Koninklijke Musea voor Schone Kunsten van België moderniseren collectiebeheer met Simac PHI DATA’s IDasset oplossing

De Konink­lijke Musea voor Schone Kunsten van België (KMSKB) moder­ni­seren hun collec­tie­be­heer door de imple­men­tatie van Simac PHI DATA’s IDasset® oplossing. Die oplossing zorgt voor een gedi­gi­ta­li­seerde inven­ta­ri­satie op basis van RFID tech­no­logie van de uitge­breide kunst­col­lectie van de KMSKB. Deze stap kadert in het streven van KMSKB naar digi­ta­li­se­ring en effi­ci­ëntie in het beheer van hun collecties.

De totale collectie van KMSKB omvat 20.000 kunst­werken van onschat­bare waarde en dient op een goede manier beheerd te worden. Jaarlijks een inven­taris maken is trouwens een wette­lijke verplich­ting. Veel van de processen inzake inven­ta­ri­se­ring verlopen nog steeds manueel (eerst op fiches, nu in spread­sheets), maar in het kader van de moder­ni­se­ring van de hele infor­ma­ti­ca­voor­zie­ning (infra­struc­tuur, bureau­tica, tooling) komt daar nu veran­de­ring in.

Benoît Lécail­lier, IT-verant­woor­de­lijke bij het KMSKB, legt de behoefte aan digi­ta­li­se­ring uit: “Hand­ma­tige inven­ta­ri­satie is niet alleen fout­ge­voelig, maar ook zeer tijd­ro­vend en duur. Met de geplande reno­va­ties in de musea zullen veel kunst­werken verplaatst moeten worden, wat de noodzaak voor een effi­ci­ën­tere inven­ta­ri­sa­tie­me­thode onder­streept.” Het IDasset® systeem, gebaseerd op RFID-tech­no­logie, zal nauw­keu­rige en tijdige infor­matie verschaffen over de locatie en verplaat­sing van kunst­werken binnen en buiten de musea, een cruciale vereiste voor het behoud en beheer van kunstcollecties.

De imple­men­tatie omvat de synchro­ni­satie van IDasset met KMSKB’s eigen collec­tie­da­ta­base, Fabritius, wat een naadloze inte­gratie tussen de systemen mogelijk maakt. Lécail­lier voegt toe: “Simac PHI DATA heeft een diep­gaande analyse uitge­voerd en voort­du­rend samen­ge­werkt met Axiell, het bedrijf achter Fabritius, om een perfecte synchro­ni­satie te waarborgen.”

Bij de keuze voor een digi­ta­li­se­ring van de inven­taris stonden vooral eenvoud, betrouw­baar­heid en veilig­heid voorop. Zo kwamen de musea uit bij Simac PHI DATA, dat een totaal­op­los­sing leverde die bestaat uit RFID-tags, mobiele RFID lezers, vaste antennes en de software IDasset®. Bij de imple­men­tatie werkte Simac PHI DATA nauw samen met de collec­tie­be­waar­ders, om hun werk zo eenvoudig mogelijk te maken. 

“In tegen­stel­ling tot wat men zou denken, beweegt er heel veel in een museum,” zegt Francisca Vande­pitte, als conser­vator moderne kunst bij het KMSKB verant­woor­de­lijk voor alle schil­de­rijen en beeld­houw­werken van tussen 1900 en 1968, “maar dan vooral achter de schermen. Werken worden uitge­leend aan andere musea in binnen- en buiten­land, of worden binnen de reserves verplaatst. Het is de bedoeling dat we op ieder moment direct kunnen weten waar een kunstwerk zich bevindt.” 

Simac PHI DATA is verheugd over de samen­wer­king met de pres­ti­gi­euze Konink­lijke Musea voor Schone Kunsten van België. “Het is een eer om samen te werken met een instel­ling van dit kaliber. Het helpt ons niet alleen om onze expertise in het veld te versterken, maar ook om een waar­de­volle bijdrage te leveren aan de conser­vatie en het beheer van onschat­bare kunst­werken,” zegt Kurt Nauwe­laerts, verant­woor­de­lijk voor de Inte­grated Solutions afdeling van Simac PHI DATA. “Deze samen­wer­king illu­streert de cruciale rol die tech­no­lo­gi­sche oplos­singen zoals IDasset kunnen spelen in het digi­ta­li­seren van de operaties in musea.”