­drijven en kmo’s tot start- en scale-ups.

Manueel en ontoegankelijk

Bij het faci­li­teren van deze mentor­tra­jecten komt heel wat admi­ni­stratie kijken. De geschikte mentor moet gezocht worden, verschil­lende sessies ingepland, het traject opgestart en over dit alles moet recurrent gecom­mu­ni­ceerd worden naar mentee en mentor. Hiervoor maakte Ambits in de eerste plaats gebruik van dure off-the-shelf mentoringsoftware. 

“We konden die wat confi­gu­reren maar al snel bleek het een heel logge tool. De software was weinig flexibel en intuïtief. Ze kon onze workflow niet volgen, noch voldoen aan onze wisse­lende noden en die van onze klanten. Daarnaast was inte­gratie met onze andere tools onmo­ge­lijk, terwijl rappor­te­ring en data-inzichten onbe­staand waren. Hierdoor hadden we geen overzicht van de algemene status”, vertelt Gerrit Sarens, CEO van Ambits. Om die reden werd er nog een apart overzicht bijge­houden in Microsoft Excel. “Dit manueel proces was dan weer bijzonder tijd­ro­vend, want de updates in het status­do­cu­ment werden niet auto­ma­tisch getrig­gerd door de stappen die voltooid waren in onze workflow. Ook was deze oplossing niet toegan­ke­lijk voor iedereen.”

Paar klikken

Daarom ging Ambits op zoek naar een toepas­sing die zowel gebruiks­vrien­de­lijk was als altijd en voor iedereen toegan­ke­lijk. Een paar muis­klikken moest volstaan voor een snel overzicht en opvolging van alle trajecten. Ook moest het mogelijk zijn e‑mailverkeer auto­ma­tisch te inte­greren in de tool. Via Dries Vande­vy­vere van Proj3ctS, die als mentor actief is voor Ambits en hun manier van werken dus goed kent, kwam Ambits uitein­de­lijk bij RoboRana terecht. Proj3ctS werd uitein­de­lijk verant­woor­de­lijk voor de high-level archi­tec­tuur, het project­ma­na­ge­ment en de coör­di­natie tussen Ambits en RoboRana als tech­ni­sche partner. 

“Het ritme van de contact­mo­menten is cruciaal voor het succes van elk mento­ring­tra­ject, net als de opvolging, zonder extra admi­ni­stra­tieve last voor mentor, mentee of de back-office van Ambits. Het was daarom zaak om niet alleen te denken in tech­no­logie, maar ook de orga­ni­satie en processen in vraag te stellen”, vertelt Dries Vandevyvere.

Na een grondige analyse van de pijn­punten en ‘must-haves’ bouwde RoboRana een appli­catie met low-code en het Microsoft Power Platform. Het platform liet toe om makkelijk de inte­gratie te maken met andere tools en diensten die Ambits reeds gebruikt, zoals de formu­lier­bouwer Jotform en het mail­pro­gramma Outlook.

“Alle formu­lieren en commu­ni­catie uit Jotform vertrekken nu auto­ma­tisch naar de stake­hol­ders en het e‑mailverkeer werd geïn­te­greerd”, vertelt Lorenz Verheyden, managing partner bij Roboest, onderdeel van de RoboRana Groep. “Alle commu­ni­catie werd zo geau­to­ma­ti­seerd terwijl het platform alle info en data centra­li­seert. Alle key stake­hol­ders hebben via een eigen login toegang tot het platform en een realtime zicht op de trajecten en relevante data, afhan­ke­lijk van filters en hun toege­kende rol zoals sales- of follow-upmanager. Wat ook nieuw is in de appli­catie, is tijd­re­gi­stratie. De mentoren kunnen nu in times­heets hun gepres­teerde tijd regi­streren. Op langere termijn geeft dit inzicht in de effi­ci­ëntie en duur van de trajecten.”

Vertaalslag

Het project werd opgestart in november 2022 en de appli­catie ging live begin mei 2023, bij het aflopen van de licentie op de oude software. Een krappe deadline, maar inmiddels werden vijftig projecten met succes geëmi­greerd en werpt de appli­catie zijn vruchten af. 

“RoboRana heeft de vertaal­slag snel en goed gemaakt. Ze begrepen snel onze complexe manier van werken en dat zie je in de tool. Nu kunnen we onze trajecten beter opvolgen. Gebruiks­gemak was altijd prio­ri­teit. Klanten en mentoren zijn hier niet voor onze tool, dat moest dus fric­tie­loos verlopen. De gebruik­s­er­va­ring is nu veel beter, dankzij de app draait onze back-office onder­steu­nend in de achter­grond. Het nieuwe dashboard maakt de opvolging van onze dienst­ver­le­ning veel over­zich­te­lijker, wat de verdere groei van onze business sterk onder­steunt”, getuigt Gerrit Sarens.

Schaalbaar

Het manuele werk is voor Ambits nu verleden tijd. De back-office en sales hebben zicht op dezelfde infor­matie, wat hen op één lijn brengt. Betere toegang tot de app creëert meer trans­pa­rantie in de trajecten, waardoor de dienst­ver­le­ning uniformer wordt en de kwaliteit voor de mentee erop vooruit gaat. Bovendien is de oplossing perfect schaalbaar. 

“Naarmate Ambits groeit, kunnen perfect meer personen worden toege­voegd zonder een grote impact op de licen­tie­kosten, die sowieso al een pak lager liggen in verge­lij­king met de oude software. Nu is het zaak om de tool een poos te laten draaien. We willen Ambits de ruimte geven om te wennen aan het systeem en moge­lijk­heden voor de toekomst te spotten”, gaat Lorenz Verheyden verder.

“We gaan nu een aantal maanden aan de slag met de tool. Ik ben ervan overtuigd dat we iets hebben gecreëerd waarop we verder kunnen bouwen. We beschikken over alle ‘must-haves’, binnen­kort kunnen we kijken naar de ‘nice-to-haves’”, besluit Gerrit Sarens. 

“Door de flexi­bi­li­teit en inzet van RoboRana zijn we er in geslaagd om een grote tech­no­lo­gi­sche stap te zetten in de ontwik­ke­ling van Ambits: profes­si­o­neler, gestruc­tu­reerder en effi­ci­ënter”, getuigt Dries Vande­vy­verevan Proj3cts. “Het eind­re­sul­taat is een appli­catie die op tijd en binnen budget werd opge­le­verd en Ambits in staat stelt zich te richten op wat echt belang­rijk is: groei en impact­volle mentoringtrajecten.”