Blog: Een virtuele conferentie opzetten – veelzijdige interactiemogelijkheden maken het verschil

4 juni 2020

Door Baris Leenders, Full Stack Developer bij tribe29

Door de uitbraak van het Corona virus proberen veel bedrijven de overstap te maken van fysieke naar virtuele conferenties. Ook tribe29 stond voor deze uitdaging en zijn erin geslaagd om van ons jaarlijkse gebruikers- en community evenement een online-only conferentie maken. De zesde Checkmk Conference vond plaats op 28 en 29 april 2020, misschien heb je het verslag ervan al eerder op deze website gezien. Vandaag ga ik vertellen hoe we onze virtuele conferentie hebben georganiseerd en welke lessen we eruit hebben getrokken, in de hoop dat anderen hiervan kunnen profiteren.

Baris Leenders, Full Stack Developer bij tribe29

Laten we op voorhand zeggen, het was aan ons om voor een perfecte virtuele conferentie te zorgen. Het op een kleine schaal door laten gaan, annuleren of het uitstellen van het evenement was nooit echt een optie. Onze gebruikersconferentie is voor ons de belangrijkste datum van het jaar. Het ontwikkelen van nieuwe features en vele andere acties zijn speciaal op dit evenement gericht. We presenteren de nieuwste functies die zullen worden gepubliceerd en het evenement geeft ons de kans om ongefilterde feedback direct vanuit onze community te krijgen. Dit geeft ons de mogelijkheid deze input te implementeren voordat er later in het jaar een nieuwe versie van onze monitoring oplossing uitgebracht wordt. Zonder het evenement en de interactie met onze community zou het erg moeilijk zijn om een geweldig product te bouwen.

De voorbereiding: terwijl de klok blijft tikken

In maart 2020 werd besloten dat een fysiek evenement met enkele honderden mensen in München/Duitsland geen optie meer was. We hadden op dat moment nog ongeveer zes weken de tijd om de stap te maken naar een virtueel evenement. Onze conferentie is veel meer dan alleen sessies met presentaties – het is ook een trefpunt voor IT-experts om gedachten met elkaar te delen en ideeën uit te wisselen. Het was voor ons dan ook duidelijk dat we verder moesten gaan dan enkel alleen maar de zoveelste Zoom sessie.

Intern richtte tribe29 een taskforce op die alle acties met betrekking tot de virtuele conferentie heeft gepland en gecoördineerd. De eerste stap was het annuleren van de oorspronkelijke evenementenlocatie en de deelnemers die zich hadden ingeschreven te informeren: zij hadden de mogelijkheid om hun reservering te annuleren of om hun fysieke tickets om te ruilen voor virtuele tickets.

Geen tijd te verliezen

Het team had geen tijd te verliezen en vond een op maat gemaakt virtueel conferentieplatform van BigMarker. Dit conferentieplatform bood een browser-gebaseerde oplossing, dat is belangrijk omdat het installeren van externe software op de bedrijfscomputers van de gebruikers vaak verboden is. Daarnaast hebben we ervoor gekozen om verschillende Slack kanalen in te richten voor de deelnemers. Deze konden zij gebruiken om gedurende de conferentie met elkaar en met ons te communiceren. En als derde tool gebruikten we Whereby voor 1-op-1 meetings. Participanten konden een dag voor het evenement persoonlijke meetings met een expert naar keuze plannen.

Het conferentieplatform bood de kijkers de mogelijkheid om met elkaar te chatten, vragen te stellen, en bepaalde vragen onder de aandacht te brengen door er op te stemmen. Het team bereidde tevens verschillende live polls voor binnen het conferentieplatform en Slack. In deze polls konden deelnemers stemmen op verschillende opties en de resultaten een paar seconden later inzien.

