EDCO, gespecialiseerd in de import en distributie van non-food artikelen voor retailers over heel West-Europa, rekent op de kracht van robotisering om zijn snelle groei te ondersteunen. Daarvoor doet EDCO een beroep op RPA-specialist RoboRana.
Een eerste robot automatiseert de opmaak van de vervoersdocumenten, waardoor de efficiëntie toeneemt en de administratieve last en foutmarge dalen. EDCO zal steeds meer gaan inzetten op robotic process automation en ziet de technologie als een belangrijke driver voor operational excellence met het oog op een duurzame groei in de toekomst.
EDCO heeft ook het afgelopen jaar een sterke groei doorgemaakt. Dit vergt echter verdere verbetering en ontwikkeling van de interne processen en de informatie-uitwisseling naar de externe stakeholders. “Uiteraard heeft dit een grote impact op de modernisering van het applicatielandschap”, vertelt Patrick Verkuilen, IT-manager bij EDCO. “We zijn als organisatie dus begonnen aan een nieuwe fase waarin digitalisering een centrale rol speelt bij het verbeteren van de processen en dienstverlening.”
Robotic process automation vormt een belangrijk onderdeel van die digitalisering. Daarvoor rekent EDCO op RoboRana. Toen de samenwerking in 2019 van start ging, lijstte EDCO verschillende administratieve processen op met een hoog repetitief en administratief karakter. Deze processen werden vervolgens geanalyseerd door RoboRana met het oog op automatisatie.
Voltijds medewerker
Het eerste proces dat werd geautomatiseerd met RPA was de verwerking van de vervoersdocumenten. De verwerking vindt plaats in een drietal systemen (Mail, ERP en webportal) en is een administratieve en repetitieve taak die manueel al snel zeven minuten per document in beslag nam en een medewerker voltijds bezighield.
Met behulp van het platform van UiPath ontwikkelde RoboRana een RPA-robot die dit proces nu automatiseert. “Met vier minuten per order werkt de robot een stuk sneller dan een menselijke collega maar de grootste efficiëntiewinst schuilt vooral in de tijd die de robot kan doorwerken”, zegt Thomas Vroon, Intelligent Automation Consultant bij RoboRana. “In tegenstelling tot een voltijds medewerker verwerkt de robot orders zestien uur per dag, zeven op zeven en niet acht uur op vijf dagen per week. Bovendien neemt de robot geen pauze en gebeurt elke verwerking foutloos, wat niet altijd het geval is bij een manuele verwerking. 85% van de CMR-documenten wordt nu door de robot verwerkt, met hier en daar een uitzondering waarbij een medewerker nog moet tussenkomen.“
Reeds een jaar geleden bespaarde de exportrobot het werk en de kosten van een FTE maar het ordervolume bij EDCO blijft toenemen. De efficiëntiewinst wordt dus alsmaar groter. Zeker na de overgang naar de nieuwe versie van het ERP-systeem merkt EDCO dat de robot in staat is om sneller de verwerking uit te voeren en daarmee wordt de efficiëntie verder verbeterd.
Operational excellence
Nu de exportrobot op volle toeren draait kijkt EDCO met veel enthousiasme naar andere bedrijfsprocessen die geautomatiseerd kunnen worden. “Vooral in onze financiële afdelingen en logistieke operaties zien we nog veel mogelijkheden. We willen IT en business dichter bij elkaar brengen en het beheer van specifieke robots zo dicht mogelijk tegen de operatie aan leggen. Op die manier groeit niet alleen hun oplossend vermogen maar ook hun begrip van waartoe een robot in staat is. De beste ideeën voor robotisering komen uiteindelijk toch van de mensen die dagelijks de werkzaamheden uitvoeren. Voor de toekomst vormt RPA een belangrijke tool in onze doelstelling van operational excellence. We blijven inzetten op de kracht van RPA voor de verdere professionalisering van EDCO en het bestendigen van onze duurzame groei en kunnen daarvoor rekenen op RoboRana”, besluit Patrick Verkuilen.
