Een virtuele conferentie opzetten – veelzijdige interactiemogelijkheden maken het verschil

Door Baris Leenders, Full Stack Developer bij tribe29

Door de uitbraak van het Corona virus proberen veel bedrijven de overstap te maken van fysieke naar virtuele confe­ren­ties. Ook tribe29 stond voor deze uitdaging en zijn erin geslaagd om van ons jaar­lijkse gebrui­kers- en community evenement een online-only confe­rentie maken. De zesde Checkmk Confe­rence vond plaats op 28 en 29 april 2020, misschien heb je het verslag ervan al eerder op deze website gezien. Vandaag ga ik vertellen hoe we onze virtuele confe­rentie hebben geor­ga­ni­seerd en welke lessen we eruit hebben getrokken, in de hoop dat anderen hiervan kunnen profiteren.

Laten we op voorhand zeggen, het was aan ons om voor een perfecte virtuele confe­rentie te zorgen. Het op een kleine schaal door laten gaan, annuleren of het uitstellen van het evenement was nooit echt een optie. Onze gebrui­kers­con­fe­rentie is voor ons de belang­rijkste datum van het jaar. Het ontwik­kelen van nieuwe features en vele andere acties zijn speciaal op dit evenement gericht. We presen­teren de nieuwste functies die zullen worden gepu­bli­ceerd en het evenement geeft ons de kans om onge­fil­terde feedback direct vanuit onze community te krijgen. Dit geeft ons de moge­lijk­heid deze input te imple­men­teren voordat er later in het jaar een nieuwe versie van onze moni­to­ring oplossing uitge­bracht wordt. Zonder het evenement en de inter­actie met onze community zou het erg moeilijk zijn om een geweldig product te bouwen.

De voorbereiding: terwijl de klok blijft tikken

In maart 2020 werd besloten dat een fysiek evenement met enkele honderden mensen in München/​Duitsland geen optie meer was. We hadden op dat moment nog ongeveer zes weken de tijd om de stap te maken naar een virtueel evenement. Onze confe­rentie is veel meer dan alleen sessies met presen­ta­ties – het is ook een trefpunt voor IT-experts om gedachten met elkaar te delen en ideeën uit te wisselen. Het was voor ons dan ook duidelijk dat we verder moesten gaan dan enkel alleen maar de zoveelste Zoom sessie.

Intern richtte tribe29 een taskforce op die alle acties met betrek­king tot de virtuele confe­rentie heeft gepland en geco­ör­di­neerd. De eerste stap was het annuleren van de oorspron­ke­lijke evene­men­ten­lo­catie en de deel­ne­mers die zich hadden inge­schreven te infor­meren: zij hadden de moge­lijk­heid om hun reser­ve­ring te annuleren of om hun fysieke tickets om te ruilen voor virtuele tickets.

Geen tijd te verliezen

Het team had geen tijd te verliezen en vond een op maat gemaakt virtueel confe­ren­tie­plat­form van BigMarker. Dit confe­ren­tie­plat­form bood een browser-geba­seerde oplossing, dat is belang­rijk omdat het instal­leren van externe software op de bedrijfs­com­pu­ters van de gebrui­kers vaak verboden is. Daarnaast hebben we ervoor gekozen om verschil­lende Slack kanalen in te richten voor de deel­ne­mers. Deze konden zij gebruiken om gedurende de confe­rentie met elkaar en met ons te commu­ni­ceren. En als derde tool gebruikten we Whereby voor 1‑op‑1 meetings. Parti­ci­panten konden een dag voor het evenement persoon­lijke meetings met een expert naar keuze plannen.

Het confe­ren­tie­plat­form bood de kijkers de moge­lijk­heid om met elkaar te chatten, vragen te stellen, en bepaalde vragen onder de aandacht te brengen door er op te stemmen. Het team bereidde tevens verschil­lende live polls voor binnen het confe­ren­tie­plat­form en Slack. In deze polls konden deel­ne­mers stemmen op verschil­lende opties en de resul­taten een paar seconden later inzien.

