RIZIV, het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering, rekende op de ondersteuning van RoboRana voor de vervanging van haar oude casemanagementplatform voor dossierbeheer en ‑verwerking. Samen met Appian implementeerde de Intelligent Process Automation-specialist RoboRana een low-code ontwikkelingsplatform dat volledig voldoet aan de specifieke eisen van het Rijksinstituut en aansluit bij de ervaring van haar medewerkers. RIZIV geniet hiermee van zowel technische als organisatorische verbeteringen.
De werking van RIZIV is voornamelijk gebaseerd op de verwerking van talloze dossiers, waaronder patiëntendossiers, waarbij in veel gevallen verschillende afdelingen binnen de organisatie en haar partners gelijktijdig werken aan dezelfde case. In 2013 werd een casemanagementplatform geïntroduceerd om de workflow voor complexe dossiers beter te stroomlijnen en uniform te maken. Dat platform was na bijna tien jaar aan vervanging toe. “RIZIV is in feite een nicheorganisatie met specifieke toepassingen, wat betekent dat we op zoek waren naar een softwarepakket dat volledig aansluit bij onze noden”, vertelt portfoliomanager bij RIZIV, Milena Mitrovic.
Om de nood aan minder tijdrovende dossierverwerking en meer procesautomatisatie in te vullen, kon RIZIV rekenen op Cronos Public Services, een partner voor Belgische overheidsinstellingen, en RoboRana. Met Appian bood RoboRana een open platform dat low-code ontwikkeling voor applicaties en casemanagement combineert met een intelligente automatisering. Het Appian-platform is uitermate geschikt voor de aaneenschakeling van uiteenlopende systemen en complexe processen die deel uitmaken van de workflow van RIZIV. RoboRana regelde alle licenties, ondersteunde RIZIV bij de implementatie en hielp de betrokken medewerkers bij de organisatie met interne kennisopbouw rond de werking van het platform.
Technische en organisatorische vernieuwingen
Het nieuwe platform levert een dubbele winst op aangezien er zowel vernieuwd wordt op technisch als op organisatorisch vlak. Ten eerste wordt de technologie meer up-to-date waardoor op een kortere tijd betere bedrijfsapplicaties ontwikkeld kunnen worden die ervoor zorgen dat dossiers sneller op de juiste plaats en bij de juiste persoon terechtkomen. Op die manier slaagt RIZIV erin om dossiers vlotter te verwerken. Ten tweede is ook de manier van werken veranderd, waardoor er sprake is van meer transparantie en een duidelijker overzicht. Digitalisering maakt namelijk automatisering mogelijk, dus dossiers belanden automatisch bij de volgende persoon in het proces, wat leidt tot een betere opvolging.
Snelheid en kwaliteit voorop
Het nieuwe low-codeplatform versnelt het proces van idee tot oplevering bij nieuwe interne bedrijfsapplicaties aanzienlijk. Processen die vroeger drie tot vijf jaar in beslag namen, kunnen nu op een jaar uitgevoerd worden. Zo is er een betere procesbegeleiding dankzij een geautomatiseerd rapporteringssysteem. Mathias Fransen, managing partner bij RoboRana, verduidelijkt: “We werken binnen een multidisciplinaire context waarbij snelheid en kwaliteit van de oplossing voorop staan. Snelle realisaties inspireren gebruikers om nieuwe cases aan te brengen voor verdere automatisatie.”
Dankzij de introductie van het nieuwe platform kan RIZIV klanten een betere dienstverlening aanbieden door een duidelijke visibiliteit en razendsnelle procedures. “Onze consultants en externe medewerkers hebben in het verleden heel wat expertise opgebouwd die we nu kunnen integreren in het nieuwe platform. Bovendien hebben we intern ook een aantal specialisten in Appian. Ze overleggen nauw met RoboRana en werken aan nieuwe meer generieke oplossingen”, aldus Mitrovic.
Toekomstverhaal
RIZIV en RoboRana stelden samen een roadmap met toekomstige ontwikkelingen op die doorloopt tot 2024. Daarin is duidelijk geformuleerd hoe bestaande processen geoptimaliseerd en bedrijfsapplicaties herschreven zullen worden. De organisatie blijft de komende tijd alert voor bijkomende opportuniteiten om nieuwe business cases te integreren.
Mitrovic is lovend over het partnerschap met RoboRana en Cronos Public Services. “De samenwerking met RoboRana is heel hecht dankzij de transparante communicatie. We kunnen volledig terugvallen op hun competenties. Onze ervaringen met Cronos Public Services waren in het verleden al positief en dit is opnieuw een bevestiging. Het samenwerkingsverband is een win-winsituatie, omdat alle partijen veel van elkaar opsteken.”
