DSM koopt efficiënter in met SAP Ariba

DSM imple­men­teert samen met McCoy & Partners wereld­wijd SAP Ariba voor nog effi­ci­ën­tere inkoop­pro­cessen, te beginnen met de processen voor de indirecte inkoop. De ‘purpose-led, perfor­mance-driven’ multi­na­ti­onal heeft in Nederland een geschie­denis van ruim honderd jaar, en is vandaag de dag actief op het gebied van gezond­heid, voeding en biowe­ten­schappen. Met een nieuw inkoop­plat­form intro­du­ceert DSM ook een nieuwe manier van werken. 

Binnen DSM is de inkoop verdeeld in vijf regio’s en vier clusters: faci­li­taire goederen en diensten, ICT, logistiek en verpak­kings­ma­te­ri­alen, en tech­ni­sche goederen en diensten. De laatste cluster bevat een aparte afdeling voor kapi­taal­in­ten­sieve projecten, zoals de bouw van een labo­ra­to­rium of fabriek, die wordt onder­steund door de project procure­ment managers. 

Ruim 20.000 leve­ran­ciers leveren wereld­wijd indirecte goederen en diensten aan DSM. Deze leve­ran­ciers zijn cruciaal voor het succes van het bedrijf. “Als een pomp of een tandwiel niet wordt geleverd, werkt de fabriek mogelijk niet en kan het hele proces stil komen te liggen”, aldus Andries Feikema, Global Director Procure­ment Trans­for­ma­tion bij DSM. 

“Dat is ons gelukkig nooit overkomen”, voegt Feikema daar snel aan toe. “Maar we hadden in het verleden bijvoor­beeld wel problemen met de commu­ni­catie tussen systemen en het betaal­baar stellen van facturen. De tooling die we in gebruik hadden, was bovendien niet gebruiks­vrien­de­lijk genoeg. Onze inkoop­pro­fes­si­o­nals werden met te veel hand­ma­tige taken belast.” 

Volgens Feikema heeft digi­ta­li­se­ring er ook voor gezorgd dat de infor­ma­tie­be­hoefte is veranderd. “Vroeger was het al heel wat als je op basis van spread­sheets taart­gra­fieken kon produ­ceren, maar die tijd is voorbij. Inkoop­pro­fes­si­o­nals en zakelijke stake­hol­ders willen geen data hebben, maar infor­matie. Bijvoor­beeld over de risico’s voor de orga­ni­satie. Ze willen weten welke leveringsrisico’s ze lopen. Of wat het concreet betekent als een leve­ran­cier in surseance van betaling verkeert.” 

buy​.SMART

Het digi­ta­li­se­rings­pro­gramma buy​.SMART moet bij DSM zorgen voor een trans­for­matie van het inkoop­proces. “We willen een intuïtief en touchless proces hebben met een end-to-end inzicht in bijvoor­beeld uitgaven, leve­ran­ciers en trans­ac­ties en hoe die zich ontwik­kelen. Mogelijke proces­ver­be­te­ringen – zowel aan leve­ran­ciers- als aan DSM-zijde – moeten direct zichtbaar zijn”, verdui­de­lijkt Feikema. “Daarnaast moet het programma zorgen voor een auto­ma­ti­se­ring en digi­ta­li­se­ring van zoveel mogelijk opera­ti­o­nele activiteiten.” 

Als onderdeel van buy​.SMART wordt SAP Supplier Rela­ti­onship Mana­ge­ment vervangen door SAP Ariba. Volgens Martijn de Coninck, bij McCoy & Partners verant­woor­de­lijk voor de delivery van projecten, een logische keuze gelet op de doelen die DSM stelt. “Inte­gratie voor een betere commu­ni­catie tussen systemen is enorm belang­rijk. SAP Ariba inte­greert optimaal met DSM’s SAP ERP-back-endsys­temen. Een onderdeel als Guided Buying zorgt voor zo min mogelijk hand­ma­tige trans­ac­ties en draagt daarmee bij aan een touchless proces.” 