Om de fysieke afstand toch wat te over­bruggen hebben we vóór het evenement al pakketten met swag verstuurd. Want eerlijk, wat is een confe­rentie zonder goede swag? En ja, deze werden zoals altijd zeer gewaar­deerd. Wat goed is om te weten: bestel tijdig. Een tastbare mailing met goodies is een geweldige toevoe­ging, maar zorg ervoor dat de bestel­ling zo vroeg mogelijk plaatst wordt, vooral in de huidige situatie. Houd er ook rekening mee dat de meeste mensen momenteel misschien minder of helemaal niet naar kantoor komen, dan moet het pakketje op hun privé­adres worden afgeleverd.

De sleutel

De sleutel tot een succes­volle confe­rentie zijn natuur­lijk de sessies: Om de sprekers het best mogelijke platform te bieden hebben we ervoor gekozen om in ons kantoor een speciale studio in te richten. Mathias, de moderator van de confe­rentie, en met hem veel sprekers gebruikten dit podium voor hun live sessies. Dit was vooral handig om de best mogelijke audio- en video­kwa­li­teit te garan­deren. Toch bleef dit nog een behoor­lijke uitdaging, zeker wanneer je geen ervaring hebt met het streamen van video. Het kost sowieso geld, en, zeker niet onbe­lang­rijk, je moet er ook de ruimte voor hebben.

Wat ik je kan vertellen is dat het geen wegge­gooid geld is om inves­teren in goede hardware als je profes­si­o­nele resul­taten wilt zien. Zo hadden we bijvoor­beeld verschil­lende came­ra­hoeken en niet alleen een standaard laptop­ca­mera weergave. Door af te wisselen tussen de verschil­lende cameras en tussen de spreker en slides te wisselen bied je een compleet andere ervaring, iets wat onze bezoekers achteraf ook beves­tigden. Kijkers kunnen zich langer focussen en blijven veel langer betrokken.

Het evenement zelf: succesvol en socialer dan verwacht

Al ons harde werk heeft zijn vruchten afge­worpen: Meer dan 250 mensen namen deel aan het virtuele evenement. Het platform werkte goed. We hadden slechts een aantal kleine problemen en alle deel­ne­mers waren in staat om mee te doen en konden gemak­ke­lijk schakelen tussen de verschil­lende sprekers.

Het was een goed idee na elke presen­tatie parallel aan de volgende presen­tatie Q&A sessies aan te bieden. Als we het verge­lijken met een fysiek evenement dan zijn mensen virtueel minder terug­hou­dend om vragen te stellen, het was geweldig om de inter­actie te zien. Het was handig dat het confe­ren­tie­plat­form alle vragen in een publiek stem­sys­teem kon zetten. De gebrui­kers konden tijdens de sessies op vragen stemmen om deze prio­ri­teit te geven.

De eerder genoemde polls waren ook een goede func­ti­o­na­li­teit waarvan veel deel­ne­mers gebruik­maakte om hun feedback te geven. Een voorbeeld, tijdens de sessie van tribe29 oprichter Mathias Kettner over de nieuwe gebrui­ker­s­er­va­ring zorgen de stemmen voor een aantal inte­res­sante inzichten.

Zoals verwacht kon een virtuele confe­rentie al de gezel­lig­heid en het plezier dat we zouden hebben gehad bij Paulaner Nock­her­berg niet vervangen. Paulaner Nock­her­berg is een beroemde brouwerij en oorspron­ke­lijk de locatie waar we het evenement zouden houden. Maar deson­danks heeft iedereen zich ‘s avonds uitste­kend vermaakt met verschil­lende “Ask-me-anything” sessies en Fireside Chats. Het aanbieden van de moge­lijk­heid me te soci­a­lizen en netwerken wierp zijn vruchten af, de meeste deel­ne­mers maakten veel­vuldig gebruik van het aanbod.

Verge­leken met een fysiek evenement mis je nog steeds de persoon­lijke inter­actie, maar aan de andere kant wordt de commu­ni­catie effi­ci­ënter omdat mensen hun vragen kunnen intypen en geen toestem­ming hoeven te vragen of iets derge­lijks. De onder­staande foto geeft je een indruk van een sessie met Checkmk Consul­tant Marcel Arentz en Ralf Spen­ne­berg van onze partner OpenS­ource Security.