Om de fysieke afstand toch wat te overbruggen hebben we vóór het evenement al pakketten met swag verstuurd. Want eerlijk, wat is een conferentie zonder goede swag? En ja, deze werden zoals altijd zeer gewaardeerd. Wat goed is om te weten: bestel tijdig. Een tastbare mailing met goodies is een geweldige toevoeging, maar zorg ervoor dat de bestelling zo vroeg mogelijk plaatst wordt, vooral in de huidige situatie. Houd er ook rekening mee dat de meeste mensen momenteel misschien minder of helemaal niet naar kantoor komen, dan moet het pakketje op hun privéadres worden afgeleverd.

De sleutel

De sleutel tot een succesvolle conferentie zijn natuurlijk de sessies: Om de sprekers het best mogelijke platform te bieden hebben we ervoor gekozen om in ons kantoor een speciale studio in te richten. Mathias, de moderator van de conferentie, en met hem veel sprekers gebruikten dit podium voor hun live sessies. Dit was vooral handig om de best mogelijke audio- en videokwaliteit te garanderen. Toch bleef dit nog een behoorlijke uitdaging, zeker wanneer je geen ervaring hebt met het streamen van video. Het kost sowieso geld, en, zeker niet onbelangrijk, je moet er ook de ruimte voor hebben.

Wat ik je kan vertellen is dat het geen weggegooid geld is om investeren in goede hardware als je professionele resultaten wilt zien. Zo hadden we bijvoorbeeld verschillende camerahoeken en niet alleen een standaard laptopcamera weergave. Door af te wisselen tussen de verschillende cameras en tussen de spreker en slides te wisselen bied je een compleet andere ervaring, iets wat onze bezoekers achteraf ook bevestigden. Kijkers kunnen zich langer focussen en blijven veel langer betrokken.

Het evenement zelf: succesvol en socialer dan verwacht

Al ons harde werk heeft zijn vruchten afgeworpen: Meer dan 250 mensen namen deel aan het virtuele evenement. Het platform werkte goed. We hadden slechts een aantal kleine problemen en alle deelnemers waren in staat om mee te doen en konden gemakkelijk schakelen tussen de verschillende sprekers.

Het was een goed idee na elke presentatie parallel aan de volgende presentatie Q&A sessies aan te bieden. Als we het vergelijken met een fysiek evenement dan zijn mensen virtueel minder terughoudend om vragen te stellen, het was geweldig om de interactie te zien. Het was handig dat het conferentieplatform alle vragen in een publiek stemsysteem kon zetten. De gebruikers konden tijdens de sessies op vragen stemmen om deze prioriteit te geven.

De eerder genoemde polls waren ook een goede functionaliteit waarvan veel deelnemers gebruikmaakte om hun feedback te geven. Een voorbeeld, tijdens de sessie van tribe29 oprichter Mathias Kettner over de nieuwe gebruikerservaring zorgen de stemmen voor een aantal interessante inzichten.

Zoals verwacht kon een virtuele conferentie al de gezelligheid en het plezier dat we zouden hebben gehad bij Paulaner Nockherberg niet vervangen. Paulaner Nockherberg is een beroemde brouwerij en oorspronkelijk de locatie waar we het evenement zouden houden. Maar desondanks heeft iedereen zich ‘s avonds uitstekend vermaakt met verschillende “Ask-me-anything” sessies en Fireside Chats. Het aanbieden van de mogelijkheid me te socializen en netwerken wierp zijn vruchten af, de meeste deelnemers maakten veelvuldig gebruik van het aanbod.

Vergeleken met een fysiek evenement mis je nog steeds de persoonlijke interactie, maar aan de andere kant wordt de communicatie efficiënter omdat mensen hun vragen kunnen intypen en geen toestemming hoeven te vragen of iets dergelijks. De onderstaande foto geeft je een indruk van een sessie met Checkmk Consultant Marcel Arentz en Ralf Spenneberg van onze partner OpenSource Security.

