Royal Herkel maakt productieproces voorspelbaarder met SAP S/​4HANA

Als fabrikant moet je vooruit kunnen kijken om eventuele problemen in het produc­tie­proces voor te zijn. Hoe ontwik­kelt bijvoor­beeld de vraag zich? En zijn de voorraden en de produc­tie­ca­pa­ci­teit afgestemd op die vraag? Voor een beter inzicht in de business en in de toekomst imple­men­teerde Royal Herkel – bekend van onder andere in 2019 SAP S/​4HANA. Hoe zijn de erva­ringen bijna twee jaar later? 

Het ruim honderd jaar oude Royal Herkel produ­ceert voedings­sup­ple­menten, speciale cosmetica en medische hulp­mid­delen. Bekend zijn de Potter’s keel­pas­tilles, in het markante zwarte blikje met de leeuw. “Maar dat is dan meteen ook het enige product dat wij onder eigen merk produ­ceren”, zegt Wietze Dijksma, ‎Business Impro­ve­ment Manager & Supply Chain Planning Lead bij Herkel. “Verder zijn wij voor honderd procent een contractfabrikant.” 

“Zeker sinds de uitbraak van de coron­a­pan­demie is de vraag naar de diverse producten die wij produ­ceren geëx­plo­deerd”, vervolgt Dijksma. “De vraag naar bijvoor­beeld vitamine C- en vitamine D‑producten en zink­ta­bletten heeft een boost gekregen. Het past in de bredere trend dat de vraag naar producten die een gezonde leefstijl bevor­deren toeneemt.” Het bedrijf uit Zeewolde zag in 2020 de omzet van die producten dan ook met ruim twintig procent groeien. 

Gevalideerd ERP-systeem

Een modern plan­nings­sys­teem garan­deert bij Herkel dat orders op het juiste moment worden gepro­du­ceerd en afge­le­verd, ook bij fluc­tu­a­ties in de vraag. “Je moet bijvoor­beeld altijd inzicht hebben in de toele­ve­rings­keten en het verloop van de voorraad, en weten wanneer het produc­tie­ap­pa­raat tegen limieten aan dreigt te lopen zodat je tijding kunt anti­ci­peren”, aldus Dijksma. 

Voor meer trans­pa­rantie en inzicht in de processen imple­men­teerde Herkel in 2019 SAP S/​4HANA. Martin Siebert, Chief Financial Officer van Herkel: “Het ERP-systeem waarmee we werkten, was niet meer van deze tijd. Het legde ons beper­kingen op als het gaat om het creëren van inzichten in de business, en maakte het lastig om vooruit te kijken. De kennis die nodig was om met dit systeem om te gaan, zat bovendien in de hoofden van een beperkt aantal mensen.” 

Maar er was nog een belang­rijke reden om de overstap naar SAP S/​4HANA te maken. Voor behoud van het Good Manu­fac­tu­ring Practice (GMP)-certificaat waarover Herkel beschikt, is het nood­za­ke­lijk dat auto­ma­ti­se­rings­sys­temen zijn geva­li­deerd. “Om risico’s tijdens het produc­tie­proces uit te sluiten, worden er wel duizend requi­re­ments gesteld aan een auto­ma­ti­se­rings­sys­teem. Op die manier borg je dat je een systeem hebt waarop je kunt vertrouwen”, legt Siebert uit. 

Eén geïntegreerd systeem

Het nieuwe ERP-systeem moest niet alleen geva­li­deerd zijn en meer inzicht bieden. Ook het ‘inte­gratie-aspect’ was belang­rijk. Herkel wilde geen losse modules meer hebben, maar één systeem waarin alle zaken aan elkaar worden gekoppeld. Van inkoop, planning en logistiek tot verkoop en finance. “Dit bleek met SAP S/​4HANA met zo min mogelijk maatwerk te reali­seren”, merkt Dijksma op. “Onze partner NTT DATA Business Solutionskon met een geva­li­deerde aanpak en bewezen best practices zorg­dragen voor de implementatie.” 

“Het project vond plaats op de centrale locatie van Herkel in Zeewolde, waar zich een centraal magazijn en alle fabrieks­pro­cessen waaronder meer dan zestig produc­tie­lijnen bevinden”, vertelt Gerben Donken, Principal Project Manager bij NTT DATA Business Solutions. Het was met name de func­ti­o­neel brede scope die de imple­men­tatie complex maakte. “Het betrof eigenlijk de imple­men­tatie van de volledige ERP-scope van SAP in de kern­pro­cessen van Herkel voor rond de 200 gebrui­kers. Met daarnaast ook nog de imple­men­tatie van SAP Produc­tion Planning and Detailed Sche­du­ling en SAP Analytics Cloud, inte­gratie met bijvoor­beeld de inkoop­ap­pli­catie Medi­us­Flow en EDI (Elec­tronic Data Interchange)-berichten richting klanten.” 

Ook de grote volumes produc­tie­or­ders en data maakten de imple­men­tatie volgens Donken uitdagend. “Met ruim twee­dui­zend eind­pro­ducten en circa 250 produc­tie­or­ders per week wil je na go live zo efficiënt mogelijk opstarten, rekening houdend met de intro­ductie van nieuwe processen en training van gebrui­kers. Je moet dan ook eerst zorgen voor een stabiele operatie, oftewel de basis op orde brengen. Je moet ervoor zorgen dat bijvoor­beeld de voorraden netjes worden bijge­houden en er geen verschil ontstaat tussen wat er in SAP staat en wat er in de praktijk in het magazijn staat.” “We moesten bovendien naar een nieuwe manier van werken, en onze in steen gehouwen processen opnieuw model­leren”, vult Dijksma aan. “De component ‘veran­de­ring’ was net zo groot als de tech­ni­sche component.” 

Lange reis

Dijksma kijkt dan ook terug op een ‘lange reis met ups en downs en bloed, zweet en tranen’. “Maar wel een reis waar we met het hele bedrijf aan zijn begonnen. Het gere­a­li­seerde succes is te danken aan de inspan­ningen van het gehele team, waar ook NTT DATA Business Solutions deel van uitmaakte. Zonder deze partner hadden we het echt niet gered.” Siebert: “De geva­li­deerde aanpak van NTT DATA Business Solutions heeft bovendien gezorgd voor structuur en ons gedwongen om bepaalde zaken op tijd af te hebben.” 

De bloed- en zweet­drup­pels zijn het volgens de CFO van Herkel waard geweest. “We kunnen data nu veel makke­lijker ontsluiten en bijvoor­beeld voorraden zichtbaar maken in dash­boards.” Dijksma is het daarmee eens. “Met twee drukken op de knop zien we hoe we ervoor staan en waar we eventueel problemen kunnen verwachten, zodat we daarop kunnen anti­ci­peren. Doordat we nu vooruit kunnen kijken, zijn we van een reactieve modus naar een proac­tieve modus gegaan. We weten wat er gebeurt, en weten exact wat er nodig is om zaken geor­ga­ni­seerd te krijgen. We zijn zelf in charge.”