Verschil­lende Ask-me-anything sessies liepen parallel aan elkaar, de deel­ne­mers konden schakelen tussen de verschil­lende sessies of zelfs deelnemen aan meerdere sessies tegelijk. Tijdens een fysiek evenement zou een sessie binnen­gaan of verlaten lastig zijn, maar tijdens een virtuele confe­rentie heeft niemand last van dicht­slaande deuren. Eén deelnemer stuurde ons deze foto van zijn deelname aan alle sessies om zo zijn toewij­ding aan onze confe­rentie te laten zien.

Veel mensen bleven ook voor de Fireside Chats, hierin spraken verschil­lende sprekers van Checkmk over bijna alles wat je je maar kunt voor­stellen. Dit onder het genot van een paar biertjes – voor de laptop.

Wat we hebben geleerd

In het kort samen­gevat, we zijn over­spoeld met positieve reacties, maar we misten toch nog steeds de persoon­lijke inter­actie met onze community. Volgend jaar gaan we waar­schijn­lijk terug naar een fysiek evenement als het mogelijk is, maar we willen ook een aantal virtuele elementen opnemen. Dit weer­spie­gelt overigens ook de feedback van onze polls waarin de meer­der­heid voor een fysiek evenement stemde.

Bij virtuele evene­menten kunnen meer mensen meedoen, vooral als ze op een ander continent of in een ander land wonen. Dat is een reden om op zijn minst enige virtuele moge­lijk­heden aan te bieden, zelfs als je van plan bent om een fysiek evenement te orga­ni­seren. Het fysiek evenement opzetten is meer werk, maar ook leuker. Je kunt veel infor­matie en content aanbieden via virtuele kanalen, maar qua vermaak en inter­actie is het voor deel­ne­mers en sprekers beter als je elkaar echt kunt zien. Het is een feit dat er grenzen zijn aan de hoeveel­heid infor­matie die je kunt opnemen – in een fysiek evenement heb je betere opties om deze grenzen te verleggen.

We kunnen aanraden om vroeg met de voor­be­rei­ding te beginnen en een groep te hebben met mensen die orga­ni­sa­to­risch sterk zijn, maar ook tech­ni­sche en creatieve mensen. Probeer een platform te vinden dat al alle functies biedt die je nodig hebt, een platform dat niet hoeft te worden aangepast. De huidige vraag naar virtuele confe­ren­ties is zo hoog dat elk niet-standaard platform je waar­schijn­lijk slapeloze nachten gaat bezorgen als de provider ervan niet op tijd levert. Er is niet een enkele oplossing die aan alle eisen voldoet – daarom is het beter om meerdere tools te gebruiken, zolang het maar niet te inge­wik­keld wordt voor de deelnemer van de conferentie.

Slack als tweede commu­ni­ca­tie­ka­naal, met een apart kanaal voor hulp bij tech­ni­sche problemen, was erg nuttig. Dit vooral omdat de chats op het confe­ren­tie­plat­form niet betrouw­baar waren. Op verzoek van gebrui­kers hebben we een tech-talk kanaal aange­maakt, een kanaal dat intensief werd gebruikt om ideeën uit te wisselen.

Ook werkt een tool nooit uit zichzelf. Zorg ervoor dat er iemand verant­woor­de­lijk is voor elk commu­ni­ca­tie­ka­naal. Hoe meer tools je gebruikt, hoe meer mensen je nodig hebt om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Coör­di­neer je acties en vergeet niet om vóór de confe­rentie al contact te houden met deel­ne­mers: Houd ze op de hoogte van jouw plannen.

Een virtuele confe­rentie werkt goed als jouw publiek wil dat het werkt. Dat klinkt misschien logisch, maar dit punt is voor ons heel duidelijk geworden. We hebben hard gewerkt, we waren voor­be­reid en alles liep goed – wat het evenement echt geweldig maakte waren onze commu­ni­ty­leden die zich inzetten voor deze manier.

Kijk voor meer infor­matie over de presen­ta­ties op onze blog waar we samen­vat­tingen van alle sessies hebben voor­be­reid: https://​blog​.checkmk​.com/.