Hoe presteert sales? Hoeveel is de voorraad nu waard? En welke trend vertoont de omzet per regio? Managers hebben het liefst realtime inzicht in de prestaties van de organisatie. ASICS, een van de grootste producenten van sportartikelen en -accessoires ter wereld, realiseerde dit met SAP’s Fashion Management Solution (FMS) en SAP Analytics Cloud (SAC).
De inzet van SAP-technologie resulteerde onder andere in een executive dashboard dat is omarmd door het topmanagement van ASICS in het Japanse Kobe. De managers zien in één oogopslag hoe het bedrijf ervoor staat. In het dashboard staat alle informatie bij elkaar die het management nodig heeft voor een gedegen besluitvorming en de dagelijkse aansturing van het bedrijf. De data zijn live en kunnen iedere minuut worden ververst.
Solide basis
Het executive dashboard is het pronkstuk waar ASICS de afgelopen jaren samen met SAP en partners delaware en Nextview stapsgewijs naartoe heeft gewerkt. “Eerst moesten we zorgen voor een solide basis, met wereldwijd één manier van werken, één systeem voor reporting, één template en duidelijke regels voor rapportages”, zegt Menno Huijgen, Global Director SAP Finance & Analytics bij ASICS.
Aan die uniformiteit ontbrak het volgens de directeur. “We werkten met verschillende ERP- en boekhoudsystemen, met verschillende definities en verschillende werkwijzen tot gevolg. Dat zorgde voor complexiteit en inefficiëntie. Als cijfers op verschillende manieren worden aangeleverd, kost het veel tijd om die cijfers te controleren en met elkaar te vergelijken. Op het moment dat er uiteenlopende definities zijn voor bijvoorbeeld ‘net sales’ – en bepaalde waarden soms wel en soms niet worden uitgesloten – weet je eigenlijk niet waar je naar zit te kijken.”
Implementatie FMS
Om ‘appels met appels te kunnen vergelijken’ startte de Japanse sportartikelenfabrikant in 2016 met de implementatie van SAP’s Fashion Management Solution (FMS), ter vervanging van de verschillende systemen die in gebruik waren. “Europa was als eerste aan de beurt, omdat ons Navision-systeem dringend aan vervanging toe was”, vertelt Huijgen. Met de ervaring opgedaan in Europa werd vervolgens FMS uitgerold naar Australië, Hongkong, China en de Verenigde Staten. Japan staat in de planning voor volgend jaar.
“FMS is de solide basis die we nodig hadden”, stelt Huijgen. “We hebben nu alles bij elkaar staan en hoeven de cijfers niet uit verschillende systemen op te halen. Als ik in Europa op een knop druk om iets te boeken, ziet ons management in Japan direct waar die boeking terechtkomt. Dat is het voordeel van één centraal systeem met alle data. Dankzij een standaardtemplate voor rapportages zien rapporten er nu altijd hetzelfde uit. En we hebben duidelijke regels opgesteld, bijvoorbeeld voor het afschrijven op de voorraadwaarde.”
SAP Analytics Cloud
“Vervolgens moet je ervoor zorgen dat je je views op orde hebt”, vertelt Bert Torn, Lead Expert bij delaware. “Die views halen de juiste data uit de onderliggende SAP HANA-database. De volgende stap is het visualiseren en op de juiste manier presenteren van de data, op zo’n manier dat zowel de analist als het management er iets aan heeft.”
Voor de visualisatie onderzocht ASICS diverse tools, waaronder SAP BusinessObjects Web Intelligence, SAP Design Studio en SAP Lumira. “Het was voor ons lastig om een keuze te maken”, aldus Torn. “Juist op dat moment kwam SAP Analytics Cloud (SAC) om de hoek kijken. Die oplossing was toen misschien nog niet helemaal volwassen, maar bood wel precies wat we nodig hadden.”
“SAC kan gewoon de bestaande views consumeren en sluit naadloos aan op FMS zonder dat we daar rare dingen voor hoeven te doen”, legt Torn uit. “De data blijven bovendien in FMS. We wilden een live connectie met de data en dat lukt niet als je die data eerst naar een ander systeem moet halen. Daarom kozen we ook voor een private SAP HANA Enterprise Cloud-omgeving, en niet voor een public cloud waar andere gebruikers de performance in gevaar kunnen brengen.”
Aan de slag
De implementatie van SAC bestond volgens Torn uit niet veel meer dan het aanmaken van gebruikers en teams. “En vervolgens moet je gewoon aan de slag gaan.” Huijgen: “We zetten SAC in eerste instantie in voor reporting, maar gaan het ook gebruiken voor het tonen van predictive forecastings en planningen.”
“We hebben in vrij korte tijd een nieuw en innovatief dashboard neergezet dat ook daadwerkelijk wordt gebruikt door het topmanagement”, constateert Huijgen tevreden. Die prestatie leverde ASICS en delaware een nominatie op voor een SAP Quality Award. “Ook andere regio’s willen hun cijfers nu op een vergelijkbare manier presenteren. Daarom willen we niet alleen een wereldwijd gebruik van het executive dashboard stimuleren, maar dat dashboard ook doorvertalen naar ‘regiodashboards’. Met de cijfers voor een specifieke regio die ook weer terugkomen in het globale dashboard.”