Verschillende Ask-me-anything sessies liepen parallel aan elkaar, de deelnemers konden schakelen tussen de verschillende sessies of zelfs deelnemen aan meerdere sessies tegelijk. Tijdens een fysiek evenement zou een sessie binnengaan of verlaten lastig zijn, maar tijdens een virtuele conferentie heeft niemand last van dichtslaande deuren. Eén deelnemer stuurde ons deze foto van zijn deelname aan alle sessies om zo zijn toewijding aan onze conferentie te laten zien.

Veel mensen bleven ook voor de Fireside Chats, hierin spraken verschillende sprekers van Checkmk over bijna alles wat je je maar kunt voorstellen. Dit onder het genot van een paar biertjes – voor de laptop.

Wat we hebben geleerd

In het kort samengevat, we zijn overspoeld met positieve reacties, maar we misten toch nog steeds de persoonlijke interactie met onze community. Volgend jaar gaan we waarschijnlijk terug naar een fysiek evenement als het mogelijk is, maar we willen ook een aantal virtuele elementen opnemen. Dit weerspiegelt overigens ook de feedback van onze polls waarin de meerderheid voor een fysiek evenement stemde.

Bij virtuele evenementen kunnen meer mensen meedoen, vooral als ze op een ander continent of in een ander land wonen. Dat is een reden om op zijn minst enige virtuele mogelijkheden aan te bieden, zelfs als je van plan bent om een fysiek evenement te organiseren. Het fysiek evenement opzetten is meer werk, maar ook leuker. Je kunt veel informatie en content aanbieden via virtuele kanalen, maar qua vermaak en interactie is het voor deelnemers en sprekers beter als je elkaar echt kunt zien. Het is een feit dat er grenzen zijn aan de hoeveelheid informatie die je kunt opnemen – in een fysiek evenement heb je betere opties om deze grenzen te verleggen.

We kunnen aanraden om vroeg met de voorbereiding te beginnen en een groep te hebben met mensen die organisatorisch sterk zijn, maar ook technische en creatieve mensen. Probeer een platform te vinden dat al alle functies biedt die je nodig hebt, een platform dat niet hoeft te worden aangepast. De huidige vraag naar virtuele conferenties is zo hoog dat elk niet-standaard platform je waarschijnlijk slapeloze nachten gaat bezorgen als de provider ervan niet op tijd levert. Er is niet een enkele oplossing die aan alle eisen voldoet – daarom is het beter om meerdere tools te gebruiken, zolang het maar niet te ingewikkeld wordt voor de deelnemer van de conferentie.

Slack als tweede communicatiekanaal, met een apart kanaal voor hulp bij technische problemen, was erg nuttig. Dit vooral omdat de chats op het conferentieplatform niet betrouwbaar waren. Op verzoek van gebruikers hebben we een tech-talk kanaal aangemaakt, een kanaal dat intensief werd gebruikt om ideeën uit te wisselen.

Ook werkt een tool nooit uit zichzelf. Zorg ervoor dat er iemand verantwoordelijk is voor elk communicatiekanaal. Hoe meer tools je gebruikt, hoe meer mensen je nodig hebt om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Coördineer je acties en vergeet niet om vóór de conferentie al contact te houden met deelnemers: Houd ze op de hoogte van jouw plannen.

Een virtuele conferentie werkt goed als jouw publiek wil dat het werkt. Dat klinkt misschien logisch, maar dit punt is voor ons heel duidelijk geworden. We hebben hard gewerkt, we waren voorbereid en alles liep goed – wat het evenement echt geweldig maakte waren onze communityleden die zich inzetten voor deze manier.

Kijk voor meer informatie over de presentaties op onze blog waar we samenvattingen van alle sessies hebben voorbereid: https://blog.checkmk.com/.

Robbert Hoeffnagel

Robbert Hoeffnagel

Editor and consultant @ Belgium Cloud, DatacenterWorks, InfosecurityMagazine.be, Green IT Amsterdam and Mepax

Pin It on Pinterest

Share This