Procesharmonisatie

buy​.SMART is een drie jaar durend wereld­wijd programma dat van start ging met een pilot in Frankrijk en Brazilië. Feikema: “In Brazilië heb je te maken met de grootst denkbare complexi­teit als het gaat om wet- en regel­ge­ving voor belas­tingen. Het is een hele uitdaging om dat goed in het systeem te krijgen. Dat heeft McCoy fantas­tisch gedaan. We hadden toen direct een ontwerp voor de wereld­wijde uitrol waar we alleen om fiscale of juri­di­sche redenen vanaf wijken.” 

Volgens Feikema vormt de tech­ni­sche imple­men­tatie echter niet de grootste uitdaging. “Voor de transitie moesten we ook onze wereld­wijde inkoop­pro­cessen herschrijven. Zo hadden we binnen de orga­ni­satie wereld­wijd te maken met een grote diver­si­teit aan budget­houder goed­keu­rings­li­mieten. Die hebben we terug­ge­bracht naar één overzicht voor alle budget­hou­ders binnen DSM.” 

De Coninck: “SAP Ariba dwingt je ook in een bepaalde structuur, waardoor je lokale uitzon­de­ringen niet meer toe kunt staan en beter kunt sturen op procesharmonisatie.” 

Changemanagement

“Chan­ge­ma­na­ge­ment is een andere belang­rijke component”, vervolgt Feikema. “SAP Ariba zorgt voor een nieuwe manier van werken, waarin self­ser­vice de norm wordt. Dat betekent dat meer taken bij de eind­ge­brui­kers en de business worden gelegd, die bijvoor­beeld zelf bestel­lingen kunnen plaatsen via SAP Ariba Guided Buying. Het gevolg is wel dat de rol van de inkoop­pro­fes­si­onal verandert en dat er andere compe­ten­ties nodig zijn.” 

“Chan­ge­ma­na­ge­ment start al op het moment dat je de busi­nes­scase schrijft, dus nog ver voordat je de eerste site uitrolt”, aldus Feikema. “Je moet de betrok­kenen meenemen in de veran­de­ring, door uit te leggen wat er precies gaat veran­deren en wat daar voor hen de voordelen van zijn. Maar ook door heel duidelijk te maken waar het pijn gaat doen. Zo gaan we voor alle aankopen (mate­ri­alen en diensten) nu standaard van 2‑way naar 3‑way matching. Dat biedt de orga­ni­satie meer zeker­heden, maar zorgt ook voor extra controles waar eind­ge­brui­kers misschien niet op zitten te wachten.” 

Voor het buy.SMART-programma werkte DSM samen met McCoy & Partners én Deloitte. “Die combi­natie bleek prima te werken. McCoy heeft de kennis van SAP Ariba en een prag­ma­ti­sche aanpak, en Deloitte de slag­kracht om het wereld­wijd op te pakken”, stelt De Coninck. Feikema: “We hebben samen onder andere vier­hon­derd verschil­lende trai­ningen verzorgd, en een e‑learningplatform in verschil­lende talen opgezet. Je moet chan­ge­ma­na­ge­ment globaal aansturen, maar met de hulp van ‘local champions’ wel altijd met een lokale aanpak.” 

Schoolvoorbeeld

Hoewel de wereld­wijde uitrol van SAP Ariba nog niet is afgerond, zijn de voordelen van het trans­for­ma­tie­pro­gramma volgens Feikema al duidelijk zichtbaar. Een groot deel van de trans­ac­ties is geau­to­ma­ti­seerd, waardoor de door­loop­tijden korter zijn geworden. Het proces is effi­ci­ënter en vrij van fouten. Uit enquêtes blijkt bovendien dat de gebrui­ker­s­er­va­ring van gebrui­kers en leve­ran­ciers is verbeterd.  “Inkoop­pro­fes­si­o­nals houden meer tijd over om zich te richten op de kern­ac­ti­vi­teit van hun functie: een nog betere verbin­ding maken met de business. Dit stelt ons op onze beurt in staat om ons te richten op het stimu­leren van verbe­te­ringen op het gebied van duur­zaam­heid in onze toele­ve­rings­ke­tens en de algehele waar­de­cre­atie. Dit project is een school­voor­beeld van een business-driven trans­for­ma­tie­pro­ject met een holis­ti­sche benadering.”