Universiteit Maastricht implementeert ‘SAP in the cloud’

Digi­ta­li­se­ring heeft een grote impact op de orga­ni­satie van het univer­si­tair onderwijs. Mede­wer­kers van univer­si­teiten verwachten bijvoor­beeld ook ‘op het werk’ de online expe­rience die ze thuis gewend zijn. Verlof aanvragen of een factuur verwerken? Met een paar muis­klikken moet het allemaal te regelen zijn. Met SAP S/​4HANA Cloud, SAP Succes­sFac­tors en SAP Ariba-oplos­singen zet de Univer­si­teit Maas­tricht stappen richting een digitale universiteit.

Met de ‘SAP Intel­li­gent Enter­prise Solutions’ beschikt de UM over een geïn­te­greerde suite aan oplos­singen. Deze suite volgt de standaard en best-practice scenario’s voor de inte­gratie van bedrijfs­pro­cessen en is eenvoudig in gebruik. “Door de eenvou­dige interface kunnen managers en andere mede­wer­kers eigenlijk direct met het systeem aan de slag en hebben ze inzicht in alle relevante data”, zegt Fred Offerein, project­ma­nager bij de UM. “In een over­zich­te­lijk dashboard staat alle infor­matie die bijvoor­beeld een manager of een mede­werker inkoop nodig heeft om zijn werk­zaam­heden uit te kunnen voeren. We leggen hiermee bovendien de basis voor verdere innovatie.”

Sterke groei

De Univer­si­teit Maas­tricht is een van de jongste en meest inter­na­ti­o­nale univer­si­teiten van Nederland. De onder­wijs­in­stel­ling werd in 1976 opgericht onder de naam Rijks­uni­ver­si­teit Limburg en telde in 2021 ruim 22.000 studenten met 129 verschil­lende nati­o­na­li­teiten. Het aantal mede­wer­kers bedroeg ruim 4.200 waarvan een groot deel eveneens uit het buiten­land afkomstig is.

Zeker de afgelopen tien jaar kende de univer­si­teit een sterke groei. De aantallen studenten en mede­wer­kers verdub­belden in die periode. Volgens Nick Bos, vice­voor­zitter van het college van bestuur, bleven de werkwijze en de bedrijfs­voe­ring echter lange tijd onge­wij­zigd. “Dan kom je een keer op het punt dat de processen achter­haald zijn en niet meer passen bij de omvang van de orga­ni­satie. En dat je conclu­deert: zo kan het niet langer.”

Offerein herkent het beeld dat Bos schetst. “Onze IT was te verge­lijken met een jeep in de modder. Hij reed nog wel, maar je moest flink gas geven om vooruit te komen. We hadden te veel maatwerk geïn­tro­du­ceerd en systemen op systemen gebouwd om onze inhou­de­lijke groei te faciliteren.”

Inkoop, HR en Finance

In het HR-domein dreigde de spreek­woor­de­lijke jeep vast te lopen. Offerein: “Sommige zaken werden nog op een tradi­ti­o­nele manier aangepakt. Zo werkten we nog met formu­lieren die met de pen werden ingevuld en met de interne post werden verstuurd. Het wervings- en selec­tie­proces gaat bijvoor­beeld nog met brieven die via verschil­lende kanalen worden verstuurd. Het is dan een uitdaging om data ‘priva­cy­p­roof’ te verwerken en op te slaan.”

“Maar ook Inkoop en Finance liepen tegen beper­kingen aan. Ook hier was het nodig om processen eens goed door te lichten, onder andere met het oog op de steeds striktere wet- en regel­ge­ving”, vervolgt Offerein. “Daarbij komt dat er ook dwars­ver­banden zijn tussen HR, Inkoop en Finance. HR maakt bijvoor­beeld gebruik van finan­ciële data, en Inkoop heeft te maken met HR als het gaat om de inkoop van zzp-dienst­ver­le­ning. Kortom, we hadden een digitale strategie voor de gehele bedrijfs­voe­ring nodig. Die hadden we nog niet.”

Naar één SAP-systeem

“We wilden een slag maken in effi­ci­ency en de dienst­ver­le­ning verbe­teren door infor­matie op een samen­han­gende manier bij elkaar te brengen”, aldus Bos. Als ‘digitale univer­si­teit’ willen we mede­wer­kers een optimale online expe­rience bieden. Inkoop moet een nieuw product met enkele muis­klikken kunnen bestellen en na ‘next day delivery’ een review kunnen achter­laten. Hetzelfde geldt voor bijvoor­beeld het goed­keuren van verlof of neven­ac­ti­vi­teiten. Een manager moet dit kunnen regelen met een vinkje in het HR-dossier waar de goed­keu­ring dan ook meteen goed is vastgelegd.

Hiervoor moest de UM wel met een schone lei beginnen. Als onderdeel van het Programma Integrale Bedrijfs­voe­ring werkt de UM dan ook aan een herin­rich­ting van de onder­steu­nende bedrijfs­pro­cessen in de domeinen HR, Finance en Inkoop. Mede­wer­kers nemen afscheid van oude systemen en gaan gebruik­maken van één nieuw en 

gebruiks­vrien­de­lijk systeem: ‘SAP in the cloud’. Alle processen van de verschil­lende afde­lingen, zoals het verwerken van een factuur of het invullen van gegevens voor een nieuwe werknemer, lopen via dit systeem dat bestaat uit meerdere met elkaar geïn­te­greerde onderdelen.

Na de keuze voor SAP kreeg McCoy & Partners de opdracht voor de inrich­ting van SAP S/​4HANA Cloud en SAP Ariba op basis van SAP Best Practices. HuRis was als consul­tan­cy­partij betrokken bij de imple­men­tatie van SAP Succes­sFac­tors. De externe program­ma­ma­nager Jurgen van de Donk van Green Rock Consul­ting werd verant­woor­de­lijk voor de dage­lijkse aanstu­ring van het ‘bouwteam’. 

Gedegen voorbereiding

Wat volgde was volgens Bos en Offerein geen IT-project, maar een ‘veran­der­pro­gramma’ dat iedereen binnen de orga­ni­satie raakt. Een goede voor­be­rei­ding met een duide­lijke commu­ni­catie is dan cruciaal. Bos: “We waren niet zo naïef om te denken dat het systeem dat je invoert de processen wel even effent. Die moet je eerst op orde brengen, en pas dan kun je met het systeem aan de slag. Anders loop je vast. Daar hebben we dan ook veel tijd aan besteed.”

Draagvlak creëren is volgens de vice­voor­zitter van het college van bestuur minstens zo belang­rijk. “Je hebt te maken met een veran­der­tra­ject waar een deel van de gemeen­schap waar je het voor doet helemaal niet op zit te wachten. Niet iedereen wil bepaalde admi­ni­stra­tieve hande­lingen zoals het goed­keuren van neven­ac­ti­vi­teiten zelf uitvoeren. Dan moet je in je commu­ni­catie en tijdens trai­ningen duidelijk zijn over de voordelen en de gebruiks­vrien­de­lijk­heid van het nieuwe systeem.”

Om het project te laten slagen, koos de UM ook bewust voor een ‘plateau­plan­ning’. Offerein: “Jurgen van de Donk wees ons er al in een vroeg­tijdig stadium op dat je niet alles tegelijk moet willen doen. Dan ben je te lang bezig en is het maar te hopen dat alles goed gaat. Met plateau 1 hebben we echt de basis neer­ge­legd. Dit betekent voor HR dat onder andere verlof- en ziek­mel­dingen en de in‑, door- en uitstroom van personeel in het nieuwe systeem zitten, maar decla­ra­ties en werving en selectie nog niet. Dat staat voor plateau 2 op de planning. Na drie plateaus hebben we helemaal afscheid genomen van het oude landschap.”

Plateau 1 live

In het voorjaar van 2022 ging de UM na een freeze live met plateau 1. “Je houdt er rekening mee dat er dan van alles gebeurt, want één ding is zeker: bij zo’n livegang gaan er dingen mis en is het crisis. Daar hadden we onze commu­ni­catie en de helpdesk ook op afgestemd. Maar het ging eigenlijk wonder­baar­lijk goed”, blikt Offerein terug. “Dat is ook een compli­ment aan onze IT-afdeling. Die heeft de nieuwe systemen en de oude systemen waar we nu nog mee te maken hebben goed aan elkaar weten te koppelen.”

Waarmee Offerein en Bos zeker niet willen zeggen dat alles probleem­loos is verlopen. “We hebben ook nooit gezegd dat alles 100% goed zal gaan”, benadrukt Bos. De helpdesk ontving gedurende de eerste vier maanden na de livegang zo’n vijf­dui­zend vragen over het nieuwe systeem. “Dat varieerde van ‘ik kan de verlof­knop niet vinden’ tot issues die vragen om een systeem­re­pa­ratie. Maar het zijn allemaal zaken die we op kunnen lossen.”

Naar data-driven

Hoewel de UM nog twee plateaus heeft te gaan, plukt de univer­si­teit nu al de vruchten van het nieuwe SAP-systeem. Mede­wer­kers in de domeinen Finance, HR en Inkoop beschikken met één druk op de knop over de infor­matie die ze nodig hebben. Zaken zoals het aanvragen en goed­keuren van verlof, het verwerken van een factuur of de instroom van een nieuwe mede­werker zijn met een paar muis­klikken te regelen.

Meer dan vijf­hon­derd mede­wer­kers creëren met de SAP-oplos­singen honderden inkoop­or­ders per dag. De geïn­te­greerde SAP Intel­li­gent Enter­prise-oplos­singen dragen bij aan proces-compli­ance binnen de gehele suite en maken de inkoop­uit­gaven beter beheersbaar.

“Uitein­de­lijk gaan we ook beslis­singen nemen op basis van de enorme hoeveel­heid data waarover we beschikken, en minder op intuïtie en gevoel”, besluit Offerein. “Maar zover zijn we nog lang niet. We gaan nu eerst met plateau 2 aan de slag